Процесс подбора работников имеет свою специфику, однако это не мешает выделить основные его этапы, которые работники службы персонала (департамента управления человеческими ресурсами, отдела кадров и т. д.) или отдельные должностные лица должны по большей части соблюдать.
Сбор информации о кандидатах на вакантную должность
Собирать и анализировать информацию о кандидатах на вакантную должность необходимо для того, чтобы предварительно оценить и отобрать кандидатов по формальным характеристикам, проверить предоставленную ими информацию и гарантировать кадровую безопасность предприятия. Главная цель предварительного оценивания — отсеять кандидатов, не соответствующих минимальным требованиям вакантной должности, что поможет в дальнейшем сэкономить время и силы на подготовку и проведение интервью.
Предварительное оценивание начинается с анализа резюме, изучение которого является первым знакомством с кандидатом. По результатам анализа резюме всех кандидатов можно разделить на три группы:
1-я: кандидаты, имеющие значительные конкурентные преимущества по сравнению с остальными. Таких кандидатов нужно обязательно пригласить на интервью.
2-я: кандидаты, уступающие по уровню конкурентоспособности представителям первой группы. Несмотря на это, их можно пригласить на интервью, если не наберется достаточного количества кандидатов, отнесенных к первой группе.
3-я: кандидаты, не имеющие необходимой квалификации для исполнения обязанностей по должностям, на которые они претендуют. К этой группе нужно отнести и кандидатов, приславших резюме с грамматическими ошибками и опечатками. Кандидатов с наиболее низким уровнем конкурентоспособности не стоит приглашать на интервью.
Резюме может содержать информацию о:
должности, на которую претендует кандидат, его компенсационных ожиданиях;
биографических данных: возраст, пол, место жительства, семейное положение и т. д.;
образовании: основное и дополнительное;
местах работы, занимаемых ранее должностях, датах приема и увольнения;
функциях и обязанностях, которые выполнялись по должностям и местам работы;
достижениях;
индивидуально-личностных характеристиках;
интересах и увлечениях;
представлениях о желаемом месте работы;
возможностях предоставления рекомендаций;
других данных, которые кандидат считает целесообразным привести.
Из этого перечня лишь первые четыре пункта содержат почти все резюме. Следующие три содержат около 2/3 резюме. Остальные пункты не всегда включаются в резюме.
Резюме нужно изучать в направлении снизу вверх, в порядке изложения кандидатом цепи важных событий в учебе и трудовой жизни. Особенно тщательно необходимо анализировать информацию о подготовке и повышении квалификации:
содержит ли резюме данные об уровне образования кандидата;
соответствуют ли данные выдвинутым требованиям;
в какой последовательности получено образование;
в каком учебном заведении, по какой форме обучался кандидат;
соответствуют ли должности, занимаемые кандидатом, полученной профессии;
наличие дополнительного образования;
используется ли дополнительное образование в трудовой деятельности;
периодичность повышения кандидатом квалификации;
соответствует ли тематика семинаров, тренингов, курсов профилю основной деятельности;
владеет ли кандидат исключительными знаниями и навыками;
насколько ценной для предприятия является профессия кандидата и будет ли возрастать ее ценность в будущем.
Анализируя трудовую деятельность кандидата, необходимо акцентировать внимание на следующей информации:
насколько точно описаны функции и обязанности;
насколько широкими или специализированными являются профессиональные интересы;
чем руководствовался кандидат, избирая определенное место работы;
были ли в трудовой жизни кандидата взлеты и падения.
Наряду с данными об опыте работы, уровне образования и другими формальными характеристиками имеет значение форма представления информации, логика изложения, формулировка, грамотность.
По предоставленной кандидатом информации нужно обрисовать его жизненный путь и отыскать важные данные о личностных характеристиках, профессиональных и деловых качествах, мотивах поведения.
Чтобы получить более детальную информацию о каждом кандидате и должным образом ее структурировать, тщательно подготовиться к интервью, специалисты по управлению персоналом разрабатывают стандартные формы (анкеты, оценочные листы и т. д.). Заполненные стандартные формы кандидаты могут направлять по электронной почте, предварительно получив бланки, или же заполнять их на предприятии. Содержание стандартных форм может быть разнообразным, в зависимости от специфики предприятия, вакантной должности, требований, которые выдвигаются к кандидату, политики предприятия в области профессионального подбора. Некоторые предприятия используют стандартные личные листки по учету кадров, но большинство разрабатывает специальные детализированные анкеты (приложение 1).
Кроме стандартных форм, от кандидатов нередко требуют автобиографию. Анализ автобиографии кандидата помогает выяснить:
грамотность и каллиграфичность текста;
словарный запас;
длительность памяти;
умение выделять главное;
умение соблюдать хронологическую последовательность при изложении событий и находить причинно-следственные связи и т. д.
На этапе предварительного оценивания и подбора кандидатов на вакантные должности специалисты по управлению персоналом часто используют телефонное интервью. Оно дает возможность получить первое общее впечатление о кандидате, манере его общения, уточнить информацию, являющуюся важной для определенной должности, но нечетко изложенную в резюме или стандартной форме (анкете). С помощью телефонного интервью можно определить, в какой степени кандидат заинтересован в вакансии, каковы критерии поиска работы и намерения, насколько он готов к личному интервью.
Важной задачей службы персонала является проверка предоставленной кандидатами информации и гарантирование кадровой безопасности компании. Кадровая безопасность нужна для защиты предприятия от проникновения лиц, имеющих связи с криминальными элементами, склонных к хищению, злоупотребляющих алкоголем или наркотиками. Большое значение имеет защита информации относительно продовольственной, маркетинговой, рекламной, инвестиционной, финансовой политики предприятия, его инновационных достижений, клиентской базы данных и т. д. Особенно актуальны эти вопросы при подборе кандидатов на ключевые (стратегические) должности: первого руководителя, его заместителей, помощников, начальников департаментов, управлений, филиалов и других структурных единиц.
Проверяют предоставленную кандидатом информацию работники службы персонала, нередко привлекая к этому и специалистов службы безопасности.
Простейший метод проверки информации — изучение документов. Специалисты по управлению персоналом изучают:
документы об образовании, профессиональном обучении и повышении квалификации (дипломы, аттестаты, справки, свидетельства, сертификаты);
лицензии на право осуществлять конкретные виды профессиональной деятельности;
рекомендации;
трудовую книжку или ее заверенную копию;
военный билет;
паспорт.
Проверка документов дает возможность идентифицировать личность кандидата, сравнить данные в документах с информацией в резюме, анкете или автобиографии.
Информацию о кандидате можно получить от его предыдущих руководителей, коллег, подчиненных. Источником информации являются также клиенты, поставщики и другие деловые партнеры, с которыми контактировал кандидат.
Рекомендации можно получить двумя способами:
кандидаты самостоятельно предоставляют рекомендательные письма (приложение 2);
специалисты по управлению персоналом лично собирают рекомендации.
Содержание, процедуры и применяемые методы оценивания кандидатов варьируют в зависимости от уровня вакантной должности и определенных требований к работнику. Кандидатов на профессии рабочих, выполняющих простейшие, низкоквалифицированные работы, должности технических служащих, в некоторых случаях специалистов подбирают специалисты по управлению персоналом по результатам изучения документов и собеседований. Решение о найме на работу принимает руководитель по рекомендациям специалистов по управлению персоналом. Процедура подбора рабочих на профессии, требующие высокого уровня квалификации, а также на ответственные должности технических служащих и специалистов более сложная и может содержать проведение структурированного интервью и тестирования на профессиональную пригодность. На должности профессионалов и руководителей подбор должен быть более тщательный, с использованием традиционных и нетрадиционных методов оценивания кандидатов. С этой целью данное предприятие может объявить конкурс.
На большинстве предприятий интервью признают основным методом оценивания кандидатов на вакантные должности. Руководство многих ведущих компаний проводит шесть-семь интервью с кандидатами, особенно если это касается ключевых должностей. Результаты оценивания кандидатов в ходе интервью имеют решающее значение для принятия окончательного решения о заполнении вакантной должности кандидатом.
Интервью — основной метод оценивания кандидатов на вакантную должность. Интервью происходит в форме собеседования, во время которого интервьюер (лицо, осуществляющее интервью) определяет, насколько знания, умения, навыки, индивидуальные характеристики кандидата соответствуют требованиям должности, особенностям коллектива и корпоративной культуре предприятия, а кандидат, в свою очередь, оценивает, насколько содержание и сложность работы, компенсационный пакет, атмосфера в коллективе, перспективы профессионального и карьерного роста соответствуют его ожиданиям.
Обратить внимание. Неправильной является позиция специалистов по управлению персоналом и руководителей, рассматривающих интервью как односторонний процесс, главное назначение которого оценить, насколько квалификация и компетенции кандидата соответствуют требованиям вакансии, особенностям коллектива и корпоративной культуры предприятия. Интервью — это всегда двусторонний процесс. Во время интервью кандидат, со своей стороны, определяет, насколько условия труда и его оплата, климат в коллективе, отношения к работникам соответствуют его представлениям о желаемом месте работы, интересно ли ему будет работать, сможет ли он реализовать свой потенциал.
Подготовка к проведению интервью
Структура и содержание интервью зависят от задач, которые необходимо решить во время его проведения. В процессе оценивания кандидатов следует ориентироваться на четкие критерии, учитывающие специфику должности и предприятия, корпоративную культуру, отношения в коллективе, систему ценностей, норм, правил и принципов, соблюдение которых поможет кандидату адаптироваться в новой социальной среде.
Процедура проведения интервью и критерии оценивания должны преследовать цель получения объективной информации о кандидате. Проблема получения объективной информации особенно актуальна. Это связано с тем, что в последнее время публикуется немало учебных материалов для лиц, ищущих работу. Эти материалы содержат рекомендации о том, как кандидатам лучше всего «продать» себя во время интервью. Поэтому для его проведения отдельные предприятия приглашают опытных психологов.
На подготовительном этапе составляется план интервью и перечень вопросов, которые будут заданы кандидату при встрече. Подготовленный перечень вопросов включают в опросный лист, на основании которого разрабатываются специальные формы для регистрации ответов кандидата и личных наблюдений интервьюера. Перечень вопросов должен быть единым для всех кандидатов на вакантную должность, хотя на основании изучения резюме или анкеты в стандартный перечень можно внести дополнительные вопросы. Поэтому на подготовительном этапе необходимо тщательно изучить все документы кандидата. Особое внимание нужно обратить на образование, опыт и направления развития карьеры.
При подготовке к интервью следует ориентироваться на разработанные требования к кандидатам. Важно установить приоритетность компетенций и сосредоточиться на том, как можно выяснить наличие именно ключевых характеристик.
Планируя интервью, необходимо обеспечить комфортные условия для его проведения. Периодическое отвлечение от темы, обсуждаемой в ходе интервью, не способствует установлению положительной атмосферы. В связи с этим стоит попросить секретаря не переключать телефонные звонки и не направлять посетителей или же вывесить табличку с просьбой не беспокоить.
Структура интервью
С целью достичь взаимопонимания между двумя сторонами — интервьюером и кандидатом — интервью должно быть четко структурировано. Приведем основные его этапы.
1-й этап. Установление контакта
На этом этапе важно создать такую атмосферу, чтобы у кандидата создалось положительное впечатление о предприятии. Кандидат должен чувствовать себя уютно, непринужденно, расслабиться, быть спокойным и готовым к конструктивному диалогу. Стоит выйти навстречу кандидату в приемную и провести в кабинет, где будет происходить интервью. С начала контакта интервьюер должен взять инициативу на себя, первым поздороваться, назвать имя и должность, которую он занимает на предприятии. Желательно задавать общие вопросы, не касающиеся вакансии и предприятия.
2-й этап. Презентация предприятия и вакансии
Интервьюеру необходимо изложить следующую информацию:
о предприятии: специфика бизнеса, сколько лет существует на рынке, кто является партнерами и конкурентами, достижения и перспективы развития;
о вакансии: причина возникновения (открытия), должностные обязанности и задачи, которые придется выполнять, перспективы работы на предприятии, кому будет подчиняться, сколько будет иметь подчиненных в случае, если это руководящая должность, информация об ожидаемом компенсационном пакете.
Задачу, которую нужно решить на этом этапе, — заинтересовать кандидата вакансией, работой на предприятии, перспективами и т. д.
Обратить внимание. Ошибки, которые допускаются интервьюерами в процессе презентации:
не учитывают основную задачу — усилить заинтересованность кандидата в вакансии и работе на предприятии;
не предоставляют необходимую информацию.
На данном этапе нужно акцентировать внимание на следующих особенностях поведения кандидата:
насколько внимательно слушает;
какая информация о компании и вакансии его заинтересовала: в каком случае он задает вопросы и о чем они;
посетил ли перед интервью сайт предприятия. Если да, то это будет свидетельствовать о заинтересованности кандидата в предложении.
3-й этап. Ответы кандидата на вопросы
Это основной и наиболее длительный этап. Интервьюер ставит вопросы кандидату и дает задание.
Обратить внимание. Одни и те же характеристики нужно проверять несколько раз, причем через определенные промежутки времени. Полученную от кандидата информацию необходимо зафиксировать. Записанная информация — важный инструмент для оценивания уровня развития у кандидата профессионально значимых компетенций. Не стоит вести подробные записи, поскольку это будет отвлекать и держать в напряжении кандидата. В связи с этим нужно фиксировать лишь ключевые слова и фразы. Следует избегать оценивающих выводов в ходе интервью.
Кандидату можно предложить в течение небольшого промежутка времени (3–5 мин., иногда и одной минуты) рассказать о себе, опыте работы и развитии карьеры. Во время рассказа определяется его самооценка, способность анализировать собственные сильные и слабые стороны, уверенность в себе, коммуникативные навыки, умение заинтересовать, выделить главное, ориентацию на результат, стремление к сотрудничеству, карьерную стратегию, мотивационный профиль, доброжелательность и открытость. Ограниченное время дает возможность оценить не только профессиональные и личностные компетенции, но и стрессоустойчивость и умение работать в условиях дефицита времени.
Типы вопросов, которые можно задавать кандидату в ходе интервью, изложены в таблице 1.
Табл. 1. Типы вопросов, которые задают кандидату во время интервью
Тип вопроса
Особенность использования
Пример
Открытые вопросы
Вопросы, предусматривающие развернутые ответы
Что вы сделали для того, чтобы ваш отдел/ предприятие увеличил прибыли (объемы продаж или услуг, привлек новых клиентов и т. д.)? Расскажите о случае, когда вы не располагали достаточной информацией для достижения поставленной цели. Опишите ситуацию, когда вам пришлось взять на себя ответственность в конфликтной ситуации в группе (или с клиентом). Какие из обязанностей на последней работе вам было наиболее сложно исполнять?
Закрытые вопросы
Вопросы, предусматривающие ответы «да» или нет» или предоставление конкретной информации
Сколько подчиненных подчинялось вам? На какую тему вы писали магистерскую дипломную работу в университете? Принимали ли участие в конференциях? Какой была их тематика? Выступали ли с докладом? На какую тему?
Направленные вопросы
Вопросы, подсказывающие, какой ответ ожидается от кандидата. Дав утвердительный ответ на один из таких вопросов, кандидат должен обосновать его: объяснить, чем привлекает его такая работа, привести примеры, подтверждающие опыт работы в тех или иных условиях
Работа на этой должности очень напряженная. Готовы ли вы к такой работе? Выполнение проекта нуждается в умении работать в команде. Нравится ли вам работать в команде? Выполнение данной работы требует высокой ответственности. Готовы ли вы взять на себя ответственность?
Уточняющие вопросы
Вопросы, помогающие правильно понять собеседника и избежать недоразумений
Насколько я правильно понял, вам нравится самостоятельно принимать решение? Следовательно, вам нравится решать сложные задачи. У меня создалось впечатление, что вам трудно работать в условиях неопределенности.
Метод незаконченных предложений
Кандидату нужно продолжить высказывание
Через два года я хотел бы работать… В отношениях с коллегами (деловыми партнерами) я более всего ценю… Главным критерием выбора поставщика является…
В таблице 2 приведены примеры вопросов, с помощью которых можно выяснить уровень развития у кандидата отдельных компетенций.
Табл. 2. Примеры вопросов, с помощью которых можно выяснить уровень развития у кандидата некоторых компетенций
Компетенция
Вопрос
Уровень самооценки, откровенности и искренности
Назовите свои сильные и слабые стороны. Охарактеризуйте себя как человека.
Мотивационный профиль
Почему вы избрали свою профессию? Почему вы оставили предыдущее место работы? Что вам больше всего нравилось на предыдущем месте работы? Какие из должностных обязанностей на предыдущем месте работы вы выполняли с удовольствием? Что вам необходимо для того, чтобы получать удовольствие от работы?
Карьерная стратегия
Назовите ваши личностные и профессиональные цели. Зачем люди делают карьеру? Если вас заинтересует работа на нашем предприятии, какой вы представляете свою карьеру через год? Через три года?
Профессиональные компетенции
Опишите свой наиболее интересный проект. Назовите несколько ситуаций, в которых вы добились успеха. Почему вы считаете, что сможете исполнять обязанности на данном посту? Какие изменения вы бы сделали на новой должности?
Стремление к профессиональному и личностному росту
Каким образом вы повышаете профессиональную компетентность? Все люди имеют недостатки. Какие черты характера вы хотели бы у себя исправить?
Умение принимать решение
Назовите примеры важных для предприятия решений, которые вам приходилось принимать. Опишите процесс их принятия. Каких результатов достигли? К кому вы обращаетесь за помощью, принимая решение?
Коммуникативные компетенции
Назовите ваши профессиональные связи и контакты, которые будут полезны для нашего предприятия. Вы чаще соглашаетесь или спорите?
Умение планировать работу
Как вы планируете рабочий день (неделю)?
Умение разрешать конфликты
Как разрешаете конфликты?
Отношение к неудачам
Назовите несколько ситуаций, в которых вас постигла неудача? За что вас критиковали на предыдущем месте работы?
Если кандидат отвечает на вопросы четко, откровенно и искренне, он вызывает доверие. Иногда кандидат дает противоречивые и неточные ответы. Сначала говорит одно, потом другое, волнуется, краснеет. Изменение вербального и невербального поведения кандидата может указывать на низкую профессиональную компетентность, недостаток опыта прохождения интервью, неуверенность в себе или низкую стрессоустойчивость. Такое поведение также может быть следствием утаивания определенной информации, неискренности кандидата. Вполне вероятно, что он преувеличивает свои достижения, выдает желаемое за действительное. В таком случае рекомендуется уточнять информацию, вызывающую сомнение, с помощью всевозможных вопросов.
Чтобы получить объективную и достоверную информацию, для интервьюера важно не только уметь задавать вопросы, но и уметь слушать ответы на них. Кандидата нужно поощрять, побуждать к сотрудничеству, настроить на доброжелательный, спокойный, деловой тон разговора, продемонстрировать заинтересованность.
Обратить внимание. Ошибки интервьюера, которые мешают услышать и понять собеседника во время интервью:
постоянно отвлекается;
перебивает кандидата без особых на то причин;
возражает, если с чем-то не согласен;
торопится с выводами.
Для повышения эффективности интервью стоит использовать следующие средства активного слушания:
поощрение кандидата: «да-да», «интересно», «слушаю» и т. д.;
уточнение: «что вы имеете в виду, когда говорите о…?», «что значит…?»;
выдвижение гипотез, помогающих уточнить правильность понимания слов: «если основываться на сказанном вами…», «вы хотите сказать, что…»;
подведение итогов: «следовательно, можно сделать вывод…» и т. д.
4-й этап. Вопрос кандидата
В конце интервью нужно предоставить кандидату возможность задать вопросы. Это поможет выявить интересы и намерения кандидата относительно будущей должности. Наиболее приемлемая ситуация, когда кандидат формулирует небольшое количество вопросов относительно специфики бизнеса и будущей работы, обязанностей и ответственности, отношений в трудовом коллективе, перспектив на должности и т. д.
5-й этап. Завершение интервью
Завершая интервью, можно использовать фразы:
Если у вас нет больше вопросов, благодарим, что откликнулись на наше приглашение.
Наше время исчерпано. Было приятно с вами познакомиться.
Позвольте поблагодарить вас за встречу. Поскольку конкурс продолжается, нам потребуется время для принятия окончательного решения.
На этом этапе следует договориться, как и когда кандидату сообщат о результатах интервью.
Ласкаво просимо
Реклама
