Відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період лише у двох випадках, які визначені ст. 80 КЗпП:
порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (відповідно до ч. 5 ст. 79 КЗпП власник або уповноважений орган має письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за 2 тижні до встановленого графіком терміну);
в разі несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки (згідно з ч. 3 ст. 115 КЗпП, заробітна плата за весь час щорічної відпустки виплачується не пізніше, ніж за 3 дні до початку відпустки).
Існує ще чотири випадки, закріплені ст. 80 КЗпП в яких щорічна відпустка має бути обов’язково перенесена на інший період або продовжена, серед них:
тимчасова непрацездатність працівника, засвідчена у встановленому порядку;
виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Щорічна відпустка за ініціативою власника або уповноваженого ним органу, як виняток, може бути перенесена на інший період тільки за таких умов:
наявність письмової згоди працівника та погодження з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником);
якщо надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, установи, організації;
частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.
У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог ст. 12 Закону про відпустки.
Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.
У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності.