Відновлення втрачених трудових книжок: алгоритм дій кадровика
Трудова книжка — основний документ про досвід роботи працівника. Її може бути втрачено або зіпсовано. Таку ситуацію можна виправити шляхом видачі дублікату трудової книжки. Як правильно це зробити?
Тому, як правильно це зробити, присвячено цілий розділ Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).
Причини втрати трудової книжки:
загублена самим працівником або роботодавцем;
вкрадена як у працівника, так і в роботодавця;
пошкоджена;
може бути відсутнім доступ до неї.
У будь-якому випадку завдання кадровика, як представника роботодавця, сприяти працівникові у відновленні трудової книжки.
Крок 1: Подання заяви про втрату трудової книжки
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцеві за останнім місцем роботи.
Не пізніше 15 днів після отримання заяви, а в разі якихось ускладнень, — в інші строки, роботодавець видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
Крок 3: Отримання документів, що підтверджують стаж роботи
Працівник зобов’язаний надати роботодавцеві документи, які підтверджують стаж роботи, що передував його працевлаштуванню до останнього роботодавця, який видаватиме дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). Для цього працівникові доведеться особисто звернутися до колишніх роботодавців. Інформацію про роботу в компаніях, які припинили свою діяльність, потрібно запросити в архівах.
Роботодавець зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Попередні роботодавці можуть надати працівникові довідки про підтвердження стажу роботи із зазначенням відповідних посад, які обіймав працівник, та номерів і дат наказів, за якими здійснювалося прийняття на роботу, переведення або звільнення з неї.
Крок 4: Видача нової трудової книжки
Відповідно до Інструкції № 58, роботодавець зобов’язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них, що зберігають в бухгалтерії підприємства і видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
По закінченні кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, подає в бухгалтерію звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також про суми, що одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, із додатком прибуткового ордеру каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складають акт за формою, затвердженою наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277.
Бланк трудової книжки, яка заповнюється як дублікат, видається за тими самими вимогами, як і трудова книжка отримувана працівником вперше. Під час видачі трудової книжки, вкладиша до неї або дубліката власник чи уповноважений ним орган стягує з працівника суму їхньої вартості.
Якщо трудову книжку загубило підприємство внаслідок стихійного лиха або з інших причин, працівникові видають дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
На практиці склалася така ситуація: підприємства не закуповують бланки трудових книжок, як вони це мають робити відповідно до законодавства. Своєю чергою, працівники надають роботодавцеві бланки трудових книжок, які придбано ними самостійно. Хоча це суперечить вимогам Інструкції № 58.
Приймаючи такі трудові книжки, роботодавці мають пам’ятати, що бланк трудової книжки повинен відповідати вимогам постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301.
Крок 5: Рахуємо загальний стаж роботи
Щоб порахувати загальний стаж роботи, потрібно виписати з трудової книжки всі дати прийняття та звільнення. З кожної окремої дати звільнення необхідно відняти дату прийому. І так за всіма записами. Потім усі отримані періоди скласти. Відповідно перевести дні у місяці (з розрахунку 30 днів — один місяць), а місяці — у роки. Вийде загальний трудовий стаж роботи працівника.
Крок 6: Порядок заповнення дублікату трудової книжки
У новій трудовій книжці у правому верхньому куті першої сторінки роблять запис «Дублікат».
Титульний аркуш дубліката трудової книжки заповнюють відповідно до вимог пунктів 2.1–2.13 Інструкції № 58.
Внесення відомостей до трудової книжки:
Якщо працівник до працевлаштування на підприємство, яке видає дублікат трудової книжки, не працював, то дублікат трудової книжки заповнюють за загальними правилами. До його розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносять записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до розділу «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди та на яких посадах працював власник трудової книжки.
Не зазначають у підсумованому загальному стажі роботи, а записують окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів, крім відомостей, передбачених пунктом 2.19 Інструкції № 58, інформацію про:
а) час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування та дати звільнення зі служби; б) роботу як члена артілі промислової кооперації.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу; у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посаду (роботу), на яку його було прийнято.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Відомості про переведення працівника на постійну роботу на тому самому підприємстві вносять до дублікату трудової книжки на загальних підставах, за умови що вони підтверджені документами, наданими працівником.
Після цього у графі 2 записують дату звільнення, а в графі 3 — його причину, якщо в поданому працівником документі є такі дані.
У графі 4 зазначають найменування, дату та номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.
Якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, до дублікату трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.
Крок 7: Повернення документів працівникові
Після внесення всіх записів до дублікату трудової книжки, документи, що підтверджують стаж роботи, повертають їхньому власнику.
Крок 8: Дії під час видачі дублікату в разі псування трудової книжки
Якщо дублікат трудової книжки було видано у зв’язку з тим, що трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.), то роботодавець на першій сторінці трудової книжки, яка стала непридатною, робить запис: «Замість видано дублікат», а книжку повертає її власнику.
Крок 9: Видача дублікату трудової книжки за відсутності доступу до оригіналу трудової книжки
Дублікат трудової книжки також може бути видано за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника.
Доступ може бути відсутній внаслідок:
надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України;
проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.
Підстави для видачі дублікату трудової книжки:
заява працівника;
інформація в письмовому вигляді зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України (далі — СБУ) про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.
Антитерористичний центр є постійно діючим органом при СБУ. Працівник надсилає на його адресу запит на отримання в письмовому вигляді інформації про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник. Запит надається у довільній формі.
Порядок видачі дубліката в разі відсутності доступу до трудової книжки:
Дублікат трудової книжки видається роботодавцем за новим місцем роботи працівника.
У новій трудовій книжці у правому верхньому куті першої сторінки роблять запис «Дублікат».
Титульний аркуш дублікату трудової книжки заповнюють відповідно до вимог пунктів 2.11–2.12 Інструкції № 58.
Оскільки доступ до трудових книжок дедалі частіше відсутній, працівники фактично не мають змоги підтвердити свій стаж роботи. Тому вносити відомості до трудової книжки в цьому випадку необов’язково. Їх вносять лише за наявності підтверджуючих документів. За їхньої відсутності роблять запис про прийняття на роботу в порядку, передбаченому Інструкцією № 58.
Крок 10: Дії в разі відновлення доступу до трудової книжки працівника
У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносять до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката роблять запис: «Дублікат анульовано», посвідчують печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника й повертають дублікат його власнику.
Крок 11: Використання дубліката трудової книжки працівником
Під час влаштування на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.
Запитання — відповіді
Чи вносити до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відомості про те, що працівникові видано дублікат трудової книжки?
Інструкцією № 58 не передбачено обов’язкове внесення відомостей про видачу дублікату трудової книжки до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, але й помилкою це не буде. Внести такі відомості до Книги обліку руху трудових книжок буде доцільно.
Що робити, якщо під час внесення відомостей про роботу на попередніх підприємствах до дублікату трудової книжки сторінки у розділі «Відомості про роботу» закінчилися?
Відповідно до вимог пунктів 3.1–3.3 Інструкції № 58, працівникові слід видати вкладиш до трудової книжки, у якому продовжити внесення відомостей про його роботу. Вкладиш у такому випадку вшивається до дублікату трудової книжки.
Чи вносити до титульного аркушу дубліката трудової книжки відомості про зміну прізвища працівника?
Так, оскільки документи, що підтверджують стаж роботи на інших підприємствах, можуть містити дані про роботу працівника за прізвищем до його зміни. У такому разі доцільно витребувати документи, на підставі яких було змінено прізвище працівника.
Якщо на підприємстві є копія трудової книжки, чи можна з неї перенести записи до дубліката?
Використання копії трудової книжки, навіть належно посвідченої, як підстави для підтвердження стажу в разі видачі дублікату трудової книжки Інструкцією № 58 не передбачено, але її наявність може допомогти у з’ясуванні назв підприємств, установ, організацій, де працював раніше власник трудової книжки.
Що робити у разі, якщо працівник знайшов раніше загублену трудову книжку?
Інструкція № 58 передбачає анулювання дублікату трудової книжки лише у випадку коли він видавався за відсутності доступу до трудової книжки. Якщо працівник знайшов раніше загублену трудову книжку, надавати в подальшому під час працевлаштування все ж таки слід дублікат трудової книжки, а знайдену книжку можна зберігати, наприклад, для підтвердження стажу роботи, який не було підтверджено довідками під час оформлення дубліката.
Чи існує відповідальність за втрату трудової книжки?
Законодавство не передбачає відповідальності працівника за втрату трудової книжки. Відповідальність за зберігання трудових книжок покладено на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку зберігання трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках, іншу відповідальність, а саме: посадових осіб може бути притягнуто до адміністративної відповідальності за вчинення порушення, передбаченого статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а юридичну особу — до відповідальності, передбаченої статтею 265 Кодексу законів про працю України.
Головний кадровий журнал України, який визначає стратегію професійного розвитку працівників кадрової служби. Видається щомісяця за підтримки Міністерства соціальної політики України. На сторінках журналу подано достовірні матеріали та професійна інформація для кадровиків з нормативно-правовою базою та безліччю практичних порад.
Ласкаво просимо
Реклама
