В высококонкурентной среде выстроить эффективное производственное предприятие можно только на новой основе — всемерно развивая человеческий потенциал. Старыми методами мотивации «кнута и пряника» заставить людей думать о перспективах бизнеса нельзя. Как вовлечь в постоянное улучшение, совершенствование деятельности на своих рабочих местах людей, которые работают на «приземленных» участках? Автор делится с коллегами своими наработками по проведению тренинга для кладовщиков.

Есть только один способ побудить кого-либо что-то сделать.
Он заключается в том, чтобы другой человек захотел это сделать.
Помните: иного способа нет.
Дейл Карнеги

Когда начинаешь упорядочивать работу в каком-либо одном месте, обязательно открываются возможности для устранения проблем (проведения улучшений) и в других местах. В ходе реализации четвертого этапа программы для молодых специалистов «Бизнес в стиле джаз» студенты кайдзен-группы выявили «потери» (так называемая муда) на складах и выдвинули ряд предложений по оптимизации работы складов и складского персонала. Молодые люди не только нашли интересное и полезное занятие для себя, но и смогли увлечь кладовщиков новой идеей: посмотреть на привычную работу под другим углом зрения.

Что такое склад? По данным всезнающей Википедии: «Склад — это помещение, предназначенное для хранения материальных ценностей. В логистике склад выполняет функции 1) аккумулирования резервов материальных ресурсов, необходимых для демпфирования колебаний объемов поставок и спроса, 2) синхронизации скоростей потоков в системах продвижения от изготовителей к потребителям или 3) потоков материалов в технологических системах». Все согласны, что это важнейшее подразделение компании, от слаженной, ритмичной работы которого во многом зависит эффективность производства. Но вот сотрудников его к обучению и развитию почти никогда не привлекают.

Важным направлением подхода кайдзен (непрерывное совершенствование процессов) является системная работа с предложениями людей: всех сотрудников — на каждом рабочем месте. Например, сокращение расходов и наведение порядка в запасах — уменьшение «муды» в жизни предприятия — во многом зависит от кладовщиков, поэтому мы приняли решение не просто обучить их принципам бережливого производства, но и вовлечь в поиск резервов улучшения.

«Чем больше в компании запасов, тем меньше вероятность, что там будет необходимое». Таити Оно

Предложения студентов и работников складов стали основой специального тренинга для кладовщиков «Бюро находок». Используя предложенные идеи и собранные фотоматериалы, мы разработали мини-кейсы, имеющие отношение к поиску потерь и минимизации их влияния на результаты. Разработал тренинг коллектив авторов — сотрудников команды дирекции по персоналу (план тренинга — в приложении).

Приложение План тренинга «Бюро находок» № п/п Этап Задачи Время 1 Работа в группе • знакомство с основами бережливого производства и инструментами выявления потерь на своем рабочем месте • проигрывание реальных рабочих ситуаций 1 ч 40 мин. 2 Самостоятельная работа* Изучение: • материалов электронной библиотеки компании • раздаточного материала тренинга До 10 рабочих дней 3 Самостоятельная работа Подготовка: • отчета по улучшению своей работы • предложений по улучшению бизнес-процессов на предприятии 5–7 рабочих дней 4 Круглый стол «Открытое признание проблем» • обсуждение подготовленных сотрудниками отчетов (в группах до 15 человек) • выработка общих решений** • разработка Плана мероприятий по «улучшениям», назначение ответственных за их выполнение 2 ч 5 Информирование коллектива о результатах тренинга • публикация в корпоративной газете отчета о полученном экономическом и организационном эффекте от внедренных улучшений и об улучшении условий труда персонала*** По мере внедрения улучшений * При необходимости (запрос участников, обращение на «горячую линию») работники получают коуч-сессию, которую проводит тренер по бережливому производству. ** Решение принимают совместно руководители подразделений и эйчары. *** Практически все поступившие предложения, так или иначе, были связаны с улучшением условий труда кладовщиков.

Цели тренинга «Бюро находок» мы определили следующим образом:

• обучить участников принципам «бережливого производства»;
• сформировать навыки, необходимые для совершенствования производственных процессов;
• усовершенствовать создание ценностей на всех этапах производства;
• улучшить показатели предприятия за счет большей вовлеченности сотрудников;
• повысить мотивацию людей путем вовлечения их в каждодневный процесс улучшений.

Главная идея, которую мы хотели донести до участников тренинга, состоит в том, что устранение потерь — это только половина дела, не менее важно превратить найденные потери в ценности. Для этого всем нам нужно:

• подходить к решению проблем профессионально, творчески;
• мыслить стратегически, видеть проблему в динамике;
• учиться на практике.

Мы задумались: а кому адресованы требования быть компетентным, мыслить глубже и гибче, чем записано в должностной инструкции? Неужели оптимизацией управления запасами должен заниматься лишь директор предприятия и начальники цехов? Неужели это они должны отыскивать резервы на складах? Мы решили, что лучше всего в своем бизнес-процессе разбираются занятые в нем сотрудники, поэтому в учебную группу включили не только собственно кладовщиков, но и всех сотрудников, которые непосредственно работают с материальными ресурсами.

Бережливое производство начинается:

• с обучения сотрудников бережливости;
• с воспитания грамотных и логичных взаимоотношений между людьми, работающих во всех подразделениях;
• с желания сделать свою компанию успешной и процветающей.

Понимая, что на складе трудятся в основном люди с практическим складом ума, разработчики решили не перегружать их теорией, а показать принципы бережливого производства «в действии». Для этого в тренинг включили: 1) сессию «вопросы и ответы» и 2) разбор мини-кейсов. Главная задача для тренеров состояла в том, чтобы помочь сотрудникам самостоятельно найти ответы на сложные вопросы. Что мы обсуждали с участниками?

Вначале определились с терминами:

Потеря — утрата объектом ценности под воздействием:

• повреждения/времени;
• перемещения и транспортировки;
• некачественного хранения;
• морального устаревания.

Действия и состояния, не добавляющие ценности, — это всегда потери.

Находка — экономия времени и материальных ресурсов; получение дополнительной прибыли.

Затем определили пять нужных шагов для превращения потерь в находки:

1. Сортировать: отделить все, что не нужно, и устранить.
2. Упорядочивать: расположить важные вещи по порядку, по ранжиру — так, чтобы их легко было отыскать, удобно ими пользоваться.
3. Чистить: удалить пятна, мусор, устранить источники грязи.
4. Систематизировать и стандартизировать: установить стандарты и поддерживать их.
5. Приспосабливать, практиковать: сделать чистку и проверку ежедневной практикой, сформировать привычку поддерживать порядок.

Чтобы увидеть, какие потери больше всего вредят организации, зачастую нужно просто по-новому посмотреть на привычную ситуацию. Сломать устоявшиеся стереотипы участникам тренинга помог показ мультфильма «Ледокол». Его героиня-белка последовательно идет к поставленным целям. В ее распоряжении оказываются разные ресурсы, меняется стратегия, но неизменным остается упорство в достижении целей. Каждая группа участников высказывала свою версию «правильного» поведения героя. Заданный дискуссией эмоциональный фон помог людям связать новое понимание «возможностей» с реальными проблемами на рабочих местах.

После совместного обсуждения «мультяшных перипетий» мы предложили участникам «проиграть» в группах типичные ситуации — уже не сказочные, а реальные, связанные с их повседневной деятельностью (на основе фотоматериала, снятого непосредственно на рабочих местах). Что важно, мы разбирали реальные случаи на производстве, совместно искали потери на рабочих местах слушателей тренинга.

По итогам дискуссии тренер помог участникам обобщить их собственный опыт. Где чаще всего происходят потери?

1. Запасы: избыток хранящихся на предприятии конечных продуктов, полуфабрикатов, сырья, запчастей и комплектующих, не добавляющих ценности. Например:
• увеличение эксплуатационных расходов на хранение перечисленных категорий продуктов;
• потребность в дополнительном оборудовании (склады, погрузчики) и дополнительной рабочей силе (включая дорогостоящий административный персонал);
• ухудшение качества запасов (в том числе и сырья) при длительном хранении;
• порча/уничтожение запасов при возникновении форс-мажорных обстоятельств (отключение электроэнергии, повышение температуры и т. п.).
  
  
2. Нерациональное перемещение и транспортировка: потери в процессе перемещения сырья, материалов и продукции. Например:
• излишняя (не добавляющая ценности) транспортировка материалов, сырья и продукции;
• ущерб, причиняемый материалам, сырью и продукции в процессе перемещения;
• потери времени, необходимость дополнительных технических решений и средств для доставки материалов, сырья и продукции с удаленных от основной производственной линии складов.
  
  
3. Время: потери в результате неэффективных трат времени, когда материалы, продукция, информация, документы не используются для создания ценности. Например:
• избыточные запасы на производстве;
• документ или информация лежит в ожидании подписи или ознакомления.
  
  
4. Лишние движения: перемещения сотрудников по предприятию, не связанные с добавлением ценности. Например:
• неправильное размещение объектов, вынуждающее людей совершать лишние движения;
• отсутствие соответствующих инструментов на рабочем месте, что приводит к дополнительным движениям работника, не приносящим ценности;
• выполнение работниками действий с применением тяжелых физических усилий, приводящих как к потере времени, так и к ухудшению состояния здоровья.
  
  
5. Повреждения: потеря ресурсов в результате повреждения, порчи, напрасное расходование человеческих сил. Например:
• повреждения оборудования, инвентаря, материалов, сырья вследствие неправильного хранения и эксплуатации.

На протяжении всего тренинга мы вновь и вновь возвращали его участников к главному вопросу: «Кто может наиболее эффективно находить потери и превращать их в возможности? Руководство? Разработчик процессов?» В результате общей дискуссии кладовщики пришли к убеждению, что именно они являются главными специалистами по поиску резервов на своем участке работы; они — «фронтмены» складского хозяйства.

В завершение тренинга участники сформулировали для себя правила эффективной работы.

Заповеди кладовщика: «Иди и смотри!» — чтобы разобраться в ситуации, надо увидеть все своими глазами. Откажись от стереотипов: думай о том, как сделать, а не о том, почему нельзя сделать. Чтобы найди первопричину проблемы спроси пять раз «почему?». Ищи мудрость у 10 человек, а не все знания у одного мудреца. Примеряй систему поддержания порядка к себе самому. Воспитывай самодисциплину! Помни, что наши возможности безграничны!

Тренинг «Бюро находок» — часть большого мероприятия по обучению мастеров, кладовщиков, специалистов службы административного контроля, лаборантов и других сотрудников нашей компании японским принципам «кайдзен» (постоянных улучшений). Сессии кайдзен проходят на наших предприятиях с декабря 2009-го. По плану, до конца текущего года этим направлением обучения будет охвачено 400 человек.

Проблемы есть везде, и использующие кайдзен компании в этом отношении — не исключение. Однако благодаря развитию культуры взаимной поддержки, принципам «неконфронтационного» выявления проблем и «постепенного» преодоления трудностей, каждая рабочая команда начинает открыто обсуждать сложные моменты. Принцип «достижения гармонии» — очень важная часть японской культуры. Использование «кайдзен» требует от менеджеров смелости поделиться своей властью с рабочими (хотя ответственности за решение «наболевших» проблем при этом никто с них не снимает). Но мы понимаем, что без вовлечения в поиск резервов сотрудников на местах устойчивый успех не обеспечить!

Ключевой фактор в использовании японских методов — внимание к процессу управления. Компании, применяющие «кайдзен», как и любые другие, стремятся к получению финансовых результатов. Однако они уверены: если бизнес-процессы реализуются нормально, и сотрудников вовлекают в постоянное совершенствование, то улучшения обязательно будут. Важно, что руководители нашей компании воспринимают этот подход «всерьез»: через корпоративную газету они «отчитываются» перед сотрудниками, которые внесли предложения по улучшению процессов, рассказывают о том, что уже сделано и что планируется сделать. Для нас также очень важно следующее: «кайдзен» требует планомерности и последовательности, а не больших затрат.

В результате вовлечения кладовщиков в работу на принципах бережливого производства нам удалось выявить и устранить значительные потери разных видов: рабочего времени, сырья, готовой продукции, документов и пр. Изменив отношение к работе, сотрудники стали добросовестно относиться к своим обязанностям, ценить труд своих коллег и руководителей.

Постоянное совершенствование — это забота каждого человека. Наш опыт внедрения бережливости показывает, что самое главное — изменить отношение сотрудников к работе. Изменение ценностей — наиболее трудная задача для руководителей, потому что каждый должен «заразиться» рачительностью. Но если это удается, то человек просто не сможет жить и работать неэффективно.

По традиции, мы придумали для участников тренинга притчу. Полная банка Профессор наполнил стеклянный сосуд камнями и спросил студентов: полон ли он? Студенты ответили: да, полон. После этого он всыпал в сосуд песок, который заполнил пустые места между камнями, и опять спросил: а теперь полон ли сосуд? Смущенные студенты ответили: да, теперь полон. Тогда профессор налил в сосуд воду, и вновь спросил: полон ли сосуд? Изумленные студенты ответили: да, теперь он окончательно полон. Но тут сосуд осветило солнце. В лучах света вода стала прозрачной, и казалось, что сосуд опять можно наполнять! В жизни всегда есть место для «нового» — новых знаний, умений, идей, открытий... Но найдем ли мы решение проблемы, зависит от того, как видим ситуацию.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»