Діджиталізація разом з прогресом дійшла і до кадрових документів. Ще в минулому році Кабмін запропонував перевести трудові книжки в цифровий формат. Тепер в Раді зареєстрували проект Закону № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». А це означає, що скоро його поставлять на голосування і перехід кадрових документів в онлайн залишиться лише питанням часу.

Звичайно, цей процес неминучий, оскільки всі сервіси поступово переходять в цифру. І в ньому однозначно є кілька позитивних моментів.

Це зручно всім — співробітникам, роботодавцю, Пенсійному фонду та іншим організаціям, яким періодично потрібна інформація про зайнятість людини (банкам при видачі кредитів). Співробітнику при працевлаштуванні не потрібно нічого приносити — вся інформація про попередні місця роботи є в базі даних. Ейчарам не потрібно просити виписки з трудової і отримувати їх в «натуральному вигляді», що теж полегшує життя і знижує навантаження на HR-відділ. Плюс до всього, можливість змінювати інформацію про працевлаштування знизиться до нуля. Уже не можна буде купити порожню книжечку і вписати в неї фіктивні дані. При цьому роботодавець завжди зможе, перед тим як викликати людину на співбесіду, перевірити його трудову історію і порівняти з резюме. Всі задоволені, win-win.

Але в даній реформі є великі мінуси, які з легкістю можуть перекрити весь позитив. Компанії обов’язково зіткнуться з великими труднощами при переході в цифру. І ось чому:

Перше. Законопроектом, зокрема, передбачається встановити п’ятирічний перехідний період для внесення до Держреєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника (в цей період будуть застосовуватися як паперова трудова книжка, так і електронна форма вже внесених відомостей про трудову діяльність працівника в Держреєстр).

А це означає, що кадровиків в найближчі 5 років чекає подвійний облік. Поки трудові книжки будуть існувати в звичному нам книжковому форматі, нам доведеться вести їх за старою схемою — заповнювати, робити копії на прохання співробітника тощо. До цієї роботи додається ще одна — перенесення всіх відомостей в онлайн-формат.

Друге. Законопроектом буде встановлено, що після внесення відомостей про трудову діяльність працівника в Держреєстр, роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки йому на руки під підпис, при цьому також передбачено обов’язок роботодавця вносити на вимогу працівника в паперовій трудовій книжці записи про прийом на роботу, переведення та звільнення.

З великою впевненістю скажу, що перший час співробітники будуть просити про всяк випадок продублювати записи в паперову трудову книжку. Тому обіцяний спокій «нам буде тільки снитися».

Третє. Найбільший мінус нововведення — в нашій поки що недосконалій системі електронного документообігу. Як і будь-який механізм, база даних про трудову діяльність українців буде давати збої. Якщо в електронній версії була допущена помилка (неправильне написання прізвища, назви компанії) людину можна надовго «втратити» в цифровому полі разом з його трудовою історією. Відновлювати дані доведеться довго і болісно (бюрократичним способом — очно, особисто і з документами).

З цієї ж причини можливий ще один ризик — витоку інформації або кібератак. У нас, за традицією, на кожне цифрове ноу-хау знаходиться кілька кіберхакерів, які можуть ним скористатися.

Я вважаю, що така реформа потрібна і в довгостроковій перспективі вона всім полегшить життя. Тому, що наші трудові книжки в паперовому форматі — це такий «махровий бюрократизм» в яскравому його прояві. Але буде це не відразу, а тільки через 5–10 років — якщо у всіх нас вистачить терпіння та сил поставити процес на рейки. І найголовніше — ініціативу потрібно допрацювати за допомогою ейчарів-практиків перш ніж її впроваджувати по всій країні.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание

Яна Декусар