Анализ работы — важный подготовительный этап процесса найма персонала. Составив описание работы (профиль должности), линейный руководитель приобретает эффективный практический инструмент, без которого не обойтись и при подборе кадров, и при планировании, и при ранжировании должностей для разработки систем оплаты труда…

Анализ работы (job analysis) — это процесс упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником: определение наиболее существенных характеристик рабочего процесса, его составных частей. Содержание работы описывается через конкретные функции и процедуры, требуемые для ее компетентного выполнения, и содержит характеристики работника (практические навыки, знания, способности, допустимые отклонения и т. д.). Характеристики, касающиеся содержания работы, преимущественно связаны с технологическими аспектами выполнения (обязанности, ответственность, методы выполнения работы и т. д.). Характеристики работника связаны с человеческим поведением, требуемым для успешного выполнения профессиональных задач.

Благодаря этому инструменту менеджер по персоналу и линейный менеджер могут:

• выработать требования к претендентам на вакантную должность, определить критерии отбора;
• установить нормы производительности для каждого конкретного рабочего места;
• спланировать работу на отдельном участке, в структурном подразделении;
• оценить производительность труда подчиненных;
• выстроить систему стимулирования труда и т. д.

С самого начала нужно определить, для чего будет использоваться информация, собранная в процессе анализа: для оценки работы, для подбора кадров или для определения потребности в обучении.

До начала анализа работы нужно описать взаимосвязь работ, определить число автономных работ и точные границы задач, обязанностей и ответственности, входящих в состав каждой работы. Если в подразделении задействовано, например, 100 человек, делающих одну и ту же работу, достаточно один раз провести анализ, а затем — несколько подтверждающих наблюдений. Программа анализа зависит не от общего количества сотрудников, а от общего числа автономных и идентичных работ.

Учитывая важность полученных результатов для руководителей, остановимся более подробно на технологических вопросах проведения анализа работы. Он проводится в три этапа:

1) сбор информации;
2) обработка и анализ полученной информации;
3) описание работы (job description) и разработка документации.

Первый этап — сбор информации. Используются такие методы сбора информации: интервьюирование, анкетирование, наблюдение.

Интервьюирование сотрудников — самый распространенный способ выяснения круга обязанностей и сфер ответственности, характеризующих данную должность. Интервью позволяет получить от работника информацию о его функциях и о тех проблемах, с которыми он сталкивается в процессе выполнения рабочих задач.

При проведении интервью важно:

• точно определить целевую группу — людей, от которых будет получена объективная информация о работе;
• составить план проведения интервью (список вопросов);
• предложить сотруднику проранжировать выполняемые им обязанности по степени важности в порядке убывания;
• проверить полученную от сотрудника информацию, сопоставив данные с ответами его коллег.

Вопросы, которые могут быть использованы при проведении интервью:

• В чем заключается выполняемая Вами работа?
• Каковы Ваши должностные обязанности? За что Вы отвечаете? Что конкретно Вы делаете?
• Какие требования предъявляются к образованию, подготовке, навыкам сотрудников на данной должности? Необходимо ли дополнительное обучение?
• В каких мероприятиях подразделения Вы принимаете участие? За какие результаты отвечаете?
• Какие инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?
• Какая физическая, эмоциональная и интеллектуальная нагрузка требуется на Вашем рабочем месте?

Одним из условий эффективного применения метода интервьюирования при анализе работы является заблаговременное планирование. При подготовке также полезно заранее составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки по основным направлениям деятельности. Например, анализируя работу главного бухгалтера, при выделении этих направлений можно воспользоваться классификацией ключевых участков бухгалтерского учета: основные средства, сырье и материалы, труд и заработная плата и т. д.

Для участия в интервью нужно выбирать хороших специалистов, имеющих опыт работы в данной должности не менее одного года.

Полученную информацию необходимо занести в опросный лист (пример в табл. 1). Затем нужно проанализировать ответы всех интервьюируемых.

Таблица 1. Опросный лист для проведения анализа работы

Ф.И.О. Должность Подразделение 1. Краткое описание должностных обязанностей. Опишите своими словами Ваши основные обязанности. (Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, дайте развернутый ответ в пункте 7). 2. Специальные квалификационные требования. Укажите все разрешения, сертификаты, допуски и т. д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей. 3. Оборудование. Перечислите все оборудование, машины или инструменты, с которыми Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей. № п/п Вид оборудования Среднее количество часов работы в неделю       4. Регулярно выполняемые обязанности. Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, оцените значимость Ваших обязанностей и процент затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно. В случае необходимости приложите дополнительные листы. № п/п Должностные обязанности Значимость Процент затрачиваемого времени       много более 2/3 значительно от 1/3 до 2/3 средне от 1/5 до 1/3 мало менее 1/5 5. Контакты. Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с сотрудниками других департаментов (отделов), внешних организаций. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и их периодичность. № п/п Обязанности, требующие контактов С кем нужно установить контакты Как часто они необходимы?         6. Принятие решений. Пожалуйста, опишите, какие решения Вы регулярно принимаете при выполнении Ваших должностных обязанностей. № п/п Принимаемые решения     Каковы могут быть последствия, если Вы: а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод б) совершите неправильное действие? 7. Ответственность за ведение записей. Перечислите отчеты, базы данных, сводки, справки или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите, для кого эти материалы предназначены. № п/п Материалы От кого поступают Кому предоставляются         8. Управленческие консультации. Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильности направления действий? Часто Иногда Редко Никогда 9. Требования, предъявляемые данной работой. Пожалуйста, укажите, какие, по Вашему мнению, минимальные требования необходимы для того, чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу: № п/п Образование Опыт (количество лет работы по данной специальности и/или в данной должности) Специальное обучение Специальные навыки вид обучения срок обучения             10. Дополнительная информация. Пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при выполнении работы на Вашей должности. Подпись работника _________________ Дата _________________

Анкетирование — опрос сотрудников в письменной форме. С помощью опросных листов можно охватить большую группу людей, затратив при этом относительно немного времени и денег. Однако следует учитывать, что при разработке анкет необходимо формулировать вопросы очень четко и ясно (они должны пониматься однозначно всеми участниками опроса), поскольку анкета, в отличие от интервью, не позволяет задавать уточняющих вопросов.

Наблюдение за рабочим процессом используется преимущественно в тех случаях, когда работа сотрудника состоит из повторяющихся (цикличных) действий. Чаще всего этот метод cбора информации применяется в условиях промышленного производства. За сотрудником, выполняющим повседневные обязанности, ведется наблюдение, данные фиксируются в подготовленном бланке (образец в табл. 2). Такую работу целесообразно проводить несколько раз, в разные периоды времени, чтобы учесть максимальное количество функций, выполняемых работником. Эти наблюдения можно дополнить информацией, полученной с помощью опроса.

Таблица 2. Бланк наблюдения за рабочим процессом

Данные для подготовки описания работы Должность ______________________ Подразделение ______________________ Ф.И.О. работника ______________________ Дата ______________________ I. Описание работы (список наиболее важных и/или регулярных задач) № п/п Важные (регулярные) задачи Периодичность       II. Подотчетен III. Контролирует IV. Обязанности по работе (краткое описание каждой из обязанностей работника, характеристика того, как они выполняются, с указанием необходимого количества времени, отведенного для каждой операции) А. Ежедневные обязанности № п/п Обязанности Характеристики выполнения Необходимое время         Б. Периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д.) № п/п Периодически выполняемые обязанности Периодичность       В. Обязанности, выполняемые нерегулярно № п/п Обязанности Периодичность (ориентировочно) и/или условия

Лучшим подходом при проведении анализа работы является сочетание нескольких методов.

Второй этап — обработка и анализ полученной информации. На этом этапе линейный руководитель и менеджер по персоналу совместно обсуждают всю полученную информацию и анализируют ее. При обработке полученных данных целесообразно использовать статистические методы (например, подсчет в процентном соотношении частоты встречаемости признаков и т. д.). В крупных компаниях для упрощения обработки больших массивов информации, как правило, используются компьютерные социологические программы (например, «ОСА»).

Третий этап — описание работы. Описание работы — это документ, в котором содержится информация о том, какую работу реально выполняет сотрудник, как он это делает, в каких условиях работа выполняется.

Мы предлагаем следующую структуру документа «Описание работы»:

• спецификация работы (ее цель и значимость для организации, главная задача, структура рабочего процесса, вид выполняемых работ, степень сложности, особенности профессиональной деятельности на данном рабочем месте и др.);
• паспорт должности (статус; ответственность, обязанности и полномочия; направления деятельности; функциональные взаимодействия; система оплаты труда, поощрений и взысканий);
• стандарты исполнения (эталоны, нормы профессиональной деятельности работника, которыми он руководствуется при выполнении должностных обязанностей и за соблюдение которых несет ответственность);
• квалификационная карта (набор квалификационных характеристик и требований — образование, опыт, специальные знания и навыки, которыми должен обладать эталонный работник, занимающий эту должность);
• карта компетенций (личностные характеристики человека, его способности к выполнению конкретных функций, ожидаемый (желательный) тип поведения и социальная роль).

Анализ и описание работы используются при определении необходимости найма тех или иных специалистов, а также определить критерии (обязательные и желательные) отбора кандидатов на вакантную должность. Это весьма трудоемкая и кропотливая работа, ее результаты лучше аккумулировать в базе данных. Такая база данных поможет подобрать профессионалов, грамотно составить план обучения, выстроить справедливую систему оплаты труда.

Практическое задание Проведите анализ работы любой выбранной вами должности. Полученные данные занесите в «Опросный лист». Какой метод сбора информации вы использовали? Обоснуйте свой выбор. Как (для каких целей) еще можно использовать результаты анализа и опыта работы?

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»