Находящаяся в распоряжении сотрудников компании библиотека, в которой систематизирована полезная для работы информация, может стать действенным инструментом управления персоналом (особенно в области повышения его профессионального уровня и личностного развития). Конечно, если к вопросу формирования и функционирования библиотеки подойти правильно…

После пятнадцатилетнего перерыва вновь появляется интерес к созданию корпоративных библиотек. С одной стороны, внимание к этой теме обусловлено логикой развития бизнеса: цель корпоративной библиотеки — сэкономить время и средства компании при поиске нужной информации. С усилением конкуренции роль интеллектуального капитала растет, в то же время при постоянной ротации кадров существует реальная угроза утери знаний. Одним из способов достижения стабильности в таких условиях становится информационно-аналитическое обеспечение деятельности организации, трансформация корпоративной библиотеки в информационный центр. Опора на собственную информационную базу дает компаниям возможность проводить маркетинговые исследования, анализировать специфику отрасли и требования рынка, развивать свой персонал. С другой стороны, происходит встречное интенсивное развитие рынков бизнес-информации, бизнес-литературы, бизнес-образования.

Удобные возможности для навигации в море информационных ресурсов, аналитической работы с огромным количеством данных и концентрации знаний появляются именно с созданием или расширением собственных информационных центров или библиотек. Вот почему многие компании и крупные корпорации выделяют это направление как одно из приоритетных в рамках работы по совершенствованию внутренних коммуникаций и развития персонала. Пожалуй, одним из самых показательных примеров является сеть Центров международной торговли (ЦМТ), представленных во всех странах мира, — в стандарт организационной структуры его филиалов обязательно включена библиотека.

Убеждать руководителей компаний в необходимости и полезности корпоративных библиотек уже не нужно, практически все только «за». Однако для того, чтобы «центр знаний» действительно стал инструментом — обучения и развития корпоративной культуры, следует отказаться от широко распространенных иллюзий (из-за которых можно разочароваться в хорошей идее).

Иллюзия первая: корпоративная библиотека — это несколько полок с хорошими книгами. Следует провести их опись, завести читательские формуляры и выдавать литературу сотрудникам по требованию. При таком отношении фонды расширяются, а вот с возвратом книг — проблема. Часто нужную информацию невозможно найти либо оперативно получить, «расползающееся» библиотечное имущество вернуть трудно, в результате энтузиазм и желание заниматься корпоративной библиотекой исчезают.

Иллюзия вторая: корпоративная библиотека — это несколько полок с материалами отраслевых семинаров и конференций, раздаточных материалов с тренингов и семинаров, в которых принимали участие специалисты компании. Действительно, материалы конференций — это стратегически важная информация, отражающая состояние отрасли. Но наряду с прочими трудностями формирования подобной коллекции отметим, что информация (особенно в наукоемких областях) быстро устаревает, поэтому спрос на литературу подобного рода невелик. Что касается раздаточных материалов тренингов и семинаров, то их востребованность ограничена рамками занятий по той или иной теме. Библиотека в таком случае превращается в фикцию.

Иллюзия третья: корпоративная библиотека — это современные базы данных, онлайновый доступ к которым предоставляет сотрудникам компании новые возможности для саморазвития и самосовершенствования.

Электронные базы данных — отличная идея, однако практика работы показала, что без разработки специальной навигации, продуманной организации доступа, наконец, без помощи администратора интерес сотрудников к такому информационному центру компании весьма невысок. Отдача, соответственно, тоже.

Какими же должны быть шаги навстречу настоящей корпоративной библиотеке — эффективному инструменту развития бизнеса? Первый шаг начинается с четкого определения задач. Как эти задачи могут быть сформулированы? Обратимся к примерам и опыту советских времен. В этот период, подзабытый взрослыми и неизвестный молодым работникам, в каждом НИИ, на крупном заводе, в организациях самого разного профиля библиотеки обязательно существовали как отдельные структурные подразделения. Мало того, в одной организации обычно было две библиотеки. Научно-техническая ориентировалась на технологические и управленческие аспекты деятельности, накапливала информацию о состоянии отрасли. В ее фондах хранились общие и отраслевые ГОСТы, СНиПы, патентная, нормативная, договорная документация и т. п. Как правило, работала еще и профсоюзная библиотека, которая помогала организовать досуг (как сказали бы теперь, поддерживала корпоративную культуру организации). В фондах профсоюзной библиотеки были широко представлены художественная литература, литература для досуга и самообразования, методические разработки пропагандистской направленности. К сожалению, в 90-е годы прошлого века в период реформ и конверсии большинство отечественных предприятий сократили финансирование научно-технических библиотек до уровня выживания, а многие профсоюзные библиотеки ликвидировали. Очевидно, логика оптимизации расходных статей бюджета для развития бизнеса требует передачи непрофильных подразделений, таких как досуговая библиотека, на аутсорсинг. Но что касается научно-технической библиотеки, то она компании необходима, поскольку обеспечивает важнейшие процессы: исследовательские, маркетинговые, образовательные.

Поэтому первым шагом при разработке концепции новой или реформирования старой библиотеки должен быть выбор направления деятельности (одного или нескольких). В рамках специализации определяются все основные параметры и принципы дальнейшего функционирования корпоративной библиотеки.

Принятие решения о создании нового информационного подразделения потребует своеобразной «инвентаризации» его функций для предупреждения возможного дублирования их другими отделами. Может оказаться, что отдел маркетинга, служба управления персоналом, департамент обучения уже давно собирают собственные библиотечки. В таком случае необходимо определить, стоит ли создавать библиотеку как новое подразделение, передавая ей часть функций и полномочий имеющихся «малых» библиотек, либо лучше укрепить ту информационно-аналитическую (по сути, «библиотечную») работу, которая уже проводится в функциональных подразделениях, и сделать «микрофонды» отделов доступными для всех сотрудников.

После того как выбор сделан, следует второй шаг: определение основных задач корпоративной библиотеки (информационного центра).

Задача первая (внутренняя): ресурсное обеспечение корпоративной библиотеки, что обычно связывают с комплектацией, предоставлением помещения и укомплектованием штата. Формирование фонда определяется целым рядом факторов. Прежде всего, подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому требуется, чтобы тематическая литература обеспечивала информацией определенные направления работы (например, управленческие процессы, производство, сбыт, повышение конкурентоспособности продуктов или услуг), а не только служила ознакомлению руководства или сотрудников с новинками. Очевидно, составление плана комплектации корпоративного информационного центра требует знания современного книжного рынка и учета его особенностей.

По оценке экспертов, сегодня на рынке специализированных изданий и СМИ сохраняется высокая потребность в профессиональных изданиях, посвященных технологическим аспектам производства, при заметном их дефиците. В то же время рынок до такой степени переполнен профессиональными и популярными изданиями по управлению, что подбор литературы по данному направлению действительно потребует высокой квалификации, поскольку эти книги отражают противоречивые концепции и подходы.

При формировании библиотечного фонда следует обратить внимание не только на традиционные формы — книжные новинки и журналы, но и на электронные источники, базы данных. При этом отметим, что, несмотря на модные «электронные» тенденции, при выборе источников комплектации корпоративного информационного центра нужно учитывать такие показатели, как их достоверность, надежность, оперативность обновления.

К решению задачи ресурсного обеспечения корпоративной библиотеки отнесем также формирование реалистичного бюджета, учитывающего все направления деятельности, а также привлечение квалифицированных специалистов. Выход за рамки одной-двух полок с «информационными сокровищами» потребует введения отдельной должности (или нескольких), разработки «модели» фонда, выбора программного обеспечения для обработки информации и обслуживания посетителей. Расширение штата или перенос ряда функций в режим консультаций (на аутсорсинг) зависит от масштаба деятельности и задач, поставленных перед корпоративной библиотекой.

Как только направления деятельности нового структурного подразделения и принципы его организации будут определены, обязательно возникнет вопрос о кадровом обеспечении. Особенно остро вопрос о квалификации «информационных» специалистов встает перед организациями, впервые приступающими к реализации проекта создания информационно-аналитической службы. Однако нередко проблемы переподготовки кадров возникают и в случае реорганизации уже имеющейся библиотеки.

В нашем обществе до сих пор существует устойчивый стереотип, что информационный поиск, анализ и сервис не требуют специальной квалификации. Нередко на новые вакансии специалистов «по информации» претендуют секретари, референты или делопроизводители (люди с филологическим и другим гуманитарным образованием). Опыт показывает, что такого уровня квалификации, как правило, недостаточно. Для работы в информационном центре сотрудники обязаны владеть специальными знаниями в области отраслевого анализа, современных технологий поиска информации, информационного сервиса. Они должны организовать работу корпоративной библиотеки, поэтому при подборе специалистов следует учесть особенности квалификационных требований и предусмотреть целевую подготовку или переподготовку работников.

Комплектация библиотечных фондов требует колоссальных усилий, но этим работа не ограничивается. Не менее важные задачи информационного центра — поиск, сбор, систематизация и хранение информации, обслуживание посетителей и организация доступа к данным.

Задача вторая (внешняя): информационное обслуживание. В его основе лежит организация системы доступа к информации, определение количественных показателей эффективности труда. Разработка такой системы включает выбор целевых групп, определение очередности и приоритетности в предоставлении информационных сервисов.

Стоит отметить, что система организации доступа к информации всегда неразрывно связана с вопросом обеспечения стратегической безопасности компании. Содержащаяся в корпоративной библиотеке информация является материалом для аналитической деятельности, основой для принятия управленческих решений и организационного развития. Поскольку эти данные могут содержать коммерческую тайну, доступ к ней в полном объеме для внешних пользователей должен быть закрыт, а для сотрудников — ограничен в соответствии с установленным правом доступа.

Хочу обратить внимание на важность «разведения» задач информационного центра на внутреннюю и внешнюю. Прежде всего, это необходимо, чтобы читатели и все заинтересованные специалисты понимали: вопросами комплектации и хранения фонда как такового организация работы библиотеки не исчерпывается. И снова возвращаемся к принципиальному вопросу: пока компания не определит назначение и статус своего информационного центра, говорить о методах его наполнения преждевременно.

Есть еще одна особенность работы корпоративной библиотеки: качество ее функционирования в первую очередь оценивается качеством предоставляемого сервиса. А ставка на сервис требует разработки четких процедур, стандартизации услуг, хорошего технического оснащения. И, конечно же, рабочих рук, усилий, желания.

Для того чтобы полки с книгами превратились в корпоративную библиотеку и работали на результат — повышение конкурентоспособности компании, рост ее активов — потребуется многое продумать и подготовить: определить приоритеты, поставить задачи, сформулировать требования к технологическому, содержательному, организационному наполнению, подготовить персонал… Только в результате реализации комплексного проекта книгохранилище и базы данных компании станут реальным инструментом для бизнеса.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»