Довольно часто у работников кадровой службы возникают вопросы, связанные с оформлением управленческой документации предприятия, например: о порядке нумерации приказов по кадровому делопроизводству или о статусе таких локальных актов предприятия, как правила внутреннего распорядка и т. п. Управленческая деятельность предприятия находит свое отражение в документах, при помощи которых осуществляются разные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и пр.

По общему определению документ — это деловая бумага, которая подтверждает какой-нибудь факт или право на что-нибудь; это то, что официально удостоверяет лицо предъявителя; это письменные свидетельства о чем-нибудь.

Закон Украины «Об информации» от 02.10.1992 г. № 2657-XII дает такое определение документу: материальный носитель, который содержит информацию, основными функциями которого является ее сохранение и передача во времени и в пространстве. Документы бывают на бумажных, магнитных, электронных и прочих носителях. Но сейчас речь не об этом, а о том, какие виды документов используются в делопроизводстве. Особое внимание мы уделим организационно-распорядительной документации (далее — ОРД).

Совокупность взаимосвязанных документов, которые применяются в определенной сфере деятельности, представляет собой систему документации.

Повсеместно применяются унифицированные системы документации, среди которых наиболее распространенной является ОРД. Именно она применяется в оформлении управленческих решений.

Документы, как носители информации широко используются в различных сферах деятельности любого предприятия, служат для его внутренней организации, принятия управленческих и прочих решений.

Документы — это также свидетельства осуществления определенных действий (операций), имеющие особое правовое значение.

Для этого документы должны отвечать установленным требованиям их оформления, передачи и хранения. Другими словами, прежде всего, документы должны соответствовать определенной форме и содержать все необходимые для нее реквизиты.

Чтобы документ имел все перечисленные свойства, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по смыслу.

Документы классифицируются по различным критериям.

В частности:

1) по способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы;
2) по смысловому значению документы делятся на ОРД, первичные (финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и т. п.) и др.;
3) по наименованию — на положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, протоколы, письма и пр.;
4) по месту составления — на внутренние и внешние;
5) по назначению — на оригиналы и копии.

Оригинал — подлинник документа, который первым приобретает юридическую силу.

Копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации оригинала, как правило, имеющий отметку «Копия» и при необходимости заверенный в установленном порядке.

Делопроизводство — это деятельность по документированию управленческой информации, т. е. направленная на создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация.

Соблюдение стандартов по делопроизводству в практической работе предприятий и правильное документирование — залог четкой организации их функционирования.

Как сказано в ДСТУ 2732:2004 (Делопроизводство и архивное дело), утвержденном приказом Госпотребстандарта Украины от 28.05.2004 г. № 97 (далее — ДСТУ 2732:2004):

• управленческая документация — система документации, которая обеспечивает выполнение управленческих функций;
• ОРД — подсистема управленческой документации, которая обеспечивает выполнение организационной и распорядительной функций управления.

К наиболее распространенным документам управленческого вида относятся решения, распоряжения, приказы, инструкции, положения и уставы предприятий.

Требования к оформлению таких документов утверждены ДСТУ 4163-2003.

Инструкция

Инструкция — правовой акт, регулирующий организационные, технологические, финансовые и другие специфические стороны деятельности предприятий, их подразделений и служб, а также должностных лиц предприятия. Этот документ относится к категории ОРД.

Бывают инструкции должностные, по технике безопасности, эксплуатации разного оборудования и пр. Каждая из них должна быть утверждена руководителем на основании его же приказа.

Инструкция, кроме грифа об утверждении, имеет такие реквизиты, как наименование ее вида, короткие формулировки содержания (заголовок), текст, должность и фамилия лица, ответственного за ее составление, его подпись, дата.

Инструкция предназначена для постоянного пользования и после утверждения руководителем она становится актом, обязательным для определенного круга лиц.

Положение

Положение — акт, который устанавливает основные правила предприятий, а также их структурных подразделений. Положения составляют преимущественно при создании новых предприятий. Эти документы могут быть как типовыми (например, положение о командировках), так и индивидуальными (например, положение о премировании отдельных подразделений предприятия).

Положение может иметь такие реквизиты: наименование вида документа, название предприятия, дату, место издания, заголовок, гриф утверждения, текст.

Правила

К правилам относятся служебные документы организационного характера, в которых излагаются установки или требования, регламентирующие определенный порядок каких-либо действий, поведения работников предприятия. Различают, например, правила внутреннего трудового распорядка, подготовки документов к сдаче в архив, правила эксплуатации оборудования и т. п.

По форме и содержанию правила схожи с инструкциями, иногда являются их составной частью (например, правила оформления исходящих документов включается в инструкцию делопроизводства). Реквизиты правил в большинстве случаев таковы: гриф утверждения, вид документа, заголовок, дата и номер, текст, подпись лица ответственного за составление правил. Выполнение правил обязательно для всех.

Приказ

Приказ — это акт, который выдается на основании и во исполнение приказов и инструкций органа управления предприятия. Это означает, что директор может выдать приказ по всем вопросам в пределах своей компетенции. Указанный документ является актом внутреннего управления, действие которого не выходит за пределы конкретного предприятия.

Приказы бывают по кадрам и по основной деятельности.

Приказы-распоряжения о приеме, переводе и увольнении работников относятся к распорядительным документам по персоналу.

Приказы по основной деятельности оформляются решением руководителя и связаны с организацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений.

Процедура составления и оформления приказа определяется инструкциями по делопроизводству предприятий. В них предполагается обязательное соблюдение ряда требований и правил, которые должны обеспечить юридическую полноценность документов, оперативное их выполнение, правильное и всестороннее решение вопроса.

Как правило, вначале готовится проект приказа, к которому прилагаются документы, обосновывающие его целесообразность. Приказ приобретает силу с момента подписания его руководящим лицом предприятия, если иное не указано в самом приказе. Право подписания приказа имеют руководитель, его заместители, другие должностные лица в соответствии со своими обязанностями.

Формуляр приказа содержит такие основные реквизиты: название вида документа, место издания, номер, дату подписания, заголовок, текст и подпись руководителя.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой называются причины, цель издания документа и приводятся для этого соответствующие основания, во второй — содержатся предписания с указанием исполнителей и срока выполнения. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и излагается в приказной форме.

Распоряжение

Это акт, который выдается единолично руководителем для решения оперативных задач. Как правило, этот документ имеет установленный срок действия и касается ограниченного круга лиц предприятия.

Елена Рыжикова