Поиск и подбор сотрудника кадровой службы

Кто такой инспектор отдела кадров и чем он отличается от менеджера по персоналу, в чем различие профилей этих должностей? Какие задачи входят в сферу ответственности данных специалистов? Как правильно подобрать сотрудника кадровой службы? На такую должность нужно искать, прежде всего, ответственного, скрупулезного, грамотного, исполнительного человека. Как это сделать на практике?

В крупной компании в структуре отдела по управлению персоналом выделяются отдельные функциональные направления: кадровое делопроизводство и учет, оценка, мотивация, обучение и пр. Соответственно, в управлении человеческими ресурсами выделяются более узкие специализации: инспектор отдела кадров, специалист по оценке персонала, внутренний тренер, специалист по корпоративной культуре и т. д. В компаниях с небольшим штатом (до 80 человек) выполнение всех необходимых функций входит в обязанности одного человека — менеджера по персоналу (иногда его на западный манер называют «генералист»).

Как понять, какой специалист нужен компании? В должностные обязанности инспектора отдела кадров входит ведение кадрового делопроизводства — в строгом соответствии с нормами действующего КЗоТ. Этот специалист:

взаимодействует с линейными менеджерами, от которых получает информацию, необходимую для корректного оформления документов новоприбывшего сотрудника;
вносит в трудовую книжку соответствующие записи о занимаемой должности, условиях работы и пр.;
контролирует подачу новым сотрудником требуемых документов;
готовит внутренние нормативные документы;
консультирует работников компании по вопросам трудового законодательства;
взаимодействует с сотрудниками государственных учреждений (Пенсионный фонд, центры занятости и др.).

Менеджер по персоналу отвечает за эффективность сотрудников на рабочих местах — начиная с испытательного периода до увольнения. Разграничение сфер ответственности инспектора по кадрам и менеджера по персоналу в средней по размеру компании показано в сводной таблице 1.

Табл. 1. Основные сферы ответственности инспектора отдела кадров и менеджера по персоналу

Должность

Сфера ответственности

Критерии эффективности

Инспектор отдела кадров
Оформление процедуры приема на работу, перевода и увольнения работников Соблюдение норм и требований трудового законодательства

Ведение, учет и хранение документов кадрового делопроизводства

Составление распорядительных документов о приеме, переводе и увольнении работников, внесение записей в трудовые книжки и личные карточки работников (форма № П-2)

Обеспечение выполнения Закона Украины «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» в части трудоустройства необходимого количества инвалидов Соблюдение квоты числа инвалидов, трудоустроенных в компании

Сверка и подсчет страхового стажа работников, оформление и контроль предоставления всех видов отпусков Безошибочность заполнения, соблюдение установленных сроков

Составление государственной статистической отчетности в центры занятости — формы № 3-ПН, 4-ПН (план), 4-ПН (факт), 5-ПН — в установленные сроки

Менеджер по персоналу
Поиск и подбор персонала Закрытие вакансий в установленные сроки; подбор сотрудников, соответствующих заявленным требованиям

Адаптация новых сотрудников Готовность новичков по окончании испытательного срока самостоятельно решать профессиональные задачи, хорошо ориентироваться в бизнес-процессах компании

Сопровождение процедур оценки/аттестации Получение данных о результатах работы сотрудников; своевременное получение всей сопроводительной документации, корректное модерирование встреч «сотрудник — руководитель»

Поддержание положительного эмоционального климата в компании Развитая корпоративная культура, эффективные внутренние коммуникации

Организация обучения и развития персонала в компании Эффективная подготовка сотрудников для решения производственных задач

Если численность персонала в компании не превышает 300 человек, то функцию инспектора отдела кадров, как правило, выполняет по совместительству один из сотрудников (чаще всего — секретарь или бухгалтер). Если работников больше, руководитель инициирует открытие вакансии инспектора по кадрам.

Должность «инспектор отдела кадров» необходима для того, чтобы компания своевременно выполняла все требования действующего законодательства. Это очень важный и ответственный участок работы, потому что несвоевременное выполнение/ невыполнение требований влечет за собой штрафы со стороны контролирующих государственных учреждений, судебные иски от работников и пр.

Поиск и подбор инспектора отдела кадров

Для того чтобы поиск сотрудника на должность инспектора отдела кадров был эффективным, следует сначала дать ответы на принципиальные вопросы — без этого сложно составить перечень требований к должности «инспектор отдела кадров».

1. Нужна ли компании эта должность? Если причина открытия вакансии — создание отдела кадров, то есть зона ответственности специалиста формируется в компании «с нуля», то сотрудник, занимающийся подбором кандидатов должен четко понимать, какие задачи входят в обязанности инспектора. Необходимо также принять во внимание возможные проблемы, которые могут возникнуть у новичка в связи с тем, что ранее этой работой никто не занимался.

Если вакансия открылась после того, как уволился/ был уволен предыдущий сотрудник, нужно обратить внимание на причины его увольнения и учитывать их при подборе нового специалиста. Например, если предполагаются систематические задержки после окончания рабочего дня из-за большого объема работы, нужно выбрать такого сотрудника, для которого это условие приемлемо.

2. Каков должен быть уровень образования кандидата? Главное на этой должности — не столько формальное образование, сколько опыт работы. Часто именно дополнительное образование (курсы, семинары по кадровому делопроизводству) свидетельствуют о профессионализме кандидата больше, чем наличие диплома о высшем образовании.

3. Какими профессиональными компетенциями должен обладать инспектор отдела кадров? Здесь в первую очередь следует отталкиваться от круга типичных для этой должности рабочих задач: понять, какой уровень квалификации позволит специалисту успешно с ними справляться. Для оценки профессионализма кандидата во время первичного интервью с ним можно провести тестирование на знание основных норм трудового законодательства (образец теста см. в приложении 1).

Приложение 1

Ориентировочный тест на знание основных норм трудового законодательства

Вопрос

Правильный ответ

Какие виды трудового договора по срокам заключения предусмотрены трудовым законодательством? С сотрудником может быть заключен трудовой договор:
• бессрочный
• срочный
• на выполнение определенной работы

Необходимо ли издавать приказ при заключении контракта? При заключении всех видов трудового договора издается приказ по личному составу

Каково основное отличие трудового договора от трудового соглашения (договора подряда)? Трудовой договор регламентируется КЗоТ, трудовое соглашение (договор подряда) — Гражданским, Хозяйственным кодексами

Необходимо ли согласие продавца-консультанта при его перемещении из одного магазина в другой, в одной и той же местности для выполнения работ, предусмотренных трудовым договором? Не считается переводом на другую работу и не требуется согласия работника на его перемещение на том же предприятии на другое рабочее место в иное структурное подразделение в той же местности для выполнения работ, предусмотренных трудовым договором

Что такое изменение существенных условий труда? Изменение систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий, смена разрядов и наименований должностей и т. д.

Через какое время после приема на работу сотрудник получает право на использование первого отпуска? Ежегодный основной и дополнительный отпуск полной продолжительности в первый год работы предос-тавляются работникам по окончании шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии

Включается ли в состав рабочего времени перерыв для отдыха и приема пищи? Перерыв для отдыха и приема пищи продолжительностью до двух часов в состав рабочего времени не включается

Имеет ли право работник разорвать трудовой договор по ст. 38 КЗоТ без двухнедельной отработки? Имеет в случае, если увольнение работника обусловлено невозможностью продолжать работу (переезд на новое место проживания, поступление на учебу, прием на работу по конкурсу и другие уважительные причины)

Работников каких категорий можно уволить в связи с утратой доверия? Согласно п. 2 ст. 41 КЗоТ могут быть уволены только те работники, которые непосредственно обслуживают денежные, товарные или культурные ценности

Выплачивается ли компенсация за неиспользованную часть отпуска при увольнении согласно п. 4 ст. 40 КЗоТ? Компенсация за неиспользованную часть отпуска выплачивается

Следует также проверить уровень грамотности и разборчивость почерка кандидата; самый простой способ — предложить человеку письменно перевести небольшой текст с русского на украинский язык.

4. Какими личностными качествами и менеджерскими компетенциями должен обладать инспектор отдела кадров? На этой должности человеку необходимы: ответственность, внимательность, развитые навыки планирования и самоорганизации, скрупулезность, устойчивость к монотонии, обучаемость, мотивированность к работе, лояльность к компании, коммуникабельность, инициативность, гибкость, стрессоустойчивость, позитивное мышление (табл. 2). Высокий уровень развития данных компетенций позволяет специалистам на должности инспекторов отдела кадров успешно работать, быть «на своем месте».

Табл. 2. Личностные качества и менеджерские компетенции инспектора отдела кадров

Качество

Описание

Ответственность
• способность самостоятельно принимать обоснованные решения в сфере своей профессиональной ответственности
• готовность отвечать за результаты и последствия принятых решений и деятельности

Внимательность
• умение выяснить детали и подробности задания
• умение точно, до мельчайших деталей, выполнить поставленную задачу
• наличие навыков самопроверки и самоконтроля (проверка работы на аккуратность и завершенность)

Коммуникабельность
• умение четко и грамотно излагать свои мысли (в устной и письменной форме)
• умение выбирать языковые средства в соответствии с уровнем собеседника
• умение использовать различные каналы коммуникации (телефон, электронная почта и пр.)
• развитые навыки активного слушания
• умение давать и получать обратную связь
• готовность делиться информацией

Инициативность
• стремление сотрудника по личной инициативе сделать больше, чем требуется на его должности, не дожидаясь внешнего воздействия
• внесение предложений по улучшению результатов работы, создание новых возможностей

Гибкость
• способность быстро адаптироваться и эффективно работать в различных ситуациях, с отдельными людьми или группами
• с пониманием относиться к разным точкам зрения на проблему
• легко принимать изменения в организации, новые рабочие требования

Стрессоустойчивость
• способность переносить значительные интеллектуальные, волевые, эмоциональные нагрузки

Позитивное мышление
• склонность к поиску решения проблем — в противоположность фиксации на проблеме

Планирование и самоорганизация
• умение правильно распланировать рабочий день, организовать свою работу таким образом, чтобы все задачи были завершены успешно и точно в срок

Скрупулезность
• точность, внимание к мелочам, чрезвычайная тщательность

Устойчивость к монотонии
• способность выполнять однообразные повторяющиеся действия в течение длительного времени

Обучаемость
• высокая скорость усвоения новой информации, способность отказываться от непродуктивных стереотипов

Мотивированность к работе
• способность проявлять настойчивость и прилагать волевые усилия для достижения требуемого результата

Лояльность к компании
• способность осознанно оценивать цели компании как приоритетные по отношению к индивидуальным целям или профессиональным приоритетам

Составление заявки на подбор

Получив ответы на критически важные вопросы, можно составить заявку на подбор специалиста на данную должность, которая должна содержать полный перечень требований. При подготовке заявки следует собрать всю необходимую информацию:

цель открытия вакансии: круг обязанностей, которые будет выполнять этот специалист, типичные рабочие задачи;
формальные данные: требуемый уровень образования, стаж работы в данной области/ на данной должности;
профессиональные компетенции;
личностные качества, необходимые сотруднику на этой должности;
особенности корпоративной культуры;
сфера персональной ответственности: решения, которые сотрудник должен принимать без предварительного согласования с руководителем;
материальная ответственность;
возможности для обучения;
перспектива профессионального/ карьерного роста.

При формировании заявки не следует забывать и о возможных изменениях. Будут ли меняться задачи сотрудника через полгода/ год? Возможно ли для него карьерное продвижение?

Пример требований для должностей «инспектор отдела кадров» и «начальник отдела кадров» приведен в таблице 3, а бланка заявки — в приложении 2.

Табл. 3. Требования к должности

Должность

Уровень

Требования

Инспектор отдела кадров

Специалист
Обязательно:
1. Опыт работы (два-три года — специалист; более трех лет — опытный специалист)
2. Знание трудового законодательства, соответствующих нормативных документов, умение работать с кадровой документацией (в том числе с использованием специального программного обеспечения)
3. Грамотность (устная, письменная речь), разборчивость почерка (для работы с трудовыми книжками)
4. Необходимый для данной должности уровень менеджерских компетенций

Желательно: высшее образование по специальности «правоведение», «документоведение»

Начальник отдела кадров

Руководитель отдела
Обязательно:
1. Опыт работы более пяти лет (опыт на руководящей должности — от двух лет)
2. Высшее образование по специальности «правоведение»/«документоведение»
3. Знание трудового законодательства и сопутствующей нормативной базы, умение работать с кадровой документацией, с программным обеспечением на уровне эксперта
4. Грамотность письменной речи и разборчивость почерка (для работы с трудовыми книжками)
5. Необходимый для данной должности уровень менеджерских компетенций

Желательно: высшее образование по специальности «правоведение», «документоведение»

Приложение 2

Бланк заявки на подбор персонала

Скачать

Отбор кандидатов

После того как заявка на подбор оформлена и подписана руководителем, начинается активный поиск. Для закрытия вакансии инспектора по кадрам можно использовать различные каналы: размещение объявлений о вакансии на специализированных job-сайтах, рекомендации коллег и знакомых и пр.

Сначала проводится первичный отбор («конкурс») резюме, а затем оценивается соответствие каждого кандидата указанным в заявке требованиям.

Для оценки можно использовать различные способы:

изучение указанных в резюме биографических данных;
профессиональное тестирование;
проверка знания государственного языка (обязательное требование для данной категории сотрудников): перевод небольшого текста с русского на украинский;
поведенческое и кейс-интервью, анализ поведения во время интервью;
тестирование управленческих компетенций (для позиции «начальник отдела кадров»).

Оценить компетентность кандидатов можно уже во время проведения первичного интервью. При подборе инспектора отдела кадров можно использовать различные виды интервью, в том числе:

Интервью по компетенциям (поведенческое или бихевиоральное) позволяет проанализировать реальное поведение человека в различных рабочих ситуациях. Помогает определить уровень развития профессиональных знаний и навыков кандидата.
Структурированное интервью дает возможность выявить мотиваторы, стрессоустойчивость и другие качества — в зависимости от направленности интервью. При его проведении рекрутер опирается на выстроенные в определенном порядке вопросы. Интерпретировать ответы помогает специальный бланк с ключами.
Биографическое интервью позволяет сделать вывод о мотивации, организаторских способностях, особенностях принятия решений, интеллекте, управленческих качествах, эмоциональной стабильности кандидата. Рекрутер расспрашивает потенциального сотрудника о его профессиональном и жизненном опыте, видении им своей дальнейшей карьеры в данной организации. В первой части беседы акцент делается на опыте и достижениях; сведения о работе собираются, как правило, в обратном хронологическом порядке (начиная с последнего места). Во второй части нужно «прозондировать» интересы и устремления кандидата, узнать о его семье. При проведении данного вида интервью следует обращать внимание на то, какой стиль решения рабочих задач предпочитает кандидат, как он привык общаться с коллегами и клиентами.
В ходе кейс-интервью кандидату предлагают реалистичное описание ситуации/ проблемы и просят предложить свое решение. Как правило, кейс-интервью используется при подборе на руководящие должности. Данный вид интервью эффективен при оценке логических способностей, навыков публичного выступления, профессиональных знаний.
Комплексное оценочное интервью поможет определить степень развития ключевых компетенций кандидата, выявить его соответствие вакантной должности. Основные инструменты: проективные вопросы, поведенческое интервью, структурированное интервью, биографическое интервью, кейс-интервью, наблюдение за поведением человека во время встречи, его манерой общения, приемами невербальной коммуникации.

Использование проективных вопросов помогает прояснить отношение кандидата к определенной сфере, выявить движущие мотивы, узнать о его отношении к различным аспектам трудовой деятельности, взаимоотношениях с коллегами и руководителями. Попросив человека закончить «открытые» высказывания типа «Стремиться к успеху — это…», «План нужен для того, чтобы…», «Со мной легко работать, потому что…», интервьюер получит богатый материал для анализа. Желательно обеспечить быстрый темп проведения данной части интервью — это помогает в какой-то степени снизить влияние на ответы фактора «социальная желательность». Первые «пришедшие в голову» варианты ответов, как правило, и раскрывают подлинное отношение человека к затронутой теме.

Для дополнительной оценки личностных качеств можно использовать профессиональные психологические тесты. Например, чтобы спрогнозировать, как новый сотрудник будет работать в команде, рекомендуется провести тест Р. М. Белбина (желательно использовать профессиональный — полный вариант); тест Б. Басса позволяет определить тип личностной направленности (эгоистическая, коллективистская или трудовая).

Приглашая специалиста на работу, обязательно нужно выяснить, готов ли он принять ценности компании — от этого зависит, впишется ли он в корпоративную культуру. Чтобы определить, совпадают ли индивидуальные и корпоративные ценности, можно во время проведения интервью:

задать вопросы о том, что важно для человека в работе, во взаимоотношениях с коллегами и руководителем, в компании и пр.;
попросить описать «работу его мечты»;
узнать, как он отзывается об атмосфере в компаниях, где ранее работал.

Можно задать кандидату, например, такие вопросы:

Какой стиль руководства был принят в компании/ в подразделении, в которых Вы работали? Как это отражалось на Вашей деятельности? На отношениях внутри коллектива?
Какие ценности были приняты на Вашем прежнем месте работы? Как эти ценности проявлялись в отношении к сотрудникам? Какие из этих ценностей Вы лично разделяете? Как это отражается на и вне работы?

Высокий профессионализм инспектора отдела кадров проявляется в умении сочетать трудносочетаемое: ответственность, скрупулезность, внимательность — с умением общаться, выстраивать доверительные отношения с сотрудниками

Даже если на должность инспектора отдела кадров удалось подобрать идеального специалиста, успех трудовой деятельности нового сотрудника и продолжительность его работы в компании во многом будет зависеть от его мотивированности и удовлетворенности. Поэтому еще на этапе отбора следует спрогнозировать:

Что его мотивирует?
Как долго он будет работать в компании?
Какие методы удержания нужно использовать применительно к нему?

При оценке следует учитывать, что в разные периоды жизни человека ведущее значение могут иметь различные факторы мотивации. Это нужно помнить при принятии управленческих решений (в том числе и при приеме нового сотрудника на работу). Например, если ведущая мотивация человека — профессиональный рост и развитие, то целесообразно включать его в различные обучающие программы, расширять сферу ответственности, повышать уровень сложности задач, по результатам обучения — зачислять в кадровый резерв. Соответственно, эти планы стоит обсуждать при ведении переговоров с будущим сотрудником.

Чтобы выявить важные для конкретного работника стимулы, мы используем «Анализ карты мотиваторов» (табл. 4).

Табл. 4. Анализ карты мотиваторов

Мотиватор

Интерпретация

Выводы

Материальные стимулы (зарплата, премии и т. п.)
Слишком сильный интерес к материальному вопросу Человека мотивируют только деньги; крайне желательно сформировать дополнительные мотиваторы, иначе новичек быстро уйдет на новое место, если ему предложат большую зарплату

Материальный фактор практически не имеет значения При потере интереса или субъективных стимулов человек перестает эффективно работать

Соответствие оплаты труда результатам, справедливость начисления премии и пр.
Большое значение имеет не столько сумма вознаграждения, сколько восприятие сотрудником ее справедливости/несправедливости Чтобы материальный стимул по-настоящему мотивировал, сотрудник должен понимать, как он может справедливо заработать повышение зарплаты, премию и т. п.

Оценка, похвала, вознаграждение и т. п.
Значимость внешней референции Работника нужно хвалить и с осторожностью использовать критику, негативную оценку его работы

Карьерные перспективы
Ориентация на карьерный рост Работник эффективен, если он видит в компании перспективы карьерного роста. Нецелесообразно принимать на «тупиковые» должности. Не видя перспектив, может вступить в отношения конкуренции с руководителем

Профессиональное мастерство, развитие
Ориентация на профессиональное развитие Этого человека мотивирует обучение, повышение квалификации; крайне значимо экспертное влияние руководителей

Ориентация на результат
Ориентация на результат важна для человека Работнику подобного типа необходимо ставить завышенную планку, амбициозные цели

Азарт, соревновательность
Для эффективной работы человеку необходимо постоянно сравнивать свои результаты с достижениями коллег Включение сотрудника в те или иные конкурсы, отражение результатов его работы на различных «диаграммах успеха» будут содействовать достижению высоких результатов

Интерес к работе
Необходимо понять, что именно кандидат включает в понятие «интересная работа» Человека мотивирует повышение квалификации, широкий профиль деятельности; при потере интереса — теряет эффективность, малопригоден для рутинной работы

Наделение полномочиями, ответственность, самостоятельность
Заинтересованность сотрудника в самостоятельности на рабочем месте Сотруднику нужна достаточно большая степень свободы в принятии решений; при эффективности его работы целесообразно расширить круг полномочий

Ориентация на личность руководителя
Эффективный работник в связке «ведущий — ведомый» При отсутствии взаимопонимания с руководителем показывает низкие результаты

Отношения в коллективе
Ориентация на отношения Для человека важно «вписаться» в коллектив; лучше всего мотивирует репутация, важность его работы для всей команды

Отношения «на равных»
Амбициозность, слабое умение работать под давлением Возможна слабая управляемость (приемлемое качество только для руководителей высокого уровня)

Самореализация
Интерес к развитию собственных проектов в рамках компании Сотрудник подходит для выполнения творческой работы, будет неэффективен на рутинной

В ходе интервью рекрутер задает вопросы кандидату:

о его жизненных приоритетах на данный момент;
о том, что было бы важно для него на новом месте работы;
почему он меняет работу и т. д.

Высказывания кандидата фиксируются на специальном бланке. После завершения интервью рекрутер «расшифровывает» эту информацию — соотносит записи с приведенными в таблице описаниями мотиваторов. Этот инструмент помогает руководителю подразделения:

1) отобрать подходящего компании специалиста;
2) понять, как можно оказывать влияние на эффективность его деятельности.

Мы считаем данную методику интересной и полезной при оценке кандидатов. Собранная информация помогает выбрать того кандидата, чья мотивация максимально подходит для данной должности.

До принятия решения об окончательном выборе кандидатуры будущего сотрудника рекомендуется также собрать рекомендации с предыдущих мест его работы. Мы считаем, что это важный этап работы по найму, который позволяет подтвердить подлинность информации, полученной от самого человека (особенно в части оценки результатов и качества работы, причин его ухода). Оптимальное количество рекомендаций — две-три. Если получены положительные отзывы, кандидат приглашается на работу.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»