Каждое корпоративное событие — праздник, презентация, шоу, конференция — должно менять отношение людей. Отношение к компании, партнерам, своей работе, коллегам и т. д. На первый взгляд, все понятно, но часто ли результат соответствует нашим ожиданиям?

К сожалению, в процессе подготовки коллеги-эйчары нередко упускают важнейший этап: определение основной цели мероприятия. Согласитесь, достаточно часто праздник проводится… ну прямо, как у известного по романам А. Дюма мушкетера Портоса, — «просто потому, что проводится!» Как вариант — «да все так проводят», «руководитель приказал», «ну, надо же как-то собраться»… Но не поставив вопрос «зачем?», эйчар не сможет найти эффективного решения — «как?». Посредственный результат: провели «кое-как» или «да как всегда…» оказывает нулевое воздействие, а то и вовсе демотивирует и разочаровывает людей.

Нередко приходится слышать: «компании выбрасывают огромные деньги на праздники». Но наш многолетний опыт свидетельствует: сильные успешные компании никогда не «кутят», а уж если организуют ивент — то исключительно для достижения определенной цели. Причем, и в благополучные, и в «экономные» времена.

Кроме того, есть немало примеров, когда для изменения отношения людей не нужно дорогостоящих технологий, потрясающий эффект вовлечения достигается с помощью вполне доступных «домашних» средств.

При подготовке мероприятия в кризисные времена наиболее разумным решением будет простота — та, что ближе к гениальности. Свои рекомендации по выбору правильного решения на каждом из этапов подготовки праздника мы собрали в таблицу 1.

Табл. 1. Рекомендации по организации мероприятия

Этап подготовки	Неправильно	Правильно
Цель мероприятия	Не определена	Поставлена конкретная бизнес-задача: • укрепление отношений с ключевыми клиентами; • создание условий для неформального общения руководителя с сотрудниками — укрепление командного духа; • укрепление связей между сотрудниками головного офиса и филиалов и т. п.
Выбор зала	Неподходящее помещение: • слишком тесное для большого числа приглашенных (или наоборот просторное, «холодное»); • кричаще роскошное либо неуместно дешевое и т. п.	Строго в соответствии с целью: • для общения с партнерами, клиентами — аренда зала в ресторане, бильярдном клубе; • для общения руководителя с сотрудниками — нарядно украшенный актовый зал или подготовленное к празднику помещение офиса; • для обмена опытом между сотрудниками — просторный кабинет руководителя или холл, в котором создано «открытое пространство» и т. п.
Приглашение участников	• несвоевременное оповещение (менее чем за две недели); • отсутствие пригласительных (оповещение в устной форме); • отсутствие подтверждения явки со стороны приглашенных; • отсутствие рекламы мероприятия (как минимум, внутри компании — размещение новости на корпоративном сайте, информационном стенде и т. д.)	Своевременное оповещение (за две-три недели в письменном виде): • для сотрудников компании — эффектное объявление на информационном стенде (корпоративном сайте); • для гостей компании: партнеров, клиентов, членов семей, прочих приглашенных — открытка (экономный вариант — электронное письмо, но обязательно с праздничным оформлением); • подтверждение присутствия (позволит уточнить список присутствующих, внести соответствующие коррективы в бюджет и уточнить сумму расходов в расчете на одного человека)
Презентация темы обсуждения (праздничного сюжета)	• превращение мероприятия в скучную лекцию (слишком объемные информационные блоки); • не продумана последовательность информационной (презентация), развлекательной (шоу-программа) или развлекательной (дискотека, бальные танцы) частей мероприятия; • затягивание отдельных блоков	• подача информации равномерными компактными блоками, которые перемежаются развлекательными паузами; • постановочное шоу с «корпоративными мотивами»; • подача информации о достижениях компании в форме фильма или слайд-шоу (каждый блок продолжительностью от 3 до 10 мин.)
Угощение	• рассадка за длинными банкетными столами (значительно ограничивает возможность свободного передвижения участников для общения); • излишнее количество алкоголя при недостаточном количестве закусок, предложение крепких спиртных напитков на жаре, в пляжных или походных условиях; • неправильная подача блюд — вынос одновременно большого количества закусок (один раз за вечер), вынос закусок во время торжественной части или представления; • несоответствие меню, стилистики кухни или подачи блюд уровню приглашенной публики	• правильный выбор формата: а) легкий фуршет для партнерской встречи, б) банкет — для создания «семейной» обстановки • пропорциональное соотношение количества закусок, безалкогольных и алкогольных напитков; • подача блюд организована как шоу: анимированная кухня, кухня с учетом стилистики мероприятия; • наличие персонифицированного плана рассадки гостей за столами
Подарки	Несоответствие выбора/цены подарков уровню мероприятия, статусу гостей	Согласно формату мероприятия: • партнерам и клиентам — памятные сувениры; • успешным сотрудникам и активным участникам конкурсов — дипломы победителей и поощрительные призы; • VIP-гостям — эксклюзивные подарки
Подведение итогов мероприятия	Отсутствие критериев итоговой оценки достигнутых результатов	Системный анализ результатов, оценка достижения поставленных целей (в том числе для выявления наиболее действенных методов и применения их в будущем)

Организуя праздничное событие, нужно четко разграничить, будет ли оно предназначаться только для сотрудников компании, либо его целевой аудиторией являются «внешние» участники — партнеры, клиенты, приглашенные гости.

«Внутреннее» мероприятие

Если мероприятие предназначено только для сотрудников (юбилей компании, командные игры, корпоративные пикники и пр.), то основная задача эйчара — работа с коллективом:

• повышение лояльности сотрудников к своей компании и ее руководителям;
• развитие чувства гордости за свою организацию;
• установление партнерских отношений между коллегами (особенно — из разных департаментов, филиалов);
• выражение признания и уважения по отношению к наиболее эффективным сотрудникам.

Сначала следует сформулировать идею или сквозную тему — общую канву, которая поможет организовать общение руководителей с сотрудниками. Что может быть такой идеей? К примеру — укрепление корпоративного духа: сейчас это важно, поскольку люди устали от кризиса и демотивированы падением зарплаты.

Что еще нужно для подготовки? «Дома», прежде всего, необходимо создать доверительную атмосферу, вовлечь людей в совместное действие. Для этого вовсе не обязательно организовывать ролевые игры, костюмированные представления и пр.; главное — создать чувство общности, принадлежности к одной «семье». Не менее важно правильно выбрать площадку, где будет происходить событие: зал не должен разобщать людей. При проведении «камерных» мероприятий не рекомендуется использовать сцену, трибуну, высокий подиум (их лучше задрапировать и размещать там призы, подарки). Гораздо лучше сдвинуть столы полукругом, оставив в центре место для ведущих и выступающих.

Для большинства из нас понятие «счастье» ассоциируется с чувством причастности к большому интересному делу, а не с обладанием определенной суммой денег. Энтузиазм работников повысит признание важности вклада каждого из них в общее дело, ценности труда на благо всех.

Мероприятие с приглашением внешних гостей

Эффективно организовать его гораздо сложнее: многие люди незнакомы между собой, их поведение трудно заранее спрогнозировать. Но и в этом случае начинать следует с определения цели и основных задач мероприятия. Чего мы хотим:

• Познакомить потенциальных клиентов и партнеров со своей компанией?
• Укрепить деловые и человеческие отношения с партнерами?
• Рассказать о своей продукции, ознакомить с новинками?
• Укрепить имидж своей компании (надежность поставок, быстрое решение проблем, гарантии качества, учет потребностей каждого партнера и т. п.)?
• Просто повеселиться вместе?

Определившись с конечной целью, нужно тщательно проанализировать аудиторию: возрастной и профессиональный состав, социальный статус приглашенных и пр. Далее следует продумать, какие технические средства нам понадобятся, какие организационные решения (пример детализации требований для некоторых задач см. в табл. 2).

Табл. 2. Детализация требований для выполнения некоторых задач при организации корпоративного мероприятия

Задачи	Требования
Ознакомить участников с новинками продукции компании	Проектор и экран для презентации
	Выставка с образцами продукции
	Наборы информационных материалов для каждого гостя (компакт-диск, буклет, сувенир с корпоративной символикой, контактная информация и т. п.)
Продемонстрировать успешность компании	Зал представительского класса
	Высокопрофессиональный ведущий
	Присутствие моделей-хостесс в корпоративной форме у входа в зал
	Оригинальные спецэффекты, световое шоу в финале вечера
Установить деловые связи	Деление зала на сектора — по направлениям бизнеса
	Неформальная обстановка, отсутствие громкой музыки, шумных выступлений артистов и пр.
	Фуршет
	Организация викторины или лотереи (дает возможность объявить названия участвующих в мероприятии компаний)
	Обязательное анкетирование всех участников (сбор контактных данных)
Обеспечить коммуникации между участниками после завершения мероприятия	Обработка анкет
	Создание бизнес-сообщества, в рамках которого будет продолжаться сотрудничество
	Установление традиции проведения данного мероприятия с определенной периодичностью

Составив перечень всего необходимого, можно описать общую последовательность проведения мероприятия, а также оценить — сколько времени займет программа и сколько денег потребуется. Продумав несколько вариантов, мы сможем органично «встроить» в сценарий мероприятия все элементы, связав их единым сюжетом. После этого начинаем планировать: составляем список задач, определяем их приоритетность, разрабатываем график подготовки и порядок проведения события.

При организации ивентов с приглашением гостей очень важно сохранять чувство меры. Не следует быть навязчивым: не переусердствуйте с количеством вопросов в анкете, не злоупотребляйте своими логотипами и баннерами. Помните: гость уже оказал вашей компании любезность — нашел время для посещения мероприятия, поэтому постарайтесь предложить ему что-то полезное, значимое или просто интересное: выгодное коммерческое предложение, новые перспективы для сотрудничества, а самое главное — позитивные эмоции. Доверие людей — самое ценное ваше приобретение.
___________
Предыдущую статью Н. Пигулевской «Организация мероприятий при ограниченном бюджете» смотрите здесь.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»