Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  Опросы
  Размещение рекламы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Ноябрь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
2930     

Декабрь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Все события
Реклама
Библиотека статей / Практическая психология
27.02.2007
Тайм-менеджмент: Определите личные приоритеты

Если вы хотите развить в себе личное ощущение времени, избавиться от спешки, изучить приемы, с помощью которых можно сберечь время при встречах, телефонных переговорах, чтении, написании документов, находить время для отдыха и наслаждения жизнью, сделать время своим союзником, а не врагом…
Тогда добро пожаловать на мастер-класс управления ВИП (Временем, Информацией, Пространством)

Ничто в действительности не принадлежит нам,
кроме времени, которым мы владеем даже тогда,
когда больше ничего не имеем.
Бальтазар Грасиан

Мир вокруг нас полон безграничных возможностей. И чтобы не упустить их, необходимо быть собранным в самых разнообразных жизненных ситуациях. Овладев навыками управления временем, научившись организовывать свое пространство и регулировать поток информации, вы сможете стать востребованным специалистом, успешно продвигающимся по карьерной лестнице.

Многие из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят силы и время. В результате рушатся планы, выматывает постоянное пребывание в цейтноте из-за хронической нехватки времени. Мы беремся то за одно, то за другое дело, а в результате получаем несметное количество нерешенных проблем и неизменный стресс. Как же выйти из подобной ситуации?

Для начала попробуйте определить, к какому типу людей вы можете себя отнести. Наверное, вы не раз замечали, что одни люди все успевают, никогда не опаздывают, четко планируют свои дела в зависимости от их приоритетности. Умеют организовать свое рабочее место с максимальным удобством — все нужные для работы принадлежности, документы расположены так, чтобы воспользоваться ими можно было тотчас же по мере необходимости. У таких людей всегда хватает времени и на работу, и на отдых. Другие же находятся в постоянном цейтноте. Пытаясь объять необъятное, ничего не успевают, вечно опаздывают, на рабочем столе среди папок и документов никогда не могут сразу найти нужную бумагу. Отвлекаясь на второстепенные дела, забывают о главных. Им приходится каждый раз оправдываться и объясняться с коллегами и начальством, в коллективе складываются нервозные и натянутые отношения. Пытаясь наверстать упущенное время, они берут работу домой и, соответственно, не могут отдохнуть и отвлечься. Отсюда постоянная усталость, болезни, нервные срывы.

Конечно, представленные характеристики в жизни чаще всего в различной степени сочетаются и переплетаются. Пожалуй, и мы с вами найдем в себе черты и первого, и второго типа людей. Как же определить степень своей организованности или неорганизованности? Проанализируйте свою обычную рабочую неделю. И постарайтесь честно ответить на следующие вопросы:

  • Есть ли у вас цели в жизни?
  • Планируете ли вы свою еженедельную деятельность с использованием блокнотов, еженедельников?
  • Ругаете ли вы себя в случае неисполнения намеченных на неделю или день планов?
  • Сможете ли вы в конце дня определить, где, сколько и почему впустую потрачено времени?
  • Если вы готовитесь к докладу, учитываете ли, сколько времени займет его изложение?
  • Хватает ли вам запланированного времени на решение намеченных вопросов?
  • Пытаетесь ли вы для выполнения поставленных задач использовать каждую минуту?
  • Всегда ли вы можете найти необходимый телефон в записной книжке?
  • Всегда ли вы раскладываете по местам вещи повседневного пользования?

Если хотя бы на три вопроса вы ответили «нет», то вам стоит пересмотреть свое отношение к управлению ВИП и немедленно приступить к занятиям. Ведь неразбериха и неорганизованность прибавляют работы и крадут ваше время.

Развитие персонального ощущения времени

Прежде чем научиться управлять временем, нужно научиться его чувствовать. Время нельзя накопить, свалить в кучу, физически передвинуть, передать. Время необратимо. Это самый ценный наш капитал, расходовать который надо умело.

Шкаф

График работы

Ограниченный объем Ограниченное время
Доверху набит вещами Перегружен задачами
Вещи втискиваются в беспорядке Задачи выполняются хаотично
Невозможно увидеть и оценить содержимое Невозможно увидеть и оценить то, что нужно сделать
Неэффективное использование как средства организации вещей в пространстве Неэффективное использование как средства организации времени

Чтобы осознать, что собой представляет время, попробуем представить его образно, придадим ему наглядность. Сравним обычный одежный шкаф и график работы, предположим, на день. И шкаф, и график работы имеют ограничения (первый в объеме, второй во времени). Точно так же как шкаф наполняется вещами, график работы «наполняется» запланированными задачами. Итак, сравним:

Каждая задача имеет свой объем, свои рамки, и расстановка задач в графике напоминает заполнение шкафа вещами. Беспорядок в шкафу и беспорядок в графике по сути одинаковы, следовательно, и наведение порядка в каждом из них — мероприятия схожие.

Вид деятельности

Затраченное время

Процент от общего количества
рабочего времени

Подготовка проектов писем        
Телефонные разговоры        
Объяснение задач персоналу        
Поиск нужной информации, документации        
Прочие обязанности        

Невозможно управлять временем в прошлом. Но можно совершенно объективно оценить, как вы управляли им, и научиться его чувствовать. Для этого нужно немного поработать.

Заведите журнал, в котором будете отмечать, на что потрачено время. Разделите лист бумаги или страницу ежедневника на пятнадцатиминутные интервалы, а в конце каждого часа отмечайте, как его провели.

В конце недели подсчитайте в процентном отношении, сколько времени у вас ушло на приоритетные виды деятельности. Возможно, будете изумлены, обнаружив, как много времени уходит впустую. Но это — стимул к действию. Вы сможете перепланировать свое время, уменьшить его потери.

Цели, задачи, мероприятия

Прежде чем решать, каким образом можно упорядочить затраты времени, как организовать рабочее пространство, использовать поступающую информацию, необходимо четко осознать: зачем это нужно, можно ли оставить все как есть, не задумываясь над тем, куда уходит время?

Обратите внимание, всем известным преуспевающим людям удается столько всего в жизни сделать и при этом оставаться хозяевами положения. В чем загадка такой производительности? Они все успевают, потому что имеют четкое представление о том, чего хотят, к чему стремятся в жизни. И так же ясно видят, как именно этого достичь. Они чувствуют себя счастливыми, потому что сохраняют контроль над временем, чем и обеспечивают достижение своих жизненных целей. Не имея четкого представления о том, куда идете, вы растрачиваете свою жизнь.

По данным зарубежных исследователей, менее трех процентов людей (это в основном преуспевающие бизнесмены) фиксируют на бумаге свои цели, стратегии и подробные планы их достижения.

Давайте помечтаем. Как вы представляете свою жизнь через пять, десять, двадцать лет? Отложите на время ваши заботы о работе, о делах домашних. Посвятите часть своего времени изложению на бумаге своих желаний, даже самых фантастических и сокровенных, касающихся всех аспектов вашей жизни. Например:

  • стать заместителем руководителя фирмы по персоналу (HR-директором);
  • каждый год отдыхать на Канарах;
  • приобрести BMW;
  • принять участие в программе «Форт Буайяр»;
  • купить квартиру в центре города.

Дайте волю фантазии. Пусть вас не волнует, что некоторые ваши желания кажутся несбыточными. По крайней мере, они укажут вам направление движения.

Далее, превратите каждое из своих желаний в цель. Цель — это какой-то конечный результат или определенное состояние, к которому стремится каждый человек. Запишите по три-четыре цели из разных сфер вашей жизни: работа, семья, жилье, здоровье, отдых и т. п. Причем специалисты рекомендуют вести записи от первого лица в настоящем времени, как бы констатируя уже состоявшееся событие. Например, «Я работаю HR-директором фирмы», «Я зарабатываю две тысячи долларов в месяц».

Важным является еще один аспект — распределение целей по приоритетности. Обозначьте наиболее важные, общие, каждую из которых разбейте на несколько составляющих.

Теперь можно перейти к следующему шагу — определению задач. К примеру, для  овладения профессией HR-директора фирмы задачи можно определить следующим образом:

  1. Ознакомиться с должностными обязанностями HR-директора.
  2. Повысить свой образовательный уровень.
  3. Повысить самооценку.
  4. Добиваться повышения по службе каждые два года.

Необходимо помнить, что каждая из целей и задач должна быть конкретной, реальной, а не мифичной; правильно, а не ошибочно поставленной, иметь четкую и ясную формулировку, а также конечную дату реализации.

Далее намечаем мероприятия по выполнению каждой задачи. Например, для  повышения уровня образования, выделяем следующие мероприятия:

  • найти информацию об учебных заведениях данного профиля;
  • выяснить условия приема, учебы и оплаты;
  • сравнить все условия и найти подходящее учебное заведение;
  • выбрать форму обучения;
  • согласовать с вышестоящим начальством график работы в соответствии с графиком предстоящей учебы;
  • подготовить документы и поступить учиться.

Таким образом, все вышеизложенное можно представить в виде следующих рекомендаций:

  • решите, что вы действительно хотели бы получить от жизни;
  • не бойтесь слишком высоко поднимать планку;
  • помните, что сможете достичь многого, двигаясь малыми шагами;
  • определитесь с целями и задачами по каждому из аспектов своей жизни.

Пусть ваши задачи будут конкретными, достижимыми и позитивными.

Определите приоритетность своих целей и задач.

Не тратьте время на действия, которые не способствуют реализации ваших целей.

Успешных вам начинаний!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»

Источник: HR-Лига Автор: Клюй Елена
Просмотров: 9373 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Упражнения, которые улучшат вашу память
Не проси — спроси: навык задавать правильные вопросы
Пять вопросов для Фрейда
Советы начинающему карьеристу
Модель эскалации конфликта Ф. Глазла
Развитие эмоциональной грамотности HR-а
Сигналы успеха: шесть приемов, которые помогут выглядеть уверенно
Business Chemistry: четыре стиля сотрудников в команде
Родитель? Взрослый? Ребенок? Кто работает в твоей команде и как наладить с ними коммуникацию?
Психологические приемы в работе с персоналом, или Индивидуальный стиль деятельности
Психоэкология отпуска
Трансакционый анализ как инструмент укрепления дисциплины труда
Графический тест Вартегга
Техника ухода от спора: из опыта эйчара
Стадии жизни человека и практические проблемы кадровой работы
«Полоса препятствий» в эффективном взаимодействии
Настойчивость — второе счастье
Переговоры без поражений
Учитесь властвовать собой
Вся наша жизнь — переговоры…
Управление эмоциональным состоянием сотрудников
Долой камни преткновения!
Неформальные группы внутри организации
Понятие слухов и их признаки
Особенности организации рабочего пространства как средства психологической диагностики личности
Психологическая подготовка к деятельности в особых и экстремальных условиях
Социально-психологические исследования на предприятии как инструмент кадровой работы
О чем поведают наши рисунки
Определение служебных (должностных) функций сотрудников
Профессиональное выгорание работников, его причины и возможные последствия

Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Сколько Вы зарабатываете?
До 200 у.е.
201-400 у.е.
401-600 у.е
601-800 у.е.
801-1000 у.е
Больше 1000 у.е

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2021 © МЕДИА-ПРО
2021 © HR-Лига
Copyright © 2005–2021 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com