Особые случаи расчета отпускных на практических примерах

Общий порядок действий при расчете отпускных был рассмотрен в статье «Расчет отпускных: пошаговый алгоритм». Однако на практике довольно часто возникают вопросы в связи с тем, что на расчетный период приходятся «особые случаи», например, больничный работника, выплата премий, простой предприятия и т. д. и т. п. Рассмотрим, как рассчитывать средний заработок и расчетный период в таких ситуациях.

Премии и вознаграждения по итогам года

Премии (за месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев) включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Другими словами, все премии включаются в расчет средней зарплаты в месяце их начисления.

Что касается одноразовых вознаграждений, то здесь отметим следующее. Согласно абз. 2 п. 3 Порядка № 100 одноразовое вознаграждение по итогам работы за год в расчете средней зарплаты для оплаты отпускных учитывается таким образом:

во-первых, вознаграждение должно быть начислено в текущем году за предыдущий календарный год;
во-вторых, вознаграждение участвует в расчете пропорционально отработанному работником в расчетном периоде времени;
в-третьих, сумма вознаграждения участвует в расчете средней заработной платы как 1/12 сумы такого вознаграждения, добавленная к заработку каждого месяца расчетного периода (подробнее смотри материал «Вознаграждение по результатам работы за год: включаем в расчет отпускных правильно»).

Важно! Если вознаграждение по итогам года начислено в текущем году за текущий год, такое вознаграждение не будет учитываться при расчете средней зарплаты для выплаты отпускных (см. письмо Минтруда от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08).

Пример 1. Работник работает на предприятии с 1 июля 2013 года. С 5 мая 2014 года он уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

В расчетном периоде ему были начислены следующие выплаты:

заработная плата в сумме 45 000,00 грн.;
три квартальных премии, каждая по 4500,00 грн. (начислены в сентябре и декабре 2013 года, в марте 2014 года);
премия по итогам 2013 года в размере 2500,00 грн. (начислена в марте 2014 года).

Определим сумму отпускных:

Расчетный период. Поскольку работник отработал на предприятии меньше 12 месяцев, то расчетным периодом для расчета отпускных будет фактическое время работы (с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск), то есть июль 2013 года — апрель 2014 года.
Количество календарных дней в расчетном периоде. В расчетном периоде июль 2013 года — апрель 2014 года 5 праздничных и нерабочих дней, поэтому количество календарных дней будет составлять (31 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30) – 5 = 299 к. дн.
Сумма заработка за расчетный период. Поскольку расчетный период состоит из 10 месяцев, то в сумму заработка будет включаться часть вознаграждения по итогам года в размере 10/12 от полной суммы, а именно: 2500 х 10 / 12 = 2083,33 грн.
Сумма заработка за расчетный период: 45 000,00 + 4500,00 х 3 + 2083,33 = 60 583,33 грн.
Сумма отпускных: (60 583,33 / 299) х 14 = 2836,68 грн.

Больничные выплаты

Согласно абз. 4 п. 3 Порядка № 100 пособие по временной нетрудоспособности учитывается в расчете средней зарплаты для выплаты отпускных. Это касается как оплаты первых пяти дней нетрудоспособности за счет средств работодателя, так и выплаты помощи по временной нетрудоспособности из Фонда соцстрахования, начиная с шестого дня.

Таким образом, если в средний заработок включается вся сумма больничных выплат, то период пребывания работника на больничном будет включаться в расчетный период (см. письмо Минфина и Минтруда от 04.04.2006 № 2300/0/14-06/13-15, 31-18040-02-5/6826).

Пример 2. Работник работает на предприятии с 2009 года. С 5 мая 2014 года он уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Сумма заработной платы за расчетный период составила 67 200,00 грн. С 17 по 28 марта 2014 года работник был на больничном. Сумма начисленных больничных выплат составила 1850,00 грн.

Определим сумму отпускных:

Расчетный период: май 2013 года — апрель 2014 года (поскольку работник проработал на предприятии больше года).
Количество календарных дней в расчетном периоде: 365 – 10 = 355 к. дн.
Сумма заработка за расчетный период: 67 200,00 + 1850,00 = 69 050,00 грн.
Сумма отпускных: (69 050,00 / 355) х 24 = 4668,24 грн.

Пособие по временной нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет будет учитываться в расчетном периоде в зависимости от того, на какой период «затянулась» болезнь ребенка. Так, согласно п. 3 ст. 35 Закона № 2240 пособие выплачивается застрахованному лицу с первого дня за период, в течение которого ребенок по заключению врача нуждается в уходе, но не более чем за 14 календарных дней. Основанием для назначения такой больничной выплаты является выданный листок нетрудоспособности (ст. 51 Закона № 2240). Такое пособие будет включаться в расчет средней зарплаты для выплаты отпускных. И соответственно период пребывания на больничном, подтвержденный листом нетрудоспособности (14 календарных дней), будет включаться в расчетный период.

Если ребенок по истечении 14 дней продолжает болеть, то лицу, осуществляющему уход за больным ребенком, выдается справка по форме № 138/0 до выздоровления ребенка (п. 3.4 Инструкции № 455). Эта справка оплате не подлежит, и, соответственно, за период, на который она выдается, средний заработок не сохраняется.

Напомним, что при расчете средней зарплаты для выплаты отпускных период, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся средний заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). К такому периоду, в частности, относится и период временной нетрудоспособности для ухода за ребенком до 14 лет согласно справке по ф. № 138/0.

Пример 3. Работница уходит в ежегодный отпуск с 12 мая 2014 года на 10 календарных дней. На предприятии она работает с ноября 2012 года. С 3 февраля по 20 февраля 2014 года работница находилась на больничном по уходу за больным ребенком и предоставила больничный лист с 03.02.2014 г по 16.02.2014 г. включительно и справку по форме № 138/0 с 17.02.2014 г. по 20.02.2014 г. включительно. За расчетный период (май 2013 года — апрель 2014 года) ей начислено заработную плату в размере 77 500,00 грн. (в том числе пособие по временной нетрудоспособности за период с 03.02.2014 г по 16.02.2014 г. в размере 2300,00 грн.).

Определим сумму отпускных:

Количество календарных дней в расчетном периоде. Из расчетного периода вычитается 4 календарных дня, в течение которых работница не работала по причине временной нетрудоспособности в связи с уходом за больным ребенком, подтвержденная справкой по форме № 138/0, а также 10 праздничных и нерабочих дней: 365 – 10 – 4 = 351 к. дн.
Сумма отпускных: (77 500,00 / 351) х 10 = 2207,98 грн.

Отпускные за прошлый период, материальная помощь

Согласно абз. 4 п. 3 Порядка № 100 отпускные, начисленные за предыдущий период, участвуют в расчете средней зарплаты для выплаты отпускных.

В свою очередь, пп. «б» п. 4 Порядка № 100 установлено, что материальная помощь, независимо от характера ее выплаты (единоразовая или систематическая), не учитывается при исчислении средней заработной платы для оплаты времени отпусков (дополнительно см. письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05).

Пример 4. Работник работает на предприятии с 2007 года. С 28 апреля 2014 года он уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. В расчетном периоде (апрель 2013 года — март 2014 года) были начислены следующие выплаты:

зарплата — 94 650,00 грн.;
отпускные за период 11.08.2013 г. — 28.08.2013 г. — 2850,00 грн.;
материальная помощь на оздоровление — 3550 грн. (не будет учитываться в средний заработок для выплаты отпускных согласно пп. «б» п. 4 Порядка № 100).

Определим сумму отпускных:

Количество календарных дней в расчетном периоде: 365 – 10 = 355 к. дн.
Сумма отпускных: (94 650,00 + 2850,00) / 355) х 24 = 6591,60 грн.

Простой

Для определения суммы отпускных, когда в расчетном периоде был простой, важно понимать, по вине работника или нет такой простой был вызван.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 113 КЗоТ Украины время простоя не по вине работника оплачивается из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада). При этом период простоя не учитывается в расчетный период. Если на время простоя не по вине работника за ним сохранялся средний заработок, то время простоя также не включается в расчетный период.

А вот время простоя по вине работника согласно ч. 4 ст. 113 КЗоТ Украины не оплачивается (например, по вине работника было выведено из строя оборудование). При этом время простоя включается в расчетный период для расчета отпускных.

Пример 5. Работник работает на предприятии с 2010 года. С 5 мая 2014 года ему предоставлена часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 календарных дней. С 05.02.2014 г. по 17.02.2014 г. работник не работал в связи с простоем по его вине. За расчетный период (май 2013 года — апрель 2014 года) ему было начислено зарплату в размере 45 600,00 грн.

Определим сумму отпускных.

Количество календарных дней в расчетном периоде. Поскольку простой на предприятии был по вине работника, то время простоя включается в расчетный период: 365 – 10 = 355 к. дн.
Сумма отпускных: (45 600 / 355) х 14 = 1798,30 грн.

Пример 6. Работник работает на предприятии с 2008 года. С 28 апреля 2014 года он уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. С 11.11.2013 г. по 20.11.2013 г. работник не работал в связи с простоем на предприятии не по его вине. Период простоя оплачивался в размере 2/3 оклада работника. За расчетный период (апрель 2013 года — март 2014 года) ему было начислено зарплату в размере 51 600,00 грн., и за период простоя с 11 по 20 ноября 2013 года — 1100,00 грн.

Определим сумму отпускных.

Количество календарных дней в расчетном периоде. Поскольку простой на предприятии был не по вине работника, то время простоя исключается из расчетного периода: 365 – 10 – 10 = 345 к. дн.
Расчет суммы отпускных. При расчете отпускных выплаты за время простоя не по вине работника (в нашем примере это 1100,00 грн.) не учитываются. Таким образом, сумма отпускных будет составлять: (51 600 / 345) х 24 = 3589,68 грн.

Наталья Каламайко