Что скрывать, мы все любим праздники. Так повелось, что с детства, еще задолго до наступления, к примеру, Нового года, каждый из нас испытывал радость от одной только мысли о том, что праздник грядет. Перед сном мы считали оставшиеся дни, и, закрывая глаза, представляли, как исполняются самые заветные желания: под елкой будто по мановению волшебной палочки появляются подарки, приятные неожиданности нас буквально преследуют, а самый-самый волшебный сюрприз ждет в новогоднюю ночь! И предвкушение праздника было не менее волнительным, чем сами торжества.
А потом мы выросли, стали прагматичными деловыми людьми, специалистами, которых ценят на работе… Но детское чувство предвкушения праздника живет в нас, даже когда мы ждем не новогоднего утренника в детском саду, а корпоративной вечеринки...

За саму идею праздника в кругу коллег (в том виде, в котором она реализуется сейчас) мы должны благодарить крупные американские компании: их руководители видели в организации совместного отдыха сотрудников один из действенных способов создания сплоченной команды. В практике менеджмента доказана прямая зависимость результативности работы компании от качества проводящихся досуговых мероприятий. Возможность разделить радостные минуты объединяет людей, повышает собственную значимость. Умение радоваться всем коллективом, создание дружеской атмосферы — залог успеха совместной работы.

На весь мир славятся своим командным духом, не угасающим с окончанием рабочей смены, и знаменитые японские корпорации: их сотрудники каждую пятницу за счет компании посещают клубы, где поют караоке, наслаждаются шедеврами традиционной кулинарии, состязаются в командных играх. Расходы на такое времяпрепровождение оплачивает компания — считается, что таким образом людям удается снимать стресс, повышать работоспособность, поддерживать хорошую физическую и эмоциональную форму. Кто хорошо работает, тот хорошо отдыхает, считают японцы. Приятная новость: все больше отечественных компаний разделяют эту точку зрения.

Рецепт результативного «корпоратива»

В нашей компании корпоративная вечеринка рассматривается как уникальный инструмент управления персоналом. По сложившейся традиции мы отмечаем два праздника: День рождения компании и Новый год. К новогодним торжествам подготовка у нас начинается еще летом. При правильном планировании и организации торжественного мероприятия, длящегося всего два-три часа, рождается творческая энергия, благодаря которой коллектив способен решать серьезные проблемы. Чтобы достичь такого эффекта, проведение праздника нужно рассматривать как отдельный проект, придерживаться определенной последовательности действий при его реализации. Чрезвычайно важна подготовка мероприятия в надлежащий срок. Недопустимо, чтобы праздник заставал сотрудников (а тем более эйчара!) врасплох.

План подготовки корпоративной вечеринки включает:

1. Определение целей мероприятия.
2. Проведение тендера на организацию праздника; по результатам — заключение договора с ивент-агентством.
3. Подбор места проведения (аренда помещения).
4. Написание и утверждение сценария развлекательной программы.
5. Утверждение бюджета мероприятия у руководителя.
6. Планирование организационного сопровождения в день праздника.

Каждый пункт плана содержит несколько подпунктов, в зависимости от ситуации, целей и потребностей компании. Остановимся на этих вопросах более подробно.

Вижу цель — не вижу препятствий

Основополагающие принципы нашей работы отражены в миссии компании, видении, фундаментальных ценностях. Любая корпоративная вечеринка под логотипом компании — это больше, чем просто «торжество по поводу». Каждое мероприятие подобного рода призвано закрепить в сознании сотрудника позитивный имидж нашей компании, поднять корпоративный дух, создать атмосферу творчества в коллективе, объединить работников в единую команду, мотивировать их к достижению новых высот.

Но не следует забывать, что вечеринка готовится для коллектива, для людей, и идея работы не должна заслонять ощущение праздника. Важно суметь грамотно вплести тонкие нити «корпоративного настроя» в ткань сценария праздничного мероприятия.

Кто нам «сделает праздник»?

Еще лет пять назад услуги по организации праздников предоставляли «массовики-затейники» советского образца. Сценарии корпоративных торжеств, написанные этими «деятелями культуры», строились по единому шаблону: официальная часть с долгими докладами, концерт художественной самодеятельности и банкет с большим количеством горячительных напитков.

Сегодня на рынке существует множество ивент-компаний, профессионально занимающихся организацией праздников. Их сотрудники — квалифицированные психологи, педагоги, сценаристы, артисты. Эти компании предлагают полный спектр услуг — от разработки общей концепции мероприятия и подготовки сценария до комплексной организации корпоративной вечеринки. Они сами пригласят артистов, инженеров по свету и звуку, согласуют необходимые документы, предложат несколько вариантов для выбора места проведения праздника. Причем сценарии, написанные специалистами, будут действительно поддерживать на высоте имидж компании-заказчика, а не вызывать (что, к сожалению, случается) чувство неловкости за свою корпорацию.

Вопрос лишь в том, чтобы найти ивент-агентство, работники которого смогли бы прочувствовать и передать характер деятельности компании, ее традиции. Нам это удалось: арт-агентство, которому мы доверяем организацию торжеств, полностью удовлетворяет нашим требованиям. В частности, с помощью его консультантов состоялось грандиозное феерическое шоу «День рождения компании «Май». Главной идеей сценария стала увлекательная «чайная экспедиция» по экзотическим местам, где рождается «Майский чай», причем актерами театрализованного действа стали сами сотрудники. Вклад этого мероприятия в дело укрепления корпоративного духа трудно переоценить! Новогоднюю вечеринку мы планируем организовывать с помощью того же агентства — в высоком качестве его услуг мы полностью уверены.

Место дислокации

При планировании праздничного мероприятия немаловажен выбор места его проведения. Эйчару, ответственному за организацию мероприятия, нужно точно знать общее количество приглашенных, их интересы; социальный статус целевой аудитории. Согласитесь, рядовой менеджер будет неловко себя чувствовать в слишком дорогом ресторане, а руководители высшего звена — в «кислотном» интерьере молодежного ночного клуба.

Выбрав помещение, проконсультируйтесь с организаторами праздника: хватит ли места для выступлений артистов, хорошо ли будет видно сцену всем приглашенным, не возникнут ли проблемы с освещением? Проконтролируйте оснащенность помещения необходимым оборудованием, начиная со светомузыки и заканчивая наличием электрических розеток.

Если вы планируете отметить с коллегами общегосударственный праздник, забронируйте зал заранее (как минимум, за два месяца).

Аплодисменты по сценарию

Творческий полет ивент-менеджеров необходимо контролировать и вовремя направлять их идеи в «корпоративное» русло. Режиссеры подобных мероприятий знают как дважды два: людям интересно смотреть постановки с теми сюжетами, которые касаются именно их жизни, в том числе и работы. Готовый сценарий следует утвердить у руководства компании, чтобы концепция мероприятия совпадала с их видением.

Корпоративные ценности, донесенные до сотрудников в игровой форме, воспринимаются людьми более позитивно и гораздо активнее, поэтому, планируя сюжет, обязательно проинформируйте сценариста о миссии компании, об основных идеях, положенных в основу ее бизнеса.

Привлечение сотрудников к участию в театрализованном шоу, безусловно, повышает интерес коллектива к происходящему на сцене. Но будьте внимательны в распределении ролей: директору и руководителям высокого ранга можно поручить «героические» роли (Король-Лев, Принц, Рыцарь и пр.), а вот играть поросенка Пятачка или ослика Иа лучше все-таки более молодым сотрудникам.

Утром деньги — вечером стулья…

Формирование и утверждение бюджета мероприятия — основной, наиболее ответственный этап в организации корпоративного праздника. Следует заранее тщательно продумать все статьи расходов, посоветоваться со специалистами финансового отдела, изучить рынок ивент-услуг.

Если компания вынуждена экономить, но все же хочет подарить сотрудникам праздник, разумно сократить наиболее значимую часть расходов: отказаться от приглашения звезд эстрады через ивент- или PR-агентство. Если найти контакты с администраторами артистов напрямую, можно существенно сэкономить. Вовсе не обязательно приглашать на корпоративную вечеринку Монсеррат Кабалье или Майкла Джексона, главное, чтобы музыкальное сопровождение вечера было качественным, а выбор приглашенных артистов соотносился с имиджем компании и интересами сотрудников.

В метро в бальном платье

Вопрос доставки гостей и развозки после мероприятия — один из важнейших при организации корпоративного праздника, особенно если речь идет о бале-маскараде или о карнавальной ночи. Коллеги в костюмах зайчиков или пиратов вряд ли захотят воспользоваться услугами общественного транспорта.

Не забудьте провести фото- и видеосъемку мероприятия, чтобы затем раздать сотрудникам снимки или видеодиски. Вручение фотографий после праздника — прекрасный повод собраться всем коллективом или небольшими командами, вспомнить дух соревнований, обменяться впечатлениями, а заодно обсудить рабочие проблемы в непринужденной обстановке.

Как сделать из «корпоратива» сказку

Накануне Нового года многие компании стремятся проявить заботу о коллективе, подарить своим сотрудникам праздник. Что можно посоветовать эйчару, впервые берущемуся за организацию такого мероприятия? Главное — изучить целевую аудиторию. Проведите опрос-анкетирование, в котором каждый сотрудник сможет высказать свои пожелания. Не секрет, что даже в компаниях с развитыми системами внутренних коммуникаций присутствует элемент недоверия некоторых работников к руководству. Чтобы получить объективную оценку предпочтений коллектива, опрос должен быть анонимным.

Определив общую идею корпоративного праздника, следует провести тендер среди ивент-компаний на лучшую концепцию. Необходимо иметь возможность выбора, чтобы сравнить качество и стоимость услуг. После принятия концепции, наиболее соответствующей ожиданиям коллектива, совместно с ивент-менеджером нужно составить детальный сценарный план (желательно, чтобы он уложился в рамки имеющегося бюджета). В приложении приведен пример концепции сценария и сметы к нему.

Приложение Концепция сценария «В Новый год вокруг света» для корпоративной вечеринки Идея мероприятия: Новый год — это праздник, отмечаемый во всем мире. Хотя новогодний вечер ассоциируется с ужином в семейном кругу, дух Нового года также включает элемент сказочности, ожидания исполнения заветных желаний. Новогоднюю ночь можно провести на Гавайях, или в роскошном дворце восточного правителя, или на антарктической станции. Отмечают этот день в разных странах по-разному, и если совершить кругосветное путешествие по всей планете, то можно узнать о праздничных обычаях, которые заметно отличаются от привычных в наших широтах. Разнообразие новогодних традиций народов мира — «стержень» программы корпоративной вечеринки. В фойе гостей встречают персонажи — символы праздника: Дед Мороз, Санта-Клаус, негритянский вождь в новогоднем одеянии, индейский бог начала года и пр. Концертная программа составлена так, как будто участники путешествуют из одной страны в другую. Например: чукотские или финские пляски, тайская борьба, восточные танцы, украинские колядки, выступление индийского факира, японских барабанщиков, австралийских аборигенов с тамтамами, ковбоев, играющих на банджо, танцоров самбы и т. д. Розыгрыши, конкурсы и аттракционы должны быть стилизованы под игры и развлечения народов мира. Зал следует оформить в стиле «фьюжн»: элементы национальной символики составляют единый интернациональный узор. Меню: национальные кухни мира, кухня-фьюжн. Призы: тематические сувениры гостям — индийские платки, японские веера, китайские вазочки, ковбойские шляпы, индейские пончо, национальные напитки, видеокассеты с записями программ канала Discovery. Смета расходов: Услуги Кол-во Единицы измерения Сумма Аренда заведения (ресторан)       Разработка дизайна афиши, пригласительного билета, дипломов, открыток, лотерейных жетонов       Заказ тематических футболок       Печать пригласительных билетов       Печать открыток       Печать афиш, дипломов, лотерейных жетонов       Печать наклеек с логотипом компании на подарочные компакт-диски       Оформление подиума и декораций для сцены       Декоративное оформление зала       Аренда комплекта звукового оборудования       Заказ трехметровых гирлянд из гелевых шаров с логотипом компании       Заказ костюмов для сотрудников       Прокат реквизита, бутафории       Закупка пиротехники       Закупка призов       Наем танцевального коллектива       Наем рок-группы «Африкана»       Наем технического персонала (мастер по свету, звукорежиссер, диджей)       Наем ведущего (команда КВН «Клеши и калоши»)       Наем Дедов Морозов, Снегурочек       Выступление тайских борцов       Выступление театра огня «Факел»       Работа фотографов       Проведение видеозаписи       Аренда проекционного экрана 3х4 м, проектора, ноутбука; видеосъемка       Непредвиденные расходы       Заказ корпоративного торта       Оплата обеда для артистов       Оплата транспортных расходов для артистов       Разработка сценария       Наем режиссерской группы для спектаклей       Организация и проведение праздника — ИТОГО:

Проверять качество подготовительных мероприятий к празднику необходимо так же, как и работу любого другого подрядчика вашей компании. Мнения о том, какие шутки допустимы, у руководителя организации и у сценариста не всегда могут совпадать, но поскольку ответственность за организацию шоу несет эйчар, нужно быть бдительным.

И вот наступает время «после бала»: сотрудники снова вернулись к своим обязанностям, фотографии вечеринки заняли места на офисных столах и в альбомах. В коридорах и кабинетах все как будто по-старому, идет обычный рабочий процесс… Однако если вы каждое утро с удовольствием идете на работу и думаете, как вам повезло с местом работы, с какими замечательными людьми вы общаетесь, а последующие полгода с улыбкой вспоминаете, как вместе с коллегами из смежного отдела перетягивали канат или плясали польку в маскарадных костюмах — значит, корпоративная вечеринка удалась!

К организации неформальных мероприятий следует относиться с предельной ответственностью, ведь настроение, созданное праздником, напрямую влияет на микроклимат в коллективе, на трудовой оптимизм ваших сотрудников, на их веру в перспективы того дела, которым они занимаются.

Но быть ответственным вовсе не означает быть скучным! Смелые идеи и нетривиальные решения делают корпоративные мероприятия незабываемыми и результативными, поэтому не бойтесь экспериментировать. И удачных вам праздников!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»