Роботодавець забезпечує ведення журналу реєстрації особистих медичних книжок, адже саме роботодавець здійснює контроль за проходженням працівниками у встановлені терміни обов’язкових медичних оглядів і несе за це відповідальність. Така норма передбачена Порядком проведення обов’язкових профілактичних медичних оглядів та видачі особистих медичних книжок, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23 травня 2001 року № 559 (далі — Порядок № 559).

У Журналі реєстрації особистих медичних книжок зазначаються такі графи:

• порядковий номер,
• дата прийому особової медичної книжки,
• прізвище, ім’я та по батькові її власника,
• серія, номер дата видачі книжки,
• підпис відповідальної особи, яка приймала особову медичну книжку,
• дата видачі працівникові особової медичної книжки,
• розписка працівника про отримання особової медичної книжки.

Видачу або реалізацію особистих медичних книжок можуть здійснювати заклади та установи охорони здоров’я, які проводитимуть обов’язкові медичні огляди.

Усі результати обстеження, що проводяться лікарями-спеціалістами (у тому числі лабораторних, клінічних та інших досліджень), обов’язково заносяться до особистої медичної книжки. Згідно із пунктом 15 Порядку № 559 контроль за реєстрацією, обліком, рухом бланків особистої медичної книжки та за їх видачею здійснює Державне управління справами разом з МВС відповідно до інструкції з обліку бланків.

Особиста медична книжка видається працівникові тільки для проходження медичного огляду, після чого вона підлягає поверненню роботодавцеві, який забезпечує зберігання цієї книжки. В окремих випадках, коли зберігання особистої медичної книжки у роботодавця є недоцільним або неможливим, допускається її зберігання у працівника.

У разі звільнення працівника особиста медична книжка видається йому під розписку разом з трудовою книжкою.