До стажу роботи, що дає право на певний вид щорічної відпустки, зараховуються періоди, наведені у таблиці.
Вид відпустки
Період роботи
Основна відпустка (частина перша ст. 9 Закону про відпустки)
Час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка*
Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу)**
Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному статтями 25 і 26 цього Закону (відпустки без збереження заробітної плати)
Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів
Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників
Інші періоди роботи, передбачені законодавством
Додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці (частина друга ст. 9 Закону про відпустки)
Час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади
Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими і за особливий характер праці
Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів
* Під фактичною роботою слід мати на увазі реальне виконання працівником своїх трудових обов’язків. **Це час виконання державних і громадських обов’язків (час перебування військовозобов’язаних на військових зборах, час виконання депутатом місцевої ради обов’язків депутата, час виконання обов’язків народного засідателя тощо), час відсторонення від роботи із збереженням заробітної плати, час щорічних основної та додаткових відпусток, час навчальної відпустки з повною чи частковою оплатою тощо.
Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткову відпустки і не отримав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткову відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.
Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткову відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, роботодавець в обов’язковому порядку за їх бажанням має надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на новому місці роботи до настання шестимісячного терміну безперервної роботи (п. 16 ст. 25 Закону про відпустки).
До стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не включаються:
час частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
час відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет І типу (інсулінозалежний), — до досягнення дитиною 16-річного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» — до досягнення дитиною 18-річного віку;
дні прогулу або відсторонення від роботи через провину працівника;
дні відпустки без збереження заробітної плати, отримані понад кількість, установлену статтями 25 і 26 Закону про відпустки.
Інші періоди, не зазначені в таблиці, не можуть зараховуватися до стажу роботи, який дає право на додаткову відпустку за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці.
У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності.