Прием людей на должности, связанные с материальной ответственностью, — задача, требующая от эйчара особого внимания к кандидатам. К счастью, здесь есть обоснованные ограничения, страхующие рекрутера от ошибок...

Сотрудники являются главным ресурсом развития компании, но недобросовестные члены коллектива — это главная угроза ее безопасности. Для обеспечения кадровой безопасности предприятия особое внимание необходимо уделять работникам, которые имеют непосредственное отношение к товарно-материальным ценностям (ТМЦ). Именно они находятся в зоне наибольшего риска, поскольку могут злоупотребить доверием и нанести компании значительный материальный ущерб.

Поэтому подбор работников на должности, связанные с материальной ответственностью, должен быть частью общей системы безопасности предприятия. На всех этапах: поиска, оценки, оформления на работу эйчару (внутреннему рекрутеру) следует работать совместно с сотрудниками корпоративной службы безопасности (СБ). Если в компании нет СБ, ее функции возлагаются на HR-службу и собственника/управляющего.

На предприятии должны быть своевременно и правильно оформлены внутренние нормативные документы, которые в соответствии с требованиями КЗоТ определяют ответственность работника перед администрацией предприятия. Однако этого недостаточно: чтобы предотвратить злоупотребления, следует разработать корпоративную систему материальной ответственности. Такая система должна:

• обеспечивать информационную безопасность;
• оценивать благонадежность кандидатов;
• предвидеть потенциальные угрозы и выявлять факторы, снижающие защищенность компании;
• предотвращать корыстные посягательства на имущество компании;
• обеспечивать контроль за сохранностью ТМЦ;
• предотвращать негативные действия сотрудников;
• гарантировать возмещения причиненного ущерба;
• обеспечивать координацию информационных потоков, связанных с материальной ответственностью сотрудников (кадровый, финансовый, складской, управленческий и т. п. учет);
• способствовать повышению лояльности персонала;
• формировать нужные ценности (честность, открытость, ответственность и т. п.) и соответствующую корпоративную культуру.

Основным документом, регулирующим вопросы материальной ответственности в компаниях, является КЗоТ Украины. Им посвящена целая глава IX «Гарантии при возложении на работников материальной ответственности за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации». Статья 130 КЗоТ определяет случаи, когда работники освобождаются от материальной ответственности. Трудовое законодательство выделяет следующие виды материальной ответственности: ограниченная — предполагает возмещение работником причиненного прямого действительного ущерба в размере, не превышающем его среднемесячный заработок (ст. 132 КЗоТ); случаи ограниченной материальной ответственности описаны в ст. 133; полная — требует от работника возмещения в полном размере (ст. 134). Определение прямого действительного ущерба приводится в постановлении Пленума Верховного суда Украины от 29 декабря 1992 года № 14 «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками». Это утеря, ухудшение или снижение стоимости имущества, необходимость для предприятия осуществить затраты на восстановление, приобретение имущества и прочих ценностей. Типовой договор о полной материальной ответственности приводится в приложении 2 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 года. В приложении 1 к этому постановлению перечислены должности, а также характер работ, требующих регламентации договором о полной действительной материальной ответственности. В случае заключения такого договора с работниками, занимающими другие должности и по поводу других работ, не указанных в перечне, договор не будет иметь юридической силы. Среди нормативных документов, которые определяют ответственность работников, отметим также: Закон Украины от 6 июня 1995 года № 217/95-ВР «Об определении размера ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации расхищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгметаллов, драгоценных камней и валютных ценностей»; Постановление Кабинета Министров Украины от 22 января 1996 года № 116, фиксирующее порядок определения размера ущерба от расхищения, недостачи, уничтожения (повреждения) материальных ценностей; Инструкцию по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, средств и документов и расчетов, утвержденную приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 года № 69.

Система материальной ответственности организации должна включать четыре составляющие:

1. Возникновение права предприятия на имущество/ товар (компетенция руководителей структурных подразделений).
2. Организация кадрового делопроизводства и учета, связанного с материальной ответственностью (компетенция отдела кадров).
3. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей (компетенция руководителей структурных подразделений, отдела кадров).
4. Организация действий администрации при возникновении ущерба (компетенция службы безопасности и юриста; при отсутствии этих служб — HR-подразделения).

Все положения должны быть зафиксированы в соответствующих документах, утверждены и введены в действие приказом руководителя.

Что конкретно может сделать HR-менеджер для обеспечения кадровой безопасности?

1. Включить вопросы, связанные с оценкой благонадежности кандидата, в план стандартного собеседования при трудоустройстве. Это позволит своевременно распознавать «слабые стороны» потенциального сотрудника и оценивать степень риска при принятии этого человека на работу. Во время собеседования рекрутеру следует как можно больше узнать о составе семьи кандидата, о принятых в ней моральных нормах и правилах, о людях, с которыми он сейчас проживает, о его жилищных условиях и т. п.

Эйчара должно насторожить, если кандидат часто меняет место работы. В таком случае будет уместно спросить, с чем связана его «неусидчивость»? Слушая ответ, нужно обратить внимание на четкость изложения и на темп речи: делает ли человек паузы в разговоре, надолго ли задумывается, прежде чем ответить…

Кандидат на должность, связанную с материальной ответственностью, конечно же, в первую очередь должен быть честным. Но не менее важно и такое качество, как стрессоустойчивость. К примеру, кассир на протяжении всего рабочего дня постоянно общается со многими людьми. Если он (она) будет раздражаться из-за действий окружающих, это может не только привести к недовольству клиентов, но и вызвать ошибки, что недопустимо при работе с деньгами.

2. Признавая ценность каждого специалиста, тщательно проверять все предоставленные кандидатом документы, а также правдивость изложения истории его трудовой деятельности. Например, при проверке могут выявиться ограничения, связанные с:

• требованиями законодательства (отсутствие достаточной для данной должности квалификации, непогашенные или неснятые судимости за преступления, лишение приговором суда права занимать должности, связанные с материальной ответственностью и т. д.);
  
  
• повышенным риском (лица, в отношении которых пределы материальной ответственности ограничены судебными органами; лица, имевшие негативные связи — например, судимость, в том числе за хищение имущества, родственные связи с осужденными за экономические преступления и др.).

Кроме обычного набора документов, необходимых в соответствии с законодательством для оформления на работу, настоятельно рекомендую запросить у потенциального сотрудника дополнительные документы: например, расширенную характеристику с последнего места работы (здесь очень важно, чтобы вопросы, связанные с честностью и ответственностью человека, были подкреплены конкретными примерами).

3. Разработать корпоративные регламенты в области безопасности (приказы, положения, правила внутреннего распорядка и т. п.) и контролировать их выполнение. К этой работе обязательно нужно привлекать юристов компании, потому что внутренними документами, которые не имеют юридической силы, нерадивого кладовщика не «запугать»! Чтобы разработать грамотные документы, нужно иметь комплексное представление о видах юридической ответственности, а также знать как, где и когда компания вправе требовать возмещения ущерба, какие документы для этого необходимы, в каких размерах ущерб может быть возмещен.

В области кадрового делопроизводства следует разработать и внедрить:

• Процедуры и правила отбора кандидатов на должности, связанные с материальной ответственностью. В этих вопросах нельзя полагаться только на свою интуицию. Обязательно следует предусмотреть: предоставление заверенных руководством характеристик с предыдущих мест работы и списков членов семьи (с указанием рода занятий/ места работы), а также порядок проверки наличия криминального прошлого.
• Регламент оформления на должность, связанную с материальной ответственностью.
• Регламент получения допуска к ТМЦ.
• Регламент, описывающий действия администрации предприятия в случае отказа работника от подписания договора о полной материальной ответственности.
• Порядок установления и прекращения материальной ответственности.
• Порядок контроля наличия и движения ТМЦ и денежных средств.
• Набор документов, регламентирующих действия администрации в случае выявления ущерба и т. д.

Пример договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведен в приложении.

Приложение ДОГОВОР о полной индивидуальной материальной ответственности Скачать

Чтобы слова «материальная ответственность» не остались пустым звуком, следует совместно с юристами и бухгалтерами разработать и утвердить порядок (процедуры) выявления, оценки и возмещения причиненного ущерба (если он все же имел место). Главное, чтобы все эти правила и процедуры выполнялись последовательно и в полном объеме.

4. Постоянно проводить разъяснительную работу с сотрудниками. Каждый работник должен знать, что злоупотребление служебным положением приводит к крупным неприятностям. Например, в случае совершения кражи ему грозит:

• увольнение;
• полное возмещение потерь предприятия;
• наказание — в зависимости от размеров хищения вплоть до применения статей Уголовного кодекса о конфискации имущества;
• лишение по приговору суда права занимать должности, связанные с материальной ответственностью и т. д.

Наличие юридических документов, процедур и правил — четкий сигнал для сотрудника: «В этой компании со стороны администрации не будет никакого попустительства в вопросах обеспечения сохранности ТМЦ. В ней можно работать только честно!» Отсутствие необходимых документов указывает на то, что таких норм и правил на предприятии нет, либо они часто меняются (что, в принципе, одно и то же).

5. Постоянно наблюдать за процессом работы на местах и своевременно оценивать результаты деятельности сотрудников. «Доверяй, но проверяй» — это нормальный цивилизованный подход к людям, работающим с ТМЦ. В обстановке неясности, ослабления контроля у некоторых возникает соблазн нарушить установленные правила. Но сотрудники никогда не станут покрывать воровство, если работать честно будет выгодно, — в том числе и благодаря неукоснительному выполнению правил материальной ответственности.

Прежде всего, обязательно нужно регулярно проводить инвентаризации, в которых должны принимать участие незаинтересованные лица (например, представители бухгалтерии, директор, представители администрации, службы безопасности). Частота проверок не должна быть привязана к каким-либо дням недели, эйчар может планировать периодичность их проведения (предположим раз в три месяца), но конкретные даты не следует разглашать.

6. Для обеспечения полноценной кадровой безопасности предприятия сотрудники отдела персонала должны постоянно взаимодействовать с руководителями подразделений. Все решения об ограничении (или допуске) к работе с ТМЦ, а также о назначении на должности, связанные с материальной ответственностью, обязательно должны приниматься совместно с линейными менеджерами.

Например, недопустимо, чтобы линейный руководитель «приводил» нового работника без согласования с руководителем отдела кадров. В свою очередь, сотрудники отдела кадров обязаны собрать и предоставить линейному руководителю как можно более полную информацию о будущем работнике. Если в компании есть СБ, ее сотрудников также следует подключить к этой работе.

7. Грамотно организовать все направления работы с персоналом, поскольку уязвимой организацию делает не только отсутствие контроля, но и:

• непродуманная политика в области оплаты труда (в том числе премирования), обучения, планирования карьеры;
• отсутствие порядка увольнения «проворовавшихся»;
• отсутствие необходимых документов;
• размытость ответственности, неопределенность санкций (штрафные, дисциплинарные и т. п.).

Важно сформировать культуру доверия сотрудника к HR-менеджерам, в частности — неукоснительно придерживаться порядочности и честности в трудовых отношениях.

Контроль не станет действенным методом обеспечения безопасности, если не будет подкреплен нормами корпоративной культуры. Если сотрудники не понимают целей и задач предприятия, стоящих лично перед каждым из них целей и задач, а также не имеют возможности реализовывать свои интересы в рамках компании — они не должны работать на должностях, связанных с материальной ответственностью! Если человек приходит в компанию только для того, чтобы обогатиться за ее счет, ждать от него честности не приходится.

С ноября 2009 по февраль 2010 года компания «Эрнст энд Янг» проводила исследование проблем, связанных с мошенничеством на рабочем месте. Всего состоялось 1409 интервью с представителями высшего руководства крупных компаний в 36 странах мира. В первую очередь экспертов интересовало мнение руководителей, которые несут непосредственную ответственность за реализацию мер по противодействию мошенничеству, поэтому руководители отделов внутреннего аудита, юридических отделов и прочих надзорных служб составили более 85% от общего числа респондентов. Членов советов директоров компаний все больше беспокоит личная ответственность за случаи мошенничества, коррупции и подкупа должностных лиц (отметили 76% участников исследования). По мнению опрошенных руководителей, советы директоров их компаний недостаточно хорошо подготовлены к борьбе с новыми рисками, которые возникают по мере возобновления роста бизнеса и связаны с мошенническими действиями и коррупцией. Более всего этот вопрос тревожит членов советов директоров компаний в странах Латинской Америки (95%), Ближнего Востока и Африки (87%), Центральной и Восточной Европы (84%) и в Австралии (81%). По мнению финансовых директоров, руководителей отделов внутреннего аудита, юридических отделов и служб, контролирующих соблюдение законодательных требований, в ряде регионов отмечается существенный рост количества случаев мошенничества. Например, в странах Западной Европы число компаний, зафиксировавших большое количество случаев мошенничества в последние два года, увеличилось с 10 до 21%. Тем не менее, на протяжении прошедших 12 месяцев оценку процедур контроля в области предотвращения мошеннических и коррупционных действий проводили лишь четыре из десяти, а оценку рисков мошенничества — лишь 28% финансовых директоров (в странах Центральной и Восточной Европы — только 18%). Кроме того, исследователи выяснили, что: проводят редко или вообще не проводят процедуры контроля 30% респондентов (Япония — 40%, страны Центральной и Восточной Европы — 38%); по мнению 45% руководителей отделов, контролирующих соблюдение законодательных требований, в ближайшие полтора года большое значение приобретет вопрос защиты данных. В Украине количество компаний, которые за последний год провели оценку и анализ рисков мошенничества, вдвое меньше, чем в других странах (32 и 64% соответственно). Соответственно, при отсутствии адекватной оценки угроз большинство компаний не могут выстроить систему выявления, расследования и противодействия фактам злоупотребления. Хотя отечественный бизнес тратит значительные средства на меры по противодействию мошенничеству (в том числе и обучение персонала), однако количество случаев мошенничества в компаниях Украины почти вдвое (24%) превышает аналогичный показатель в странах Центральной и Восточной Европы (14%).

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»