Чи можна не виконувати реєстрацію наказів у журналі вручну (авторучкою), а роздруковувати реєстри з програми 1С і підшивати в журнал реєстрації наказів? Якщо так, то з якою періодичністю це робити (роздруковувати й підшивати)?

Групування в різні справи реєстрації наказів

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578), реєстрації наказів (розпоряджень) із питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, із кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи.

Перелік № 578 включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами й органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі — організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Згідно з Переліком № 578 накази поділяються на три основні групи, серед яких і група наказів з кадрових питань, що, своєю чергою, поділяється на накази тривалого й тимчасового строку зберігання.

Увага! Не можна накази тривалого зберігання реєструвати з наказами тимчасового строку зберігання.

Щодо реєстрації наказів, то в п. 4 підрозділу 3 (Реєстрація документів) розділу ІІІ «Організація документообігу та виконання документів» Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила), зазначено: «Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції з діловодства установи».

Форми реєстрації документів

На підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів: 1) журнальна, 2) карткова й 3) автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише на підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 5–7 до Правил.

Отже, порядок документообігу на підприємстві регламентується:

• інструкцією з діловодства;
• регламентами роботи з документами;
• положеннями про структурні підрозділи;
• посадовими інструкціями.

Ведення документообігу в електронному вигляді

У Правилах зазначено, що підприємство може вести документообіг в електронному вигляді. Особливості організації електронного документообігу визначаються також інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5 (далі — Порядок № 1886). В останньому прописано, що створення документів із кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

У разі якщо на підприємстві буде ухвалене рішення вести кадрову реєстрацію документів в електронному вигляді, то відповідно до Порядку № 1886 підприємство зобов’язане створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у 2-х формах: 1) паперовій та 2) електронній.

Отже, щодо запитання конкретної ситуації, описаної в запитанні. Головне — визначити:

• яка форма реєстрації документів кадрового діловодства буде доцільна для вашого підприємства;
• узгодити ухвалене рішення з архівною установою, у зоні комплектування якої перебуває ваше підприємство;
• затвердити Інструкцію з діловодства з урахуванням вимог, зазначених у Правилах, Переліку № 578 та Порядку № 1886.

Журнали реєстрації