Если вы хотите развить в себе личное ощущение времени, избавиться от спешки, изучить приемы, с помощью которых можно сберечь время при встречах, телефонных переговорах, чтении, написании документов, находить время для отдыха и наслаждения жизнью, сделать время своим союзником, а не врагом…
Тогда добро пожаловать на мастер-класс управления ВИП (Временем, Информацией, Пространством)

Ничто в действительности не принадлежит нам, кроме времени, которым мы владеем даже тогда, когда больше ничего не имеем. Бальтазар Грасиан

Мир вокруг нас полон безграничных возможностей. И чтобы не упустить их, необходимо быть собранным в самых разнообразных жизненных ситуациях. Овладев навыками управления временем, научившись организовывать свое пространство и регулировать поток информации, вы сможете стать востребованным специалистом, успешно продвигающимся по карьерной лестнице.

Многие из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят силы и время. В результате рушатся планы, выматывает постоянное пребывание в цейтноте из-за хронической нехватки времени. Мы беремся то за одно, то за другое дело, а в результате получаем несметное количество нерешенных проблем и неизменный стресс. Как же выйти из подобной ситуации?

Для начала попробуйте определить, к какому типу людей вы можете себя отнести. Наверное, вы не раз замечали, что одни люди все успевают, никогда не опаздывают, четко планируют свои дела в зависимости от их приоритетности. Умеют организовать свое рабочее место с максимальным удобством — все нужные для работы принадлежности, документы расположены так, чтобы воспользоваться ими можно было тотчас же по мере необходимости. У таких людей всегда хватает времени и на работу, и на отдых. Другие же находятся в постоянном цейтноте. Пытаясь объять необъятное, ничего не успевают, вечно опаздывают, на рабочем столе среди папок и документов никогда не могут сразу найти нужную бумагу. Отвлекаясь на второстепенные дела, забывают о главных. Им приходится каждый раз оправдываться и объясняться с коллегами и начальством, в коллективе складываются нервозные и натянутые отношения. Пытаясь наверстать упущенное время, они берут работу домой и, соответственно, не могут отдохнуть и отвлечься. Отсюда постоянная усталость, болезни, нервные срывы.

Конечно, представленные характеристики в жизни чаще всего в различной степени сочетаются и переплетаются. Пожалуй, и мы с вами найдем в себе черты и первого, и второго типа людей. Как же определить степень своей организованности или неорганизованности? Проанализируйте свою обычную рабочую неделю. И постарайтесь честно ответить на следующие вопросы:

• Есть ли у вас цели в жизни?
• Планируете ли вы свою еженедельную деятельность с использованием блокнотов, еженедельников?
• Ругаете ли вы себя в случае неисполнения намеченных на неделю или день планов?
• Сможете ли вы в конце дня определить, где, сколько и почему впустую потрачено времени?
• Если вы готовитесь к докладу, учитываете ли, сколько времени займет его изложение?
• Хватает ли вам запланированного времени на решение намеченных вопросов?
• Пытаетесь ли вы для выполнения поставленных задач использовать каждую минуту?
• Всегда ли вы можете найти необходимый телефон в записной книжке?
• Всегда ли вы раскладываете по местам вещи повседневного пользования?

Если хотя бы на три вопроса вы ответили «нет», то вам стоит пересмотреть свое отношение к управлению ВИП и немедленно приступить к занятиям. Ведь неразбериха и неорганизованность прибавляют работы и крадут ваше время.

Развитие персонального ощущения времени

Прежде чем научиться управлять временем, нужно научиться его чувствовать. Время нельзя накопить, свалить в кучу, физически передвинуть, передать. Время необратимо. Это самый ценный наш капитал, расходовать который надо умело.

Шкаф	График работы
Ограниченный объем	Ограниченное время
Доверху набит вещами	Перегружен задачами
Вещи втискиваются в беспорядке	Задачи выполняются хаотично
Невозможно увидеть и оценить содержимое	Невозможно увидеть и оценить то, что нужно сделать
Неэффективное использование как средства организации вещей в пространстве	Неэффективное использование как средства организации времени

Чтобы осознать, что собой представляет время, попробуем представить его образно, придадим ему наглядность. Сравним обычный одежный шкаф и график работы, предположим, на день. И шкаф, и график работы имеют ограничения (первый в объеме, второй во времени). Точно так же как шкаф наполняется вещами, график работы «наполняется» запланированными задачами. Итак, сравним:

Каждая задача имеет свой объем, свои рамки, и расстановка задач в графике напоминает заполнение шкафа вещами. Беспорядок в шкафу и беспорядок в графике по сути одинаковы, следовательно, и наведение порядка в каждом из них — мероприятия схожие.

Вид деятельности	Затраченное время	Процент от общего количества рабочего времени
Подготовка проектов писем
Телефонные разговоры
Объяснение задач персоналу
Поиск нужной информации, документации
Прочие обязанности

Невозможно управлять временем в прошлом. Но можно совершенно объективно оценить, как вы управляли им, и научиться его чувствовать. Для этого нужно немного поработать.

Заведите журнал, в котором будете отмечать, на что потрачено время. Разделите лист бумаги или страницу ежедневника на пятнадцатиминутные интервалы, а в конце каждого часа отмечайте, как его провели.

В конце недели подсчитайте в процентном отношении, сколько времени у вас ушло на приоритетные виды деятельности. Возможно, будете изумлены, обнаружив, как много времени уходит впустую. Но это — стимул к действию. Вы сможете перепланировать свое время, уменьшить его потери.

Цели, задачи, мероприятия

Прежде чем решать, каким образом можно упорядочить затраты времени, как организовать рабочее пространство, использовать поступающую информацию, необходимо четко осознать: зачем это нужно, можно ли оставить все как есть, не задумываясь над тем, куда уходит время?

Обратите внимание, всем известным преуспевающим людям удается столько всего в жизни сделать и при этом оставаться хозяевами положения. В чем загадка такой производительности? Они все успевают, потому что имеют четкое представление о том, чего хотят, к чему стремятся в жизни. И так же ясно видят, как именно этого достичь. Они чувствуют себя счастливыми, потому что сохраняют контроль над временем, чем и обеспечивают достижение своих жизненных целей. Не имея четкого представления о том, куда идете, вы растрачиваете свою жизнь.

По данным зарубежных исследователей, менее трех процентов людей (это в основном преуспевающие бизнесмены) фиксируют на бумаге свои цели, стратегии и подробные планы их достижения.

Давайте помечтаем. Как вы представляете свою жизнь через пять, десять, двадцать лет? Отложите на время ваши заботы о работе, о делах домашних. Посвятите часть своего времени изложению на бумаге своих желаний, даже самых фантастических и сокровенных, касающихся всех аспектов вашей жизни. Например:

• стать заместителем руководителя фирмы по персоналу (HR-директором);
• каждый год отдыхать на Канарах;
• приобрести BMW;
• принять участие в программе «Форт Буайяр»;
• купить квартиру в центре города.

Дайте волю фантазии. Пусть вас не волнует, что некоторые ваши желания кажутся несбыточными. По крайней мере, они укажут вам направление движения.

Далее, превратите каждое из своих желаний в цель. Цель — это какой-то конечный результат или определенное состояние, к которому стремится каждый человек. Запишите по три-четыре цели из разных сфер вашей жизни: работа, семья, жилье, здоровье, отдых и т. п. Причем специалисты рекомендуют вести записи от первого лица в настоящем времени, как бы констатируя уже состоявшееся событие. Например, «Я работаю HR-директором фирмы», «Я зарабатываю две тысячи долларов в месяц».

Важным является еще один аспект — распределение целей по приоритетности. Обозначьте наиболее важные, общие, каждую из которых разбейте на несколько составляющих.

Теперь можно перейти к следующему шагу — определению задач. К примеру, для  овладения профессией HR-директора фирмы задачи можно определить следующим образом:

1. Ознакомиться с должностными обязанностями HR-директора.
2. Повысить свой образовательный уровень.
3. Повысить самооценку.
4. Добиваться повышения по службе каждые два года.

Необходимо помнить, что каждая из целей и задач должна быть конкретной, реальной, а не мифичной; правильно, а не ошибочно поставленной, иметь четкую и ясную формулировку, а также конечную дату реализации.

Далее намечаем мероприятия по выполнению каждой задачи. Например, для  повышения уровня образования, выделяем следующие мероприятия:

• найти информацию об учебных заведениях данного профиля;
• выяснить условия приема, учебы и оплаты;
• сравнить все условия и найти подходящее учебное заведение;
• выбрать форму обучения;
• согласовать с вышестоящим начальством график работы в соответствии с графиком предстоящей учебы;
• подготовить документы и поступить учиться.

Таким образом, все вышеизложенное можно представить в виде следующих рекомендаций:

• решите, что вы действительно хотели бы получить от жизни;
• не бойтесь слишком высоко поднимать планку;
• помните, что сможете достичь многого, двигаясь малыми шагами;
• определитесь с целями и задачами по каждому из аспектов своей жизни.

Пусть ваши задачи будут конкретными, достижимыми и позитивными.

Определите приоритетность своих целей и задач.

Не тратьте время на действия, которые не способствуют реализации ваших целей.

Успешных вам начинаний!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»