Переведення працівника на іншу постійну роботу: покроковий алгоритм та оформлення
Переведення працівника на іншу роботу — досить поширена практика. Але варто пам’ятати, що така процедура вимагає дотримання певної процедури, визначеної законодавством. В іншому випадку роботодавець може наразитися як на штрафні санкції, так і на додаткові витрати. З’ясуємо особливості цієї процедури та порядок її документального оформлення.
Умови та підстави для переведення
Метою переведення може бути як заохочення працівника (наприклад, призначення на вищу або більш оплачувану посаду), так і застосування заходів дисциплінарного впливу (у випадках спеціальної дисциплінарної відповідальності).
Причини переведення можуть бути різними: перерозподіл кадрів; скорочення чисельності або штату; установлена невідповідність працівника займаній посаді; поновлення на роботі попереднього працівника; виробнича аварія; стихійне лихо; епідемія чи епізоотія; обставини, що загрожують життю або нормальним умовам життєдіяльності людей; необхідність заміни тимчасово відсутнього працівника; простій; погіршення стану здоров’я працівника (переведення на легшу роботу) та інші випадки виробничої необхідності.
Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, яка не передбачена трудовим договором (ст. 31 КЗпП). Тому незалежно від строку, мети чи причин переведення на іншу роботу воно допускається лише за згодою працівника, оскільки передбачає зміну істотних умов трудового договору (ч. 1 ст. 32, ч. 1 ст. 33 КЗпП).
Винятком є випадки, визначені в ч. 2 ст. 33 КЗпП: роботодавець має право тимчасово, строком до одного місяця, перевести працівника на іншу роботу без його згоди, якщо така робота не протипоказана за станом здоров’я і необхідна для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій чи інших обставин, що загрожують життю або нормальним умовам життєдіяльності людей. У таких випадках оплата праці здійснюється за виконану роботу, але не нижче середнього заробітку за попередньою посадою.
Заборонено тимчасове переведення без згоди працівника щодо вагітних жінок, жінок, які мають дитину з інвалідністю або дитину віком до шести років, а також осіб, які не досягли 18 років (ч. 3 ст. 33 КЗпП).
Формальні ознаки поняття «переведення працівника»
Термін «переведення працівника» законодавчо не установлено. Тому на практиці керуються визначенням, яке наведено в п. 31 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 р. № 9:
Переведенням на іншу роботу вважається доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній трудовим договором.
Не вважається переведенням, що потребує згоди працівника, переміщення його на тому ж підприємстві (в установі, організації) на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ на території підприємства в межах тієї ж місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою і з тими ж істотними умовами праці.
Переведенням на іншу роботу також вважається переведення працівника для подальшої його роботи на інше підприємство, в установу, організацію або в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, установою, організацією, навіть за тією самою посадою, професією (ч. 1 ст. 32 КЗпП).
Переведення на іншу роботу можна класифікувати за кількома критеріями: за строком, місцем виконання роботи, джерелом ініціативи, метою та причиною.
За строком переведення поділяються на:
постійні;
тимчасові.
За місцем виконання роботи розрізняють переведення:
у межах одного підприємства для виконання іншої роботи, не передбаченої трудовим договором;
на інше підприємство в тій самій місцевості;
в іншу місцевість, у тому числі разом із підприємством.
Ініціатива переведення може виходити від:
роботодавця;
працівника;
третіх осіб (наприклад, у випадках, передбачених законом).
Що не вважається переведенням на іншу роботу?
У ч. 2 ст. 32 КЗпП вказано:
«Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його на тому ж підприємстві, в установі, організації на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або обладнанні у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором. Роботодавець не має права переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров’я».
Отже, за умови що робота виконується в межах спеціальності, кваліфікації та посади, визначених трудовим договором, не є переведенням працівника:
направлення його на інше робоче місце;
переведення до іншого структурного підрозділу в тій самій місцевості;
доручення роботи на іншому механізмі чи агрегаті.
Якщо працівникові доручають виконувати обов’язки за іншою вакантною посадою без звільнення від його основних обов’язків, це є суміщенням професій (посад). Таке суміщення не вважається переведенням, але потребує згоди працівника.
Тимчасове виконання обов’язків іншого працівника, який тимчасово відсутній (через хворобу, відпустку, відрядження тощо), за яким зберігається місце роботи, і при цьому без звільнення від власних обов’язків, не є переведенням. Водночас така робота потребує згоди працівника.
Але призначення працівника виконуючим обов’язки за іншою вакантною посадою (на цьому або на іншому підприємстві) з повним звільненням від попередніх обов’язків — це переведення. У такому випадку також необхідна згода працівника.
Алгоритм переведення працівника на іншу постійну роботу в межах підприємства
Залежно від того, на яких саме умовах здійснюється переведення працівника, роботодавець повинен діяти з урахуванням виду переведення та його підстав, дотримуючись установлених законодавством процедур. Тому далі зосередимося на особливостях оформлення переведення працівника на іншу постійну роботу в межах підприємства.
Крок 1. Визначення підстав та необхідності переведення
На цьому етапі роботодавцю важливо:
визначити виробничу необхідність і доцільність переведення конкретного працівника на іншу роботу;
з’ясувати наявність вакантної посади (професії) та відповідності працівника посаді чи роботі.
Варто пам’ятати, що робота за посадою чи професією, на яку переводиться працівник, не повинна бути протипоказана йому за станом здоров’я. Працівник має відповідати такій роботі за своєю професійною підготовкою, рівнем кваліфікації. У разі переведення працівника на іншу роботу встановлення випробування, як під час прийняття на роботу, законодавством не передбачено.
Крок 2. Погодження переведення працівника на іншу роботу
Ініціатором переведення працівника на іншу роботу може бути як працівник, так і роботодавець.
Якщо ініціатива виходить від працівника, то він подає на ім’я керівника підприємства заяву (зразок 1) із проханням перевести його на іншу роботу на цьому самому підприємстві — із зміною трудової функції (посади, професії, спеціальності або кваліфікації), визначеної під час укладення трудового договору.
Питання переведення зазвичай погоджують із:
керівником структурного підрозділу, з якого працівник переводиться;
керівником підрозділу, до якого планується переведення.
Після проходження відповідних внутрішніх процедур керівник підприємства приймає рішення та накладає на заяві резолюцію кадровій службі щодо підготовки наказу про переведення.
Якщо ініціатором є роботодавець, то обов’язковою є згода працівника. Можливі такі способи фіксації згоди:
подання працівником письмової заяви про згоду на переведення;
власноручний запис на наказі про переведення із підписом працівника, наприклад: «З наказом ознайомлений, з переведенням погоджуюсь».
Зразок 1
Директору ТОВ «Омега» Олегу ЯКИМЕНКО Івана СЕРДЮКА інженера з даних аналітичного відділу
Заява
Прошу перевести мене з 01 квітня 2026 року з посади інженера з даних аналітичного відділу на посаду інженера з комп’ютерних систем відділу розробки програмного забезпечення на умовах повного робочого дня з 09:00 до 18:00 щодня з понеділка по п’ятницю.
20.03.2026
Сердюк
Крок 3. Підписання наказу про переведення
Після надходження до кадрової служби заяви працівника з резолюцією керівника підприємства або отримання відповідного розпорядження про переведення працівника на іншу роботу кадрова служба готує проєкт наказу (зразок 2).
У наказі потрібно вказати нову посаду, спеціальність тощо, назву структурного підрозділу, куди переводиться працівник (у разі переведення всередині одного підрозділу можна не вказувати), а також інші відомості, необхідні для ідентифікації переведення.
Якщо з працівником укладено письмовий трудовий договір, то відповідні зміни треба внести до трудового договору. Зробити це можна або шляхом внесення змін до трудового договору, або безпосередньо відобразивши нові права й обов’язки в додатку до договору або в наказі про переведення.
Підготовлений проєкт погоджують (візують) із заінтересованими структурними підрозділами та посадовими особами, зокрема з юридичною службою, після чого подають на підпис.
Наказ про переведення підписує посадова особа, яка має право видавати накази (розпорядження) про прийняття цього працівника на роботу. Переважно це керівник підприємства, установи чи організації або інша уповноважена особа.
Після підписання наказ підлягає обов’язковій реєстрації в журналі реєстрації наказів із кадрових питань. Йому присвоюють відповідний реєстраційний номер та зазначають дату реєстрації.
Наказ вважається оформленим належним чином лише з моменту присвоєння йому дати і реєстраційного номера.
Реєстраційний номер і дата наказу є необхідними для подання таких обов’язкових документів, як повідомлення ДПС про прийняття працівника, додатка Д5 до Податкового розрахунка, а також для заповнення особових карток працівників (форма № П-2 чи інша визначена на підприємстві) і трудових книжок працівників. Докладніше читайте в публікації «Журнали реєстрації заяв та наказів із кадрових питань: доцільність і форми ведення».
Зразок 2
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ОМЕГА»
НАКАЗ
25.03.2026
Київ
№ 27/к-тр
Про переведення Івана СЕРДЮКА
ПЕРЕВЕСТИ:
СЕРДЮКА Івана Вікторовича, інженера з даних аналітичного відділу, на посаду інженера з комп’ютерних систем відділу розробки програмного забезпечення з 01 квітня 2026 року на умовах повного робочого дня з 09:00 до 18:00 щодня з понеділка по п’ятницю з посадовим окладом 40 000 грн на місяць.
Підстава: заява Сердюка І. В. від 20.03.2026, зареєстрована за № 29.
Директор
Якименко
Олег ЯКИМЕНКО
Крок 4. Ознайомлення з наказом працівника
Ознайомлення працівника зі змістом наказу про переведення є обов’язковим. Це потрібно зробити після реєстрації наказу.
Видавати копію наказу працівнику не обов’язково, але на вимогу працівника, наприклад, у разі виникнення спору, копію наказу має бути йому видано.
Крок 5. Унесення запису до трудової книжки та ознайомлення з ним працівника
Якщо трудова книжка працівника зберігається на підприємстві, то відомості про переведення в ній відображають так само, як і в разі прийняття на роботу, незалежно від того, здійснено переведення в межах одного структурного підрозділу чи за його межами (п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58; далі — Інструкція № 58).
Але якщо трудова книжка зберігається у працівника, то роботодавець на його вимогу зобов’язаний уносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення і нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП).
Записи роблять у такому порядку (зразок 3):
у графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки працівника ставлять порядковий номер нового запису;
у графі 2 зазначають дату переведення на іншу роботу;
у графі 3 роблять запис: «Переведено на посаду _________ (цеху, відділу, підрозділу тощо із зазначенням його конкретного найменування)». Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку переведено працівника, виконують відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій ДК 003:2010.
Записи в трудовій книжці про переведення на іншу постійну роботу вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку (п. 2.4 Інструкції № 58).
Зразок 3
За таким самим алгоритмом здійснюють процедуру переведення працівника на іншу роботу в іншу місцевість, але в межах одного підприємства, установи, організації.
Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме:
Ласкаво просимо
Реклама
