Чинне законодавство передбачає можливість здійснення фізичною особою — підприємцем своєї господарської діяльності самостійно та/ або за допомогою праці найманих працівників.

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців, будь-то юридична особа, чи фізична особа — підприємець.

Відповідно до ст. 21 Кодексу закону про працю України (далі — КЗпП України) фізичні особи — підприємці мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Це означає, що фізична особа — підприємець має вести кадрову документацію.

Порядок укладення трудового договору з працівниками передбачений ст. 24 КЗпП України. Трудовий договір укладається в письмовій формі. При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи.

Фізичні особи — підприємці можуть використовувати форму трудового договору, яка затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю» від 08.06.2001 № 260. Рядки, які раніше заповнювали співробітники центру зайнятості не заповнюються. Адже з 01.01.2015 року фізичним особам — підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в центрах зайнятості.

Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник і видано наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Згідно з ч. 3 ст. 24 КЗпП України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Відповідно, фізична особа — підприємець до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором повинна обов’язково подати повідомлення до ДФС за встановленою формою одним із таких способів (форма повідомлення визначена в постанові Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державної фіскальної служби та її територіальних органів про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 № 413):

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

Окремо звертаємо увагу на те, що відповідно до п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства соціального захисту населення, Міністерства юстиції від 29.07.993 № 58 (далі — Інструкція), заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу.

Відповідно до п. 2.21-1 Інструкції трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг, зберігаються безпосередньо у працівників.