Кваліфікаційні характеристики та структура посадової інструкції

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників має випуски, які визначені за Класифікатором видів економічної діяльності ДК 009-96, затвердженим наказом Держстандарту України від 22 жовтня 1996 року № 441. Отже, розглянемо як на основі кваліфікаційної характеристики, що міститься в Довіднику, працівник відділу кадрів або секретар, що відповідає не лише за документування управлінської діяльності, а й за організацію кадрового діловодства на підприємстві, може самостійно розробити будь-які посадові інструкції для працівників свого підприємства

Міжгалузеві та галузеві кваліфікаційні характеристики

Розроблення міжгалузевих кваліфікаційних характеристик професій працівників покладено на Міністерство праці та соціальної політики, а галузевих — на галузеві міністерства, інші центральні органи виконавчої влади (комітети) за погодженням з Міністерством праці та соціальної політики України.

Наприклад, до міжгалузевого випуску можна віднести Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» (Розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців», Розділ 2 «Професії робітників») Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, що розроблений та затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336.

До галузевих випусків можна віднести Випуск 78 «Охорона здоров’я» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, що розроблений та затверджений наказом Міністерства охорони здоров’я України від 29 березня 2002 року № 117 за погодженням з Міністерством праці та соціальної політики України.

Також до галузевих випусків можна віднести Випуск 66 «Залізничний транспорт і метрополітен» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, що розроблений та затверджений наказом Міністерства транспорту України від 28 листопада 2001 року № 834 за погодженням з Міністерством праці та соціальної політики України і так далі.

Структура кваліфікаційної характеристики

Випуском 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» (Розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців», Розділ 2 «Професії робітників») Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, що розроблений та затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, передбачено розділ «Загальні положення Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників», у якому зазначено, що кваліфікаційні характеристики професій працівників складаються, як правило, із таких розділів:

«Завдання та обов’язки»
«Повинен знати»
«Кваліфікаційні вимоги»

У Розділі «Завдання та обов’язки» наводяться типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань.

У Розділі «Повинен знати» наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов’язків, а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання своїх професійних обов’язків.

У Розділі «Кваліфікаційні вимоги» визначено відповідно до певної посади вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Посадові інструкції

Оскільки у розділі «Завдання та обов’язки» кваліфікаційної характеристики професії працівника визначено перелік типових основних робіт, то конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями керівників та фахівців, які розробляють і затверджують на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників роботодавці, враховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Під час розроблення посадових інструкцій забезпечується єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

У Розділі «Завдання та обов’язки» наведено типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань.

Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, в установах, організаціях, повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.

Посадові інструкції, після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку.

До посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника.

Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці. У разі зміни назви підприємства, установи, організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Посадові інструкції складаються із Розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово «Затверджено», підпис керівника про її затвердження, вказано посаду, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження.

У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в давальному відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003-95, що затверджений наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 № 257, (зі змінами та доповненнями) та повна назва структурного підрозділу.

У Розділі «Загальні положення» посадової інструкції містяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.

Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника.

Визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об’єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються.

Під час встановлення видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).

Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівник має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.

Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо.

У Розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Посадова інструкція може бути доповнена Розділами «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки за посадою)». Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.

У Розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.