Посада «помічник керівника» досить поширена в наш час, проте, аби обіймати її, необхідний комплекс знань, умінь, навичок, а також наявність відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня…

Відповідно до Господарського кодексу України, чинного з 1 січня 2004 року, підприємства, установи, організації (далі — установи) є самостійним суб’єктом господарювання, вони визначають свою організаційну структуру, встановлюють чисельність працівників і штатний розклад. Згідно із законодавством управління установою здійснюється відповідно до документів та колективного договору, які на тривалі строки закріплюють і регламентують правові основи установи, підприємства, організації, порядок роботи всієї установи, її окремих структурних підрозділів та працівників.

Чільне місце в системі управління належить урегулюванню трудових правовідносин — двостороннього правового зв’язку між робітником і власником (або уповноваженим ним органом). Змістовно ці відносини є сукупністю суб’єктивних прав та обов’язків із виконання працівником за винагороду роботи за певною професією, спеціальністю, кваліфікацією, посадою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, забезпечення власником належних умов для виконання професійних обов’язків та оплати праці. Трудові правовідносини реалізовано в низці організаційних документів — штатному розписі, положенні про структурний підрозділ, посадових інструкціях працівників тощо. Призначення таких документів — визначення статусу організації, її компетенції, структури, штатного і посадового складу, функціонального змісту діяльності, раціонального розподілу праці між підрозділами й працівниками.

Урегульовуючи означене коло питань, усі суб’єкти господарювання повинні дотримуватися чинних національних стандартів у сфері професійно-класифікаційної діяльності. Зауважимо, згідно зі статтею 48 Кодексу законів про працю України та пунктом 1.1 Загальних положень Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі — Інструкція)¹, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 р. № 58 трудова книжка працівника є основним документом про його трудову діяльність. Усі записи у трудовій книжці про назви видів роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника (ст. 2.14 Інструкції), повинні відповідати назвам професій і посад, зазначеним у чинному від 1 квітня 2006 року Національному класифікаторі України ДК 003:2005 «Класифікатор професій» (далі — КП), затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 26 грудня 2005 р. № 375. Нацiональний класифікатор України розроблено на заміну ДК 003–95 Державним комiтетом України з питань технiчного регулювання та споживчої політики на виконання Концепції побудови національної статистики України та Державної програми переходу на міжнародну систему обліку i статистики, затверджених постановою Кабінету Мiнiстрiв України вiд 4 травня 1993 р. № 326, з урахуванням Міжнародної стандартної класифiкацiї професiй (ISCO-88: International Standard Classification of Occupations/ILO, Geneva).

КП засвідчує нормативність застосування назв професій пiд час запису про роботу в трудовi книжки працiвникiв, а також забезпечує iнформацiйну пiдтримку щодо ведення розрахункiв чисельностi працiвникiв, облiку складу i розподiлу кадрiв за професiйними угрупованнями рiзних рiвнiв класифікації; планування додаткової потреби в кадрах; пiдготовки, систематизацiї, аналiзу різних статистичних даних із працi за професiйними ознаками тощо.

Структурно КП організовано кодами та назвами класифiкацiйних угруповань (роздiлiв, пiдроздiлiв, класiв, пiдкласiв та груп професій). Професiйні назви робiт за класифiкацiйними угрупованнями та абетковий покажчик професiйних назв робiт уміщено в додатках А i Б.

ДК 003:2005 складено за принципами освітньо-кваліфікаційних рівнів. Професії, пов’язані з виконанням посадових обов’язків адміністративного характеру, внесено до 1–4 розділів КП.

У першому розділі «Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)» наведено професії, що пов’язані з:

• визначенням та формуванням державної політики, законодавчим регулюванням;
• вищим державним управлінням;
• правосуддям та прокурорським наглядом;
• керівництвом об’єднаннями підприємств, підприємствами, установами, організаціями та їхніми підрозділами незалежно від форм власності та видів діяльності.

Цей розділ щодо кваліфікації як ознаки класифікації є змішаним порівняно з іншими. Він охоплює широке коло професій, пов’язаних зі здійсненням значного спектра функцій управління та керівництва, які в цілому суттєво відрізняються за своєю складністю та відповідальністю.

До другого розділу «Професіонали» включено професії, що вимагають від працівника (з урахуванням кола та складності певних професійних завдань та обов’язків) кваліфікації за:

• дипломом про вищу освіту, що відповідає рівню спеціаліста, магістра;
• дипломом про присудження наукового ступеня (кандидата наук, доктора наук);
• атестатом про затвердження вченого звання (старшого наукового співробітника, доцента, професора).

Третій розділ «Фахівці» охоплює перелік професій, яким відповідає кваліфікація за дипломом бакалавра, спеціаліста чи іншим відповідним документом.

До четвертого розділу «Технічні службовці» належать професії, до яких може бути застосований рівень кваліфікації «молодший спеціаліст», а також ті, що вимагають повної загальної середньої та професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві.

Подаємо приблизний перелік назв робіт КП адміністративних та офісних працівників відповідно до освітньо-кваліфікаційних рівнів, складності виконуваних робіт, а також стажу попередньої роботи.

1. Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)

1477 Менеджери (управителі) з підбору, забезпечення та використання персоналу
1477.1 Менеджери (управителі) з підбору, забезпечення та використання персоналу
1475.4 Менеджер (управитель) з адміністративної діяльності
1231 Завідувач канцелярії
1229.1 Керівник служби
1229.1 Секретар відповідальний
1229.7 Завідувач (начальник) приймальні

2. Професіонали

2419.3 Спеціаліст з питань кадрової роботи та державної служби
2432.1 Документознавець
2431.2 Архівіст
2431.2 Архіваріуси та зберігачі музеїв та бібліотек
2433 Професіонали в галузі інформації та інформаційного аналізу
2433.1 Наукові співробітники (інформаційна аналітика)
2433.2 Професіонали в галузі інформації та інформаційні аналітики

3. Фахівці

3431 Секретарі адміністративних органів
3435 Організатори діловодства
3435.1 Організатори діловодства (державні установи)
3435.2 Організатори діловодства (види економічної діяльності)
3435.3 Організатори діловодства (система судочинства)
3423 Організатор з персоналу
3434 Помічники керівників
3434 Референт
3434 Референт з основної діяльності
3434 Помічник керівника підприємства (установи, організації)
3434.2 Помічник керівника іншого основного підрозділу
3434.3 Помічник керівника малого підприємства без апарату управління3439 Інспектор
3439 Інспектор з контролю за виконанням доручень
3439 Секретар дипломатичного агентства
3439 Секретар колегії (комітету)
3439 Секретар ради (науково-технічної, наукової, художньо-технічної)
3439 Фахівець з режиму секретності

4. Технічні службовці

41 Службовці, пов’язані з інформацією
411 Секретарі та службовці, що виконують операції за допомогою клавіатури
4111 Стенографістки та друкарки
4111 Друкарка
4111 Друкарка диктофонної групи
4111 Друкарка редакції
4111 Друкарка, що працює з іноземним текстом
4111 Стенографістка
4112 Оператор комп’ютерного набору
4112 Оператор комп’ютерної верстки
4112 Оператор копіювальних та розмножувальних машин
4112 Укладальник тексту
4114 Оператор з уведення даних в ЕОМ (ОМ)
4115 Асистент референта
4115 Секретар
4115 Секретар керівника (організації, підприємства, установи)
4115 Секретар навчальної частини (диспетчер)
4115 Секретар незрячого фахівця
4115 Секретар-друкарка
4115 Секретар-стенографістка
4141 Архіваріус
4141 Оброблювач інформаційного матеріалу
4141 Підбирач довідкового та інформаційного матеріалу
4115 Діловод

Термін «помічник» у додатку А до КП використовується у різних розділах КП, зокрема:

1. Помічники-керівники, тобто такі помічники, назви професій яких уміщено у першому розділі КП «Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)».

Посадові обов’язки цих працівників вирізняються різноманітністю, складністю та відповідальністю, власне, вони досить близькі до функціональних обов’язків керівників, яким ті «допомагають». Фактично з багатьох питань вони є їхніми заступниками, але історично і традиційно в назві їхніх посад використовується термін «помічник».

2. Помічники-професіонали, тобто такі помічники, назви професій яких уміщено у другому розділі КП «Професіонали». До функціональних обов’язків цих працівників належить допомога керівникам, які обіймають відповідальні посади високого рівня. Передусім це висококваліфіковані професіонали, які володіють збільшеним обсягом існуючих знань, умінням приймати управлінські рішення, застосовувати певні концепції, теорії та методи для розв’язання певних завдань.

3. Помічники керівників підприємств, установ і організацій та їхніх структурних підрозділів — працівники, назви професій яких уміщено в третьому розділі КП «Фахівці». Вони можуть допомагати керівникам з різних питань, але переважно у адміністративній діяльності. Професійні завдання полягають у виконанні спеціальних робіт, пов’язаних із застосуванням положень та використанням методів відповідних наук.

4. Помічники-робітники — назви їхніх професій уміщено переважно у 5–9 розділах КП. Професійні завдання помічників керівників цього угруповання пов’язані з виконанням секретарських обов’язків, роботою на друкарських машинках чи інших конторських машинах, записами та опрацюванням цифрових даних, обслуговуванням клієнтів (поштове обслуговування, операції грошового обігу, надання довідок, реєстрація чи передавання інформації тощо).

Звісно, поданий перелік є далеко не повним. Для формулювання індивідуальних назв посад працівників конкретних установ слід враховувати специфіку штатної та організаційної структури. Зокрема, вiд назв, зазначених у додатках А i Б Національного класифікатора України, можуть утворюватися похiднi назви робiт та посад із додаванням похiдних слiв (провідний, головний, молодший, змiнний, третiй, гiрничий та iн.), наведених у додатку В. Для внутрішнього використання можна також розширювати професійні назви робіт із чинного КП термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані функції, сферу діяльності. Так, наприклад, від професійної назви роботи: «помічник керівника підприємства» (установи, організації) для внутрішнього використання можна утворити такі назви: помічник керівника підприємства з персоналу, помічник керівника підприємства із зв’язків із громадськістю тощо.

У разі ж коли у штатному розписі назви посад (професій) не відповідають чинному КП, а звідси і до трудових книжок працівників унесені неправильні записи про роботу, відповідно до пунктів 2.6–2.10 зазначеної Інструкції виправлення виконує власник або уповноважений ним орган. Він зобов’язаний на підставі наказу (розпорядження), з яким працівник повинен бути ознайомлений не пізніше тижневого строку, внести відповідні зміни до штатного розпису.

Приміром, у чинному КП не існує професійної назви роботи «Офіс-менеджер». Утім, відповідно до національних і міжнародних стандартів у сфері праці до працівників, що забезпечують: редагування й оформлення ділової кореспонденції; протоколів і доповідей; оброблення вхідної та вихідної кореспонденції; організацію та ведення діловодства тощо (зверніть увагу: з правом здійснення функції керівництва іншими працівниками), можна віднести такі професійні назви робіт, наявні у КП:

• «Секретар адміністративний» — код 3431;
• «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)» — код 4115.

Водночас роз’яснюємо: «Секретар адміністративний» належить до 3-го розділу КП «Фахівці», а відтак він має відповідати дещо вищим освітньо-кваліфікаційним вимогам (базова або неповна вища освіта) і виконувати більший обсяг функціональних обов’язків, як от: ведення певного адміністративного листування та протоколів, узгодження та контроль за дотриманням терміну виконання різних заходів тощо. У той час, коли для секретаря керівника (організації, підприємства, установи) достатньо мати повну загальну середню чи професійно-технічну освіту та професійну підготовку на виробництві.

Нормативним є використання коду² професії за КП у штатному розписі. Складаючи цей організаційний документ, слід також враховувати кваліфікаційні вимоги до поданих професій. Зверніть увагу: для зручностi в користуваннi КП у додатках А i Б наводяться також коди Довідника квалiфiкацiйних характеристик професiй працiвникiв (далі — ДКХП). Довідник є нормативним документом, обов’язковим для застосування в управлінні персоналом на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. Погодьтесь, що важливо правильно визначити не лише назву тієї чи іншої професії та посади, а й обов’язки, які мають покладатися на працівників за цими професіями та посадами. Цей систематизований за видами економічної діяльності збірник охоплює кваліфікаційні характеристики професій і посад, наведених у КП. Забезпечуючи єдність у визначенні кваліфікаційних вимог для посад, він містить перелік основних робіт, які має виконувати працівник на тій чи іншій посаді.

Структурними елементами ДКХП є випуски і розділи випусків, які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт. Кваліфікаційні характеристики побудовано за рівнями управління з охопленням усіх категорій керівників, професіоналів, фахівців, робітників. Кваліфікаційні характеристики основних професій сфери «допомоги керівникам в адміністративній діяльності, діловодстві» вміщено у Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними за всіма видами економічної діяльності» ДКХП.

Кваліфікаційна характеристика професії працівника має такі розділи:

• «Завдання та обов’язки»;
• «Повинен знати»;
• «Кваліфікаційні вимоги».

У разі потреби до кваліфікаційної характеристики може бути включено додатковий розділ «Спеціалізація».

Розділ «Завдання та обов’язки» охоплює типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань. У розділі «Повинен знати» вміщено основні вимоги щодо спеціальних знань, потрібних для виконання типових завдань та обов’язків, а також знань законодавчих актів, положень, інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати для виконання своїх професійних обов’язків. Розділом «Кваліфікаційні вимоги» визначено вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, післядипломної освіти, а також стажу роботи.

Прикро, проте не затвердженими до цього часу є окремі кваліфікаційні характеристики деяких категорій помічників керівників, що, звичайно, викликає певні труднощі при розробленні посадових інструкцій таких працівників. Наразі ми можемо послуговуватися кваліфікаційною характеристикою помічника керівника, розробленою для системи державної служби України (додаток 1). Її опубліковано в «Довіднику типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців».

Додаток 1 Кваліфікаційна характеристика помічника керівника (затверджено для системи державної служби) Завдання, обов’язки та повноваження: здійснює роботу з документами, що надходять на ім’я керівника та виходять за його підписом; готує разом із керівниками підрозділів відповідного органу проекти поточних та перспективних планів роботи, а також пропозиції щодо виконання указів та розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, доручень; редагує документи, що виходять за підписом керівника; готує інформаційні матеріали, виступи, проекти доповідей, співдоповідей, розпоряджень з питань роботи сфери (галузей) управління для розгляду на сесіях, колегіях, нарадах відповідного органу виконавчої влади; супроводжує керівника під час поїздок, а за їх результатами оформлює протокольні доручення, інформує керівника про їх виконання; узагальнює матеріали про хід виконання документів, розпоряджень, доручень керівника органу виконавчої влади та органів вищого рівня; готує матеріали для проведення прес-конференцій, брифінгів керівника відповідного органу виконавчої влади, його зустрічей з представниками засобів масової інформації; забезпечує рішення усіх організаційних питань, які пов’язані з участю керівника в заходах, що вживаються центральними або іншими органами виконавчої влади; формує пакет необхідних документів відповідно до порядку денного; контролює своєчасний розгляд пропозицій, заяв та скарг, що надійшли на ім’я керівника, а також виконання його вказівок та доручень. Має право: запитувати від виконавців необхідну для аналізу інформацію про хід виконання розпорядчих документів; залучати до участі в розробленні проектів різних документів, узагальненні матеріалів співробітників відділів та управлінь органу виконавчої влади; вносити пропозиції щодо вдосконалення діяльності органу виконавчої влади. Повинен знати: Конституцію України; акти законодавства та нормативні документи, що стосуються державної служби та діяльності відповідного органу виконавчої влади; Укази Президента України, постанови та розпорядження Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України щодо діяльності відповідного органу виконавчої влади; структуру, завдання та функції підрозділів відповідного органу виконавчої влади; розподіл обов’язків між керівництвом органу виконавчої влади; обов’язки посадових осіб апарату органу виконавчої влади; основи економіки; методи керування апаратом управління органу виконавчої влади; форми та методи роботи із засобами масової інформації; правила ділового етикету; правила та норми охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп’ютері. Кваліфікаційні вимоги: вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста; стаж роботи за фахом на державній службі не менш як два роки або робота за фахом не менш як три роки; післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

Кваліфікаційні характеристики професій працівників покладено в основу розподілу функціональних обов’язків працівників. У багатьох випадках функціональні та посадові обов’язки помічників керівника майже збігаються з обов’язками різних категорій секретарів керівників, але, на відміну від останніх, від претендентів на ці посади зазвичай вимагають високого освітньо-кваліфікаційного рівня.

Розглянемо для порівняння кваліфікаційні характеристики робіт. «Помічник керівника підприємства (установи, організації)» з кодом КП 3434.1, «Референт» (3434) та «Референт з основної діяльності» (3434) належать до 3 розділу КП «Фахівці», підгрупи 3434 «Помічники керівників». Діяльність цих працівників відповідно до вітчизняних і міжнародних стандартів у сфері праці пов’язана із забезпеченням інформаційних зв’язків, веденням службової документації, внутрішнім і зовнішнім адміністративним координуванням з метою надання допомоги керівникові підприємства, установи або організації (будь-якої форми власності) тощо.

Однак, незважаючи на належність цих професійних назв до однієї підгрупи, вони відрізняються між собою за обсягом виконуваних функціональних обов’язків, освітньо-кваліфікаційними вимогами, які ставляться до них, та рівнем відповідальності. Розглянемо детальніше ці аспекти.

Помічник керівника здійснює роботу з документами, що надходять на ім’я керівника, виходять за його підписом та інше (див. додаток 1, розділ «Завдання, обов’язки та повноваження»).

До основного кола обов’язків референта з основної діяльності (Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск 1, розділ 1) належать:

• участь у впровадженні системи взаємозв’язків, застосовування і підтримання її відповідно до встановлених вимог порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства, установи, організації і керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, а також системи взаємовідносин керівника установи з представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами, клієнтами;
• організація робочого часу керівника установи, оперативне внесення змін та доповнень до програми розкладу його роботи;
• складання щомісячних графіків звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності;
• доведення до відома всіх зацікавлених служб, сторонніх організацій та окремих осіб змісту протоколів і прийнятих рішень, здійснення контролю за їхнім виконанням;
• складання замовлення на необхідне обладнання, матеріали та послуги;
• участь у розгляді управлінських і організаційних справ;
• ведення встановленої документації;
• підготовка за дорученням керівника установи аналітичних оглядів з актуальних соціальних, економічних та фінансових питань в умовах ринкових відносин;
• здійснення відбору та опрацювання інформації для керівника;
• підготовка згідно із затвердженою номенклатурою проектів розпорядчої документації, адміністративної, комерційної, технічної та іншої кореспонденції: запитів, звернень, відповідей на листи, повідомлень тощо;
• здійснення протокольних записів, контроль готовості стенографічних звітів про важливі події і виступи на зустрічах, засіданнях, нарадах тощо;
• участь у підготовці відповідей, довідок та інших матеріалів для виступів керівників установи;
• організовування своєчасного та адресного направлення доручень, розпоряджень та наказів керівника підприємства, службової кореспонденції та спеціальної документації керівникам підрозділів та іншим виконавцям;
• простеження процесу одержання встановленої інформації, контроль повноти її надходження;
• реєстрування звернень і заяв працівників, організовування їхніх прийомів (зустрічей) з керівником підприємства;
• допомога керівникові підприємства у застосуванні відповідних норм етикету та протоколу під час прийому службових осіб, відвідувачів та гостей;
• регулювання протягом робочого дня поїздок керівника підприємства;
• супроводження керівника підприємства під час його візитів, відряджень та поїздок, виконання постійних завдань та обов’язків, а також проведення робіт, необхідних для певних обставин.

Суттєвим є те, що до Помічника керівника та Референта з основної діяльності пред’являються різні освітньо-кваліфікаційні вимоги. Так, для Референта достатньо мати повну або базову вищу освіту відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр); стаж роботи за фахом не менше 1 року. Тоді як Помічнику керівника необхідно мати повну вищу освіту і стаж роботи не менше 3 років, а також післядипломну освіту у сфері управління.

Професійна назва роботи секретаря керівника (організації, підприємства, установи) з кодом КП 4115 належить до 4 розділу КП «Технічні службовці», а відтак і професійно-кваліфікаційні вимоги для цих працівників і працівників зазначених вище професій відрізнятимуться.

Основними професійними завданнями та обов’язками секретаря керівника є:

• організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства;
• приймання і передавання кореспонденції, що надходить на розгляд керівникові;
• ведення діловодства, виконання різних операцій із застосуванням комп’ютерної та оргтехніки;
• організація проведення телефонних переговорів керівника, приймання телефонограм та іншої інформації і своєчасне доведення її до відома керівника;
• здійснення контролю за виконанням працівниками виданих наказів та розпоряджень, додержанням термінів виконання вказівок і доручень;
• забезпечення робочого місця керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створення умов, спрямованих для ефективної роботи керівника тощо.

На відміну від референта і помічника керівника для секретаря керівника достатньо мати повну загальну середню та професійно-технічну освіту або повну загальну середню освіту та професійну підготовку на виробництві без вимог до стажу роботи.

Акцентуємо увагу на тому, що у кваліфікаційних характеристиках професій працівників зазначено перелік основних завдань та обов’язків, характерних для певної посади. Конкретний перелік функціональних обов’язків визначається посадовими інструкціями працівників, які розробляють і затверджують на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників роботодавці. При цьому обов’язково враховують особливості галузевої належності та форми власності підприємства, установи або організації, штатного розпису та конкретних завдань і обов’язків, функцій, прав і відповідальності працівників.

У ДСТУ 3017–95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» інструкцію визначено «офіційне чи нормативне виробничо-практичне видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або користування виробами і (чи) послугами».³

Чинні на підприємствах інструкції поділяються на дві категорії:

• такі, що регламентують порядок виконання певного процесу, функції виду робіт кількома виконавцями (підрозділами, посадовими особами), наприклад, Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 27 червня 2002 р. № 11-1;
• такі, що визначають функції, посадові обов’язки, права, відповідальність посадових осіб, тобто посадові інструкції.

Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов’язки, права, відповідальність, взаємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.

Реалізуючи основний принцип раціональної організації праці, — принцип поділу і кооперації праці, посадова інструкція є дієвим важелем управління персоналом:

• для самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися результати праці;
• під час оцінювання результатів трудової діяльності працівника, при ухваленні рішення про його подальше просування і перепідготовку (підвищення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове навчання і т. п.);
• для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого відбору робітників при найманні, визначенні рівня відповідності кандидатів на вакантні посади;
• при ранжуванні робіт/посад і наступному розробленні систем оплати праці;
• для вдосконалення організаційної структури, планування заходів щодо підвищення продуктивності праці.

Цей організаційний документ є витягом (іноді більш деталізованим) повноважень та обов’язків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень або інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадових інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Посадові інструкції повинні бути конкретними і фактично описувати дії, виконувані працівником на певному робочому місці. Термін чинності — до заміни новими, термін зберігання — 3 роки після заміни новими. Їх переглядають у єдиному порядку відповідно до змін структури та штатного розпису (звичайно один раз на п’ять років під час проведення атестації).

Перший аркуш посадової інструкції оформлюють на бланку підприємства. Документ підписується безпосереднім керівником працівника. Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які перебувають у його підпорядкуванні. На інші посади посадові інструкції можуть затверджуватися відповідними заступниками за функціями.

У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких: керівники таких підрозділів, юрист, керівник служби персоналу. Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових обов’язків у повному обсязі кожен працівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або під час приймання на роботу, при цьому на першому примірнику посадової інструкції працівником проставляється ознайомлювальна віза за формою: З інструкцією ознайомлений (підпис, дата).

Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в посадовій інструкції правилами поновлюють щорічно.

Перші примірники посадових інструкцій зберігають у справі (зазвичай у відділі кадрів установи), копії — в керівника служби і на кожному робочому місці.

Основні вимоги до створення посадових інструкцій

Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основних виконуваних працівником функцій, а його обов’язки є сукупністю певних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція повинна дати чітке уявлення про те, чим робота відрізняється від усіх інших.

Основне призначення цього внутрішнього нормативного документа — дати відповідь на запитання виконавця «Що робити?» перед початком робіт і «Хто винен?» у випадку, коли отриманий результат не збігся з очікуваним.

Структура посадової інструкції

Текст документа містить такі обов’язкові розділи:

1. Загальні положення.
2. Завдання та обов’язки (або функції).
3. Обов’язки.
4. Права.
5. Відповідальність.

Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що відтворюють:

• знання та вміння працівника;
• кваліфікаційні вимоги;
• взаємовідносини (зв’язки) за посадою.

Загальні положення фіксують назву посади, відділ, підрозділ, порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто підпорядкування, та кількість безпосередніх підлеглих (якщо такі є).

Підпорядкованість працівника подають згідно зі схемою організаційної структури із зазначенням конкретного структурного підрозділу і керівника вищого рівня. Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної конкретної організації, виклад уніфікований, побудований за однією схемою, як у всіх відповідних організаційних документах.

Завдання та обов’язки повинні дати точне, стисле і недеталізоване пояснення таких запитань:

• чому існує ця посада, іншими словами, в чому її мета;
• чому ця посада і ця робота існують в організації;
• яким цілям організації відповідає ця посада;
• що для цього повинен робити працівник.

Посадові обов’язки подають у формі переліку, що показує, чого повинен досягти робітник разом із групою підлеглих із погляду кінцевих результатів. Наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи є критерієм детально створеного переліку основних обов’язків. Під час встановлення видів робіт слід орієнтуватися на їхні організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).

Розглянемо, наприклад, структуру визначення обов’язку інспектора відділу кадрів: «Оформлює приймання, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства». Тут:

• дієслово: «оформлює»;
• функція: «приймання, переведення і звільнення»;
• кінцеві результати: «документування управління кадрами та облік особового складу». Контролювати цю функцію в організації може начальник відділу кадрів (помічник керівника з персоналу тощо). Функція та кінцеві результати залишаються незмінними, тоді як ключове дієслово набуває інших юридично-правових ознак (керує, контролює тощо).

Формулювання обов’язків має передбачати методи оцінювання (виконано/не виконано, забезпечено/не забезпечено, реалізовано/нереалізовано тощо). Критерієм правильно сформульованих обов’язків є зафіксування того,«що повинен робити працівник», а не «як». Їх поділяють на пункти таким чином, щоб:

• виокремити дію, яка спрямована на кінцевий результат; причому, кожне визначення обов’язку закінчувалося чітким кінцевим результатом;
• декілька кінцевих результатів не об’єднувалися в один пункт;
• жоден із елементів кінцевого результату не поділявся на декілька пунктів;
• кожне формулювання залишалося незмінним, тобто перебувало «поза часом» (якщо не змінюється суть роботи, посадові обов’язки залишаються чинними тривалий час). Перелік основних обов’язків для добре структурованої роботи звичайно містить від п’яти до десяти визначень.

Основні посадові обов’язки можуть бути подані у вигляді карти функціональних обов’язків. Наповнення карти функціональних обов’язків здійснюється двома шляхами: створенням методики експертної оцінки (див. табл.) та методики карти робочого дня (додаток 2).

Методика експертної оцінки

Посадові обов’язки	Термін виконання, %	Функціональні зв’язки
		вхідні інформаційні потоки	вихідні інформаційні потоки

Додаток 2 Методика карти робочого дня Ця методика потребує більших зусиль і витрат для упорядкування карти функціональних обов’язків, але ефективність від її використання також збільшується. Методика карти робочого дня передбачає таку послідовність робіт з її заповнення: Формування робочої команди; Робоча команда спільно зі спеціалістами підрозділу структурують види робіт за однойменними категоріями співробітників; Проведення хронометражу робочого часу, фіксація тривалості окремих видів робіт із вхідними/вихідними потоками інформації; Фіксація результатів хронометражу робочого часу за кожною категорією співробітників у підрозділі.

У цьому випадку нормативи витрати часу на вирішення поставлених перед співробітником завдань визначаються шляхом експертного опитування спеціалістів про витрати праці і терміни виконання завдань у разі, якщо відсутні типові норми часу.

Слід зазначити, що використання карти функціональних обов’язків як інноваційної технології дає можливість ефективно й обґрунтовано керувати усіма видами діяльності, а отже, оптимізувати процес управління.

Розділ «Права» встановлює перелік повноважень працівника, що забезпечують реалізацію покладених на нього функціональних обов’язків.

Повноваження характеризують можливість використання різноманітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про структурний підрозділ.

Розділ «Відповідальність» визначає персональну відповідальність працівника за своєчасне і якісне виконання функціональних обов’язків з урахуванням чинного трудового законодавства.

Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних обов’язків здійснюється керівником працівника із застосуванням у разі потреби таких форм впливу:

• заходи адміністративного впливу, що здійснюються адміністрацією організації відповідно до Цивільного кодексу і типових правил внутрішнього розпорядку;
• заходи матеріального впливу, основною формою яких є зміна посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення премії відповідно до чинного положення про оплату праці.

Додаткове наповнення посадової інструкції

Розділ «Необхідні знання і досвід» містить перелік знань та вмінь, які необхідні працівнику для виконання роботи.

Кваліфікаційні вимоги охоплюють вимоги до теоретичних знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення кваліфікації, курси бухгалтера або знання комп’ютера) та досвіду роботи на відповідній посаді.

Там, де це доречно, доцільно вказувати і практичні навички (наприклад, навички машинопису, стенографії, складання та оформлення ОРД). Для ефективного виконання посадових обов’язків часом потрібні спеціальні особисті навички, пов’язані з умінням чемно спілкуватися по телефону або складати посадові інструкції тощо.

Додатковий (спеціальний) досвід визначається як час, витрачений на конкретну функцію або діяльність, наприклад:
Старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше двох років.

Розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» містить перелік функціональних зв’язків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управління і штатним розписом (при недостатності перерахованих джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).

У розділі «Заохочення» вказано форми матеріального і морального заохочення за своєчасне і якісне виконання працівником покладених на нього завдань: форми морального заохочення, наприклад, — оголосити подяку; форми матеріального заохочення, наприклад, — збільшити посадовий оклад, змінити винагороду за результат, преміювати, надати безпроцентний кредит.

Ми пропонуємо вашій увазі рекомендовану форму посадової інструкції помічника керівника з основних питань діяльності, яку може бути змінено, доповнено, або, навпаки, скорочено залежно від структурної організації установи та специфіки її діяльності (додаток 3).

Додаток 3 Примірна форма посадової інструкції помічника керівника з основних питань діяльності (НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА) (із зазначенням її організаційно-правової форми) ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ «___» ___________ 20___ р. № _____ помічника директора (керівника підприємства, установи, організації) з основних питань діяльності ЗАТВЕРДЖУЮ Директор (або інша посадова особа, уповноважена затверджувати посадову інструкцію)      (підпис)            (ініціали, прізвище)      «___» ___________ 20___ р. 1. Загальні положення 1.1. Помічника директора з основних питань діяльності належить до категорії «Фахівці», приймається на роботу та звільняється з неї наказом директора підприємства. 1.2. На посаду помічника директора з основних питань діяльності призначається особа, яка має вищу професійну освіту освітньо-кваліфікаційного рівня спеціаліст без вимог до стажу роботи, або базову вищу професійну освіту освітньо-кваліфікаційного рівня «бакалавр» та досвід роботи не менше ______ років. 1.3. Помічник директора безпосередньо підпорядковується керівнику      (підприємства, організації, структурного підрозділу)     . 1.4. На час відсутності помічника директора його обов’язки виконує заступник, призначений у встановленому порядку, на якого покладено повну відповідальність за належне виконання посадових обов’язків. 1.5. У своїй діяльності помічник директора керується: нормативними документами з питань виконуваної роботи; методичними матеріалами з відповідних питань діяльності; статутом підприємства; правилами трудового розпорядку; наказами та розпорядженнями директора підприємства (безпосереднього керівника); цією посадовою інструкцією. 1.6. Помічник керівника повинен знати: постанови, розпорядження накази та інші керівні матеріали та нормативні документи, які стосуються діяльності підприємства та організації діловодства; структуру і керівний склад підприємства та його структурних підрозділів; організацію діловодства; технологію оформлення та обробки документів; архівну справу; машинопис; правила користування приймально-переговорним обладнанням; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; правила складання та оформлювання службових листів з використанням типових форм; основи етики та естетики; правила ділового спілкування; правила експлуатації електронно-обчислювальної техніки; основні положення адміністративного права та законодавство про працю України; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила та норми охорони праці. 2. Функції Помічник керівника з питань основної діяльності виконує такі функції: 2.1. Здійснення комплексу робіт з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. 2.2. Організація діловодства, обліку доручень, які вимагають контролю за їхнім виконанням. 2. 3. Організація прийому відвідувачів. 3. Посадові обов’язки Для виконання покладених на нього функцій помічник директора підприємства зобов’язаний: 3.1. Здійснювати роботу з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. 3.2. Приймати вхідну кореспонденцію, що надходить для розгляду керівника, передавати її згідно з прийнятими рішеннями в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. 3.3. Організовувати діловодство, виконувати різні технологічні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації для підготовки та прийняття рішень. 3.4. Приймати документи на підпис керівникові підприємства. 3.5. Готувати документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. 3.6. Слідкувати за своєчасним розглядом та поданням структурними підрозділами і конкретними виконавцями документів, які перебувають на виконанні, перевіряти їхню правильність оформлення підготовлених проектів документів, які передаються керівникові на підпис, забезпечувати їхнє якісне редагування. 3.7. Організовувати проведення телефонних переговорів керівника, записувати за його відсутності одержану інформацію і доводити до його відома відомості про її зміст, передавати і приймати інформацію з допомогою приймально-передавальних пристроїв (телефаксу, телексу, телефону і т. ін.), своєчасно доводити до його відома інформацію, одержану каналами зв’язку. 3.8. За дорученням керівника складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів. 3.9. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збір необхідних матеріалів, інформування учасників про час і місце проведення, порядок денний, їхнє реєстрування), вести і оформлювати проколи засідань і нарад. 3.10. Здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів і розпоряджень, а також за дотриманням строків виконання вказівок і доручень керівника підприємства, взятих на контроль. 3.11. Вести контрольно-реєстраційну картотеку. 3.12. Забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови, які сприяють ефективній роботі. 3.13. Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, або поповнювати банк даних поточною інформацією. 3.14. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. 3.15. Формувати справи згідно із затвердженою номенклатурою справ, забезпечувати їхню схоронність і в установлені строки передавати на архівне зберігання. 3.16. Копіювати документи на персональному ксероксі. 3.17.                                                                                       . 4. Права Помічник керівника має право: 4.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, які стосуються його діяльності. 4.2. Подавати на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення роботи, пов’язаної з обов’язками, які передбачені цією інструкцією. 4.3. Одержувати від керівників структурних підрозділів, спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків. 4.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і прав. 5. Відповідальність Помічник директора несе відповідальність: За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією, в межах, визначених адміністративним, карним і громадянським законодавством України. За завдання матеріального збитку — в межах, визначених трудовим, карним та громадянським законодавством України. Посадову інструкцію розроблено згідно з      (назва, дата і реєстраційний індекс документа)     .   Керівник структурного підрозділу кадрової служби Підпис Ініціал(и), прізвище   ПОГОДЖЕНО Начальник юридичного відділу Підпис   Ініціал(и), прізвище «___» ___________ 20___ р.   З інструкцією ознайомлений:   Підпис   Ініціал(и), прізвище Дата

Практичні поради складачеві внутрішніх нормативних документів

Перевага будь-якого нормативного документа — стислість і зрозумілість. Цілком очевидно, що нечіткий, тобто двозначний або суперечливий документ, просто неможливо виконувати. Користуватися переповненим інформацією документом незручно, у ньому важко орієнтуватися, збільшується ймовірність пропустити що-небудь важливе, існує можливість виникнення несумісних або двозначних положень. А тому організаційний документ повинен містити якомога простіші і зрозуміліші пропозиції.

Усі розділи, (пункти) несуть однакове смислове навантаження, немає необхідності виокремлювати один чи кілька з-поміж них.

Усі внутрішні нормативні документи мають конкретне спрямування.

Увага! Складніші та відповідальні функції в організації виконують висококваліфіковані фахівці, відповідно, вони не мають потреби в довгих, докладних роз’ясненнях. Для співробітників достатньо чітко сформулювати мету їхніх дій, а способи виконання вони оберуть самі, обсяг же документа зменшиться щонайменше в півтора рази.

Визначення мети і завдання (організації, структурного підрозділу, служби) — важлива складова нормативного документа. Якщо загальні і прикінцеві положення уніфіковані, то формулювати мету слід, чітко усвідомлюючи цілі установи загалом. Золоте правило успіху — «Знай, чого хочеш!»

Правильно сформульована мета містить положення одного рівня. Другорядних, побічних, неузгоджених або суперечливих цілей у ній не повинно бути. Мета — стратегія розвитку підприємства, «напрям подальшого руху», вона може бути навіть декларативною, певною мірою недосяжною. На відміну від мети, завдання повинні бути реальними, більше того, вимірюваними, тобто містити докази успішної роботи, про які звітуватиме виконавець.

Пам’ятайте: формулюючи завдання, водночас передбачаємо форму звітності.

Кожній меті може відповідати кілька безпосередніх завдань. А завдання може передбачати досягнення декількох цілей. Проте не існує завдань, котрі не відповідають цілі (цілям).

Розділ «Функції» становить за обсягом близько 60% від усього документа. При правильно сформульованій меті та завданнях труднощів з описом функцій, як правило, не виникає. Слід пам’ятати: завдання та обов’язки співвідносяться так само, як мета і завдання. Функції повинні бути здійсненні, тобто завдання не обхідно сформулювати так, щоб у будь-якій конкретній ситуації на запитання: «Виконане чи ні», можна було відповісти однозначно «так» чи «ні».

Акцентуючи увагу на лінгвістичних особливостях організації тексту цього виду документів, зауважимо: формулюючи мету, завдання, обов’язки, доцільно користуватися однотипними конструкціями: лексичними, граматичними тощо. Текст пишуть від третьої особи однини або множини. Використовуються слова: «повинен», «зобов’язаний», «необхідно», «слід», «забороняється», «не допускається».

Внутрішній нормативний документ повинен бути вичерпним, тобто описувати всі дії, що потрібно здійснити підлеглому. Перевірити це твердження можна за допомогою технологічного прийому, наведеного далі.

З положення про структурний підрозділ (службу) та (чи) положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових і інших відносин з конкретного питання, виписують певні виробничі операції.

Окремо складають список усіх посадових осіб, задіяних у структурному підрозділі (службі), розподіляючи функції відділу між ними.

Перевіряють, чи не залишилось зайвих функцій (незрозуміло, хто має їх виконувати) і чи не вийшло так, що певним посадовим особам не дісталося жодної або дісталося обмаль функцій.

Увага! Система нормативних документів — це цілісний компонент. Положення про структурні підрозділи повинні поєднуватися з положеннями та інструкціями, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання.

На завершення зазначимо: доцільно передбачити поведінку працівника у нестандартних ситуаціях, наділивши його повноваженнями прийняти рішення самостійно або доповісти керівництву про проблему, що виникає.
_____________
¹ Назву Інструкції подано зі змінами у зв’язку з прийняттям Закону України «Про внесення змін до Кодексу законів про працю в Україні» від 24 грудня 1999 р. № 1356-XIV.
² Код професії за КП зазначено вище перед назвою видів робіт.
³ ДСТУ 3017–95 Видання. Основні види. Терміни та визначення. — К.: Держстандарт України, 1995. — С. 15.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»