Працівник не з’являвся на роботі протягом 5-ти днів поспіль. Пояснень причин невиходу на роботу працівник не надав, на телефонні дзвінки не відповідає. Тож кадрова служба склала акти відсутності на робочому місці, і працівнику надіслано лист щодо необхідності надання пояснення причин відсутності на робочому місці. Як правильно звільнити працівника, щоб не порушити норми трудового законодавства? Які подальші дії кадрової служби? Що робити із зарплатою, яку він не отримав у касі?

Процедура звільнення за прогул доволі складна та потребує належного документального оформлення.

Для звільнення працівника на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП важливо, щоб були докази, які достовірно підтверджують відсутність на роботі більш ніж три години протягом робочого дня (зміни). Але звільнення на цій підставі допускається лише в тому випадку, якщо працівник здійснив прогул або був відсутній на роботі більш ніж три години протягом робочого дня без поважної причини. Оцінку поважності причин відсутності працівника на роботі проводить суд під час розгляду спорів про незаконне звільнення.

Саме тому, перш ніж звільнити працівника на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП, потрібно належним чином це задокументувати й отримати докази неповажної причини прогулу. На що необхідно звернути особливу увагу?

По-перше, треба задокументувати факт відсутності працівника на роботі, зокрема — це може бути: доповідна записка безпосереднього начальника працівника про відсутність працівника на роботі, акт про відсутність на робочому місці, підписаний комісією, до складу якої входить не менш ніж три особи, пояснення інших працівників тощо).

В акті зазначають, у які дні працівник фактично був відсутній на роботі. Факт відсутності працівника на робочому місці обов’язково має бути відображений у табелі обліку робочого часу. Але доти, доки не з’ясовано, що працівник відсутній на роботі без поважної причин, у табелі краще проставляти «НЗ» (відсутність через нез’ясовані причини), а після визнання комісією факту відсутності без поважних причин — «ПР» (прогул). Адже може статися так, що працівник відсутній у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або з інших поважних причин.

У коментарях до ст. 40 КЗпП наголошується, що поважними можуть бути визнані також причини сімейно-побутового характеру, якщо вихід працівника на роботу за наявності таких причин міг би заподіяти працівникові чи іншим особам шкоду, яка значно перевищує ту шкоду, що заподіяна власникові невиходом на роботу.

По-друге, якщо працівник не з’являється на роботі протягом декількох днів або тижнів і не повідомляє про причину своєї відсутності, то, перш ніж застосувати дисциплінарне стягнення за прогул без поважних причин, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП).

Тому необхідно надіслати на його домашню адресу листа з повідомленням про вручення з вимогою надати письмове пояснення відсутності на роботі (з установленням строку для надання відповіді). У випадку відмови працівника надати пояснення щодо відсутності на роботі або отримання відповіді на лист складається відповідний акт, підписаний комісією з не менш ніж трьох осіб.

Приміром, відмову працівника отримати рекомендований лист можна розглядати як відмову працівника надавати пояснення. На підставі поверненого без отримання рекомендованого листа комісія може скласти відповідний акт, але це не дає 100%-ної впевненості, що працівник прогулює без поважної причини, адже він може перебувати в лікарні чи доглядати за хворим членом сім’ї.

Як варіант — комісія підприємства також може відвідати працівника за домашньою адресою у вечірній час й отримати пояснення від родичів або сусідів. Ці факти можна використати як аргументи для підтвердження відсутності без поважної причини під час складання комісією акта про відмову працівника надати пояснення чи для визнання причини прогулу неповажною.

Отже, роботодавцю необхідно мати належні докази відсутності працівника на роботі саме без поважних причин.

По-третє, якщо на підприємстві є первинна профспілкова організація, членом якої є працівник, для його звільнення за прогул необхідна згода виборного органу первинної профспілкової організації (ч. 1 ст. 43 КЗпП).

По-четверте, прогул без поважних причин є порушенням трудової дисципліни, за яке застосовується дисциплінарне стягнення у вигляді догани чи звільнення (ч. 1 ст. 147 КЗпП). Строки для застосування таких дисциплінарних стягнень установлені ст. 148 КЗпП:

• не пізніше одного місяця з дня його виявлення (днем виявлення прогулу доцільно вважати дату складання акта про визнання відсутності працівника прогулом без поважних причин), не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням його у відпустці;
  
  
• дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців із дня вчинення проступку.

По-п’яте, якщо ж працівник, який учинив прогул, на роботу так і не вийшов, він звільняється останнім днем фактичного виконання ним трудових обов’язків із виданням наказу про звільнення пізнішою датою.

Зверніть увагу. У день видання наказу про звільнення працівника йому слід направити копію наказу про звільнення, лист із пропозицією з’явитися за трудовою книжкою й отриманням усіх належних йому до виплати сум. Такий наказ надсилають на домашню адресу працівника з повідомленням про вручення й описом вкладення.

Зарплату, не отриману працівником у касі підприємства, визнають депонентами й повертають на поточний рахунок підприємства, де вона зберігається до моменту звернення працівника за її отриманням.

Отже, процедура звільнення за прогули без поважних причин доволі складна. У випадку її недотримання існує великий ризик, що в разі звернення працівника з позовом до суду таке звільнення суд може визнати незаконним.

Видання для кадровиків

Світлана Лістрова