Чинне законодавство не вимагає обов’язкової наявності штатного розпису в роботодавця, оскільки підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України). Проте штатний розпис на кожному підприємстві без перебільшення є «сірим кардиналом», адже саме він перебуває під «прицілом» перевірок Держпраці, дає змогу не лише визначити перелік усіх посад і професій працівників, які необхідні роботодавцеві, у т. ч. вакантних посад, а й надає можливість обчислювати статистичні показники щодо чисельності працівників. Ба більше, цей документ у складі відповідного пакета документів допоможе платникам ПДВ розблокувати податкову накладну / розрахунок коригування чи позбутись ризиковості. Адже, зокрема, штатний розпис доводить потрібну наявність у платника ПДВ трудових ресурсів (якщо вони в штаті) і рівень їхніх зарплат.
Загальні моменти
Форму штатного розпису затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57 лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету. Проте її можна взяти за зразок і підприємствам (установам, організаціям) небюджетної сфери, зокрема й КНП, оскільки вони не фінансуються з бюджету.
Звертаємо увагу бюджетників! Завдяки наказу Мінфіну «Про внесення змін до форми штатного розпису» від 27.11.2023 р. № 661 з 1 січня 2024 року набрала чинності нова форма штатного розпису. Зміни полягають у такому:
«…після графи 2 доповнити новою графою 3 «Класифікаційний код посади*». «У зв’язку з цим графи 3–5 вважати графами 4–6 відповідно»; «у рядку «Усього» графу 3 доповнити знаком «х» »; «доповнити приміткою такого змісту: «* Заповнюється державними органами, які провели класифікацію посад державної служби у встановленому законодавством порядку.».
Тобто, зважаючи на те, що бюджетники щороку затверджують штатний розпис у місячний термін з початку року (п. 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабміну від 28.02.2002 р. № 228), то й орієнтуватись потрібно вже на нову форму.
Решта підприємств (установ, організацій) небюджетної сфери, які перезатверджуватимуть форму штатного розпису на 2024 рік, по суті можуть орієнтуватись хоч на нову, хоч на стару форму штатного розпису. У будь-якому разі це не буде порушенням.
Під час розроблення штатного розпису потрібно зважати на:
вимоги нормативно-правових актів — КЗпП, Закону України «Про оплату праці», Класифікатора професій та ін.;
локальні документи роботодавця — колективний договір, структуру й чисельність (якщо її окремо затверджено), положення про оплату праці, посадові інструкції та інші документи.
Потрібно пам’ятати, що в штатному розписі підприємства (установи, організації) назви посад (професій) зазначають з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284).
Штатний розпис затверджує власник або уповноважений ним орган до початку календарного року. Тобто має бути відповідний наказ чи розпорядження. І якщо бюджетникам потрібно щороку затверджувати штатний розпис, то решта підприємств (установ, організацій) небюджетної сфери можуть періодично за потреби переглядати штатний розпис через затвердження нового або внесення змін до діючого штатного розпису. Для цього просто не потрібно зазначати термін його дії, а зміни можна вносити в будь-який момент.
Чи можуть бути однакові оклади в штатному розписі за різними посадами? Однозначно ні. І ми докладно це описували в матеріалі «Міжкваліфікаційні співвідношення посадових окладів: чи варто ігнорувати?». Тож не ризикуйте і робіть усе правильно, аби не наражатись на штраф.
Як уносити зміни до штатного розпису?
Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження), і кількість чи періодичність таких змін протягом року не обмежено.
Загалом, якщо під час строку дії до штатного розпису потрібно внести незначні зміни (скажімо, зміна кількості штатних одиниць або посадових окладів чи зміна назви посади тощо), можна їх оформити наказом про внесення змін. Якщо зміни більш суттєві (скажімо, оптимізація організаційної структури підприємства, реорганізація чи зміна обсягів діяльності тощо), то видають наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції та про скасування чинного. Тут абсолютно не принципово, якщо підприємство вирішить не вносити наказом зміни до штатного розпису, а затвердити новий — це законний варіант.
Єдине, про що потрібно пам’ятати, що в разі якщо йдеться, зокрема, про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, установлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших — працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП). Це загальна вимога.
Однак на період дії воєнного стану працівника можна повідомляти не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136).
Зверніть увагу! Якщо працівник звільняється не у зв’язку зі скороченням, то це не підстава виводити зі штату посаду, яку він обіймав, оскільки має залишатися у штатному розписі вакансія для прийняття на роботу нового працівника.
«Передумовою прийняття на роботу працівника є наявність вакантної штатної одиниці в штатному розписі за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії)». «Враховуючи зазначене, прийняття на роботу працівників має відбуватись згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом».
(лист Мінсоцполітики від 13 вересня 2019 року № 1127/0/204-19)
Наказ про внесення змін складають у довільній формі, головне, щоб він містив підстави змін і дату набрання ними чинності. Якщо ж наказ затверджує новий штатний розпис, то в ньому має бути дата введення в дію штатного розпису, яка може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею.
Штатний розпис у ФОП-роботодавця
Це тривала дискусія, оскільки законодавство про працю не передбачає наявності у ФОП-роботодавця саме штатного розпису, на відміну від деяких інших кадрових документів. Проте ми радимо все ж таки мати штатний розпис із назвами посад (професій) відповідно до Класифікатора професій, аби правильного оформити документи щодо працевлаштування найманих працівників. І це лише одна сторона медалі.
Інша полягає в тому, що, зокрема, в листі Мінсоцполітики від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06 озвучено думку щодо обов’язку ФОП-роботодавця складати штатний розпис, а вже в листі Мінсоцполітики від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133 ідеться про те, що законодавство про працю не передбачає для ФОП-роботодавця обов’язку складати штатний розпис.
І хоча листи Мінсоцполітики не є нормативно-правовими актами, за своєю природою вони мають інформаційний, рекомендаційний та необов’язковий характер, ми все ж таки радимо мати штатний розпис ФОП-роботодавцям, аби бути гарантовано спокійними, якщо раптом профільне Міністерство передумає, а Держпраці раптово навідається з перевіркою. Крім того, як уже зазначено, штатний розпис є одним із документів, який допоможе розблокувати податкову накладну / розрахунок коригування чи позбутись ризиковості, якщо це сталось із ФОП — платником ПДВ, яких наразі не дуже багато (або зовсім небагато), але таки є.
Наведемо приклад наказу про введення в дію штатного розпису та зразок штатного розпису.
Скільки зберігати штатний розпис та яка відповідальність за його відсутність на підприємстві?
Передусім варто пам’ятати, що після того, як на підприємстві введено в дію штатний розпис, попередній усе одно доведеться зберігати протягом установленого терміну за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Для державних і комунальних підприємств (пп. «а» п. 37 Переліку № 578):
якщо створюються документи Національного архівного фонду — штатні розписи потрібно зберігати постійно;
якщо не створюються документи Національного архівного фонду — штатні розписи потрібно зберігати 75 років.
Для інших підприємств термін зберігання становить 3 роки (пп. «б» п. 37 Переліку № 578).
Окремі терміни зберігання п. 38 Переліку № 578 установлено для проектів штатних розписів та документів (довідок, пропозицій, висновків) з їх розроблення — 3 роки для всіх підприємств (організацій, установ). Такі документи здебільшого повинні мати бюджетники, але всі мають знати вимоги законодавства.
Відсутність штатного розпису на підприємстві є порушенням вимог законодавства про працю, за що підприємству може загрожувати штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за порушення вимог трудового законодавства за ст. 265 КЗпП (у 2024 році: за січень-березень — 7100 грн, а вже з квітня — 8000 грн).
Також за ч. 1 ст. 41 КУпАП посадових осіб підприємства можуть притягати до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн) за порушення трудових прав працівників. Про таке зазначено, зокрема, в листі Мінсоцполітики від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08.
Звертаємо увагу, що в період дії воєнного стану в разі виконання в повному обсязі та в установлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).
Вас може зацікавити
Курс підвищення кваліфікації «Кадрова справа для професіонала»
Свідоцтво державного зразка.
Підтримка експерта протягом навчання.
Супровід експертом протягом 2-х тижнів після закінчення курсів.
Доступ до Живого журналу «КАДРОВИК.UA» на 3 місяці.
Ласкаво просимо
Реклама
