Обеспечение безопасности компании в случае увольнения сотрудника

Процедура увольнения работников должна проводиться таким образом, чтобы человек, прекращающий трудовые отношения с компанией, не оказался источником угрозы для ее безопасности. Расставаться с бывшим сотрудником «без обид» нужно уметь. Одна из составляющих этого умения — деятельность службы безопасности (СБ) компании.

Завершая цикл статей* о работе СБ с персоналом компании, отметим важность процедуры увольнения сотрудников. Трудно переоценить значение организации этого процесса, который включает в себя учет всех законодательных норм и психологических особенностей личности. Профессиональная работа СБ предотвратит нанесение экономического ущерба и утечку информации.

Совместно с отделом кадров и руководителями структурных подразделений СБ должна принимать участие в выработке регламента увольнения с учетом законодательства Украины. Разработка такой процедуры и выполнение всех ее требований позволит обеспечить безопасность коммерческих структур от недобросовестных действий со стороны сотрудников, решивших по тем или иным причинам прекратить трудовые отношения с компанией, а также тех, чья деятельность перестала соответствовать требованиям рабочего места.

Как показывает практика, умение понимать любого сотрудника компании — важная составляющая профессионализма руководителя, особенно высшего уровня. К сожалению, некоторые ответственные лица порой не придают значения чувствам и переживаниям увольняющихся или попадающих под сокращение работников. Невнимание к их потребностям, незнание психологических особенностей членов коллектива зачастую влекут за собой серьезные проблемы, такие как нанесение экономического и материального ущерба, потеря имиджа компании, утечка информации, составляющей коммерческую тайну.

Очень важно задействовать в процессе увольнения возможности СБ. Работники этой службы, зная организационную структуру компании, ключевые подразделения, в которых сосредоточены материальные ценности и сведения, составляющие коммерческую тайну, обязаны предусмотреть, что можно ожидать от того или иного сотрудника в любой ситуации, в том числе и при увольнении.

Согласно нормам КЗоТ Украины причиной увольнения может быть:

собственное желание сотрудника;
инициатива (вследствие различных причин) руководства компании;
сокращение штатов и др.

Если сотрудники не удовлетворены оплатой или условиями труда, они могут начать поиски нового места работы, что заметно по ряду признаков, на которые сотрудники СБ, работая с персоналом, должны обратить внимание:

сотрудники чаще отпрашиваются под предлогом решения каких-либо личных проблем;
проявляют меньшую заинтересованность в работе, небрежны при выполнении профессиональных обязанностей (чего ранее не отмечалось);
в общении с коллегами становятся менее откровенными, чем обычно, или наоборот — начинают резко негативно и открыто высказываться о неудовлетворительной организации работы в компании, о руководстве и т. д.;
проявляют неестественность при разговоре по телефону, т. е. при нахождении в кабинете других сотрудников испытывают неловкость; после получения сигнала на мобильный телефон выходят из кабинета для продолжения разговора и т. д.

Такое поведение должно отмечаться сотрудниками СБ. Получив подтверждение через доверенных лиц и в личных беседах, что работник собирается уволиться, СБ обязана усилить контроль за его работой по договорам, конфиденциальной и коммерческой информацией, с материальными ценностями. При этом необходимо:

изучить текущую дебиторскую задолженность в бухгалтерии по договорам, с которыми работает сотрудник, убедиться, что условия договоров выполняются;
в секретариате, канцелярии проверить наличие конфиденциальных и других документов, с которыми он работал или работает;
в бухгалтерии получить сведения о числящихся за ним материальных ценностях и, используя легенду, выборочно проверить их наличие.

В случае, если сотрудник подал заявление об увольнении, СБ обязана через руководителя структурного подразделения, доверенных лиц проконтролировать выполнение процедуры передачи дел и документов, а главное — не допустить нанесения материального ущерба, уничтожения рабочих документов и информационных материалов.

Порядок сдачи дел и увольнения сотрудника в компании регламентируется соответствующими нормативными документами. Руководитель структурного подразделения своим распоряжением назначает ответственных за прием документов и материальных ценностей. При увольнении сотрудник должен в обязательном порядке:

передать или сдать документы, находящиеся в работе (договора, документы, содержащие конфиденциальную, коммерческую информацию и др.);
сдать материальные ценности;
привести в порядок и передать рабочие документы и информационные материалы;
сдать удостоверение, пропуск и т. п.

Как показывает практика, наиболее травмирующая сотрудника ситуация — увольнение по инициативе руководства или в связи с сокращением штатов.
Специалисты по управлению персоналом рекомендуют: каковы бы ни были причины увольнения, человек должен покидать компанию без чувства обиды, раздражения и жажды мести. В этом случае можно рассчитывать на то, что увольняемый сотрудник не предпримет действий, направленных против компании, останется к ней лояльным. В частности, не будет оспаривать решение руководства компании в суде; публиковать или распространять негативную информацию о деятельности компании; готовить физическую расправу над лицами, которых он считает виновными в своих проблемах; уничтожать документы, необходимые для продолжения работы компании; передавать важную информацию конкурентам и т. п.

Регламентом определены службы, которые фиксируют свое согласие на увольнение сотрудника в «обходном листе».

Руководитель структурного подразделения обязан проверить прием-передачу документов, материальных ценностей и др. и оформить это соответствующим актом.

Работники технических служб должны проконтролировать изменение (в случае необходимости и наличия технических возможностей) паролей, кодов доступа и пр.

В срок, предусмотренный законодательством Украины для оформления увольнения, СБ обязана проанализировать все имеющиеся у нее материалы об этом сотруднике и сделать вывод: может ли он нанести ущерб компании или нет. В случае обнаружения каких-либо негативных моментов необходимо принять меры, чтобы минимизировать ущерб.

Некоторые увольняющиеся сотрудники могут нанести ущерб компании: уничтожить/испортить материальные ценности, скопировать или уничтожить ценную информацию, индивидуальные или коллективные профессиональные наработки, похитить важные документы для дальнейшего личного использования или для передачи конкурентам. СБ должна предвидеть эту потенциальную опасность.

При увольнении сотрудника, который имел доступ к сведениям, содержащим конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, СБ должна оценить, информация какого уровня была ему доступна и в каком объеме, а также каковы возможные последствия от утечки этой информации.

В случае, если работник уже подал письменное заявление об увольнении, или планируется сокращение его должности, сотруднику СБ рекомендуется провести с ним беседу — индивидуально или совместно с непосредственным руководителем. До беседы целесообразно тщательно изучить имеющиеся данные об увольняющемся (увольняемом), а также выяснить мотивы увольнения. При этом важно учитывать:

характер взаимоотношений сотрудника с коллегами;
отношение к работе;
уровень профессиональной подготовки;
наличие конфликтов личного или служебного характера;
высказывавшиеся ранее пожелания перейти на другую работу;
уровень доступа к информации, в том числе содержащей коммерческую тайну;
предполагаемое в будущем место работы увольняющегося (увольняемого) и др.

Для проведения беседы нужно создать располагающую обстановку. Во время разговора с увольняющимся необходимо выяснить следующие вопросы:

как человек относится к деятельности компании в целом и к конкретным руководителям, сотрудникам;
что он приобрел за время работы в компании (в профессиональном, материальном, моральном отношении), чего он не смог достичь и почему;
что он может порекомендовать компании в организации ее работы, в создании необходимых условий труда, адекватного уровня заработной платы, в решении социальных вопросов, оптимизации взаимоотношений в коллективе;
какова истинная причина (причины) его увольнения.

Во время беседы с увольняющимся сотрудником рекомендуется выслушать его замечания в отношении характера работы, стиля руководства и т. п. Обычно увольняемый весьма критично, остро и правдиво освещает ситуацию в компании. В дальнейшем эта информация может быть использована для улучшения организации и управления компанией.

Если увольнение работника проводится по инициативе администрации (но не связано с нарушением дисциплины), то необходимо:

предусмотреть возможность решать вопрос об увольнении сотрудника постепенно, используя для увольняемого «легенду»;
назначить дублера, которому увольняемый постепенно будет передавать дела и документы;
найти компромиссное взаимовыгодное решение (выплатить денежные компенсации, помочь с трудоустройством, приобретением другой профессии).

Рекомендуется приглашать сотрудника на собеседование и объявлять ему причины, по которым компания отказывается от его услуг, только после того, как приняты все меры для уменьшения возможного материального ущерба, неразглашения сведений, составляющих коммерческую тайну. Желательно, чтобы причины увольнения были аргументированы, объективны, достоверны и проверяемы (перепрофилирование деятельности, сокращение персонала, ухудшение финансового положения, отсутствие заказов и пр.). Важно сохранить с человеком хорошие отношения, поблагодарить его за работу в компании, пожелать успехов на новом месте.

Те же рекомендации можно дать и в том случае, когда новый руководитель компании приходит со своей командой.

В случаях увольнения сотрудников по сокращению штатов необходимо:

выполнить все предусмотренные законодательством Украины процедуры (предупредить о сокращении за два месяца, выплатить денежную компенсацию и др.);
предложить различные варианты трудоустройства на другом рабочем месте в компании;
хотя бы частично решить личные проблемы человека (дать возможность закончить курс лечения, сохранить очередь на жилье, помочь погасить кредит и др.);
предоставить рекомендательные документы или помощь в трудоустройстве.

Рассмотрим в качестве примера использование «легенды» для замены одной команды сотрудников другой (в практике работы отечественных компаний это нередко становится нормой, с которой приходится считаться).

В компании А произошла смена руководства. Для проведения ротации высшего управленческого звена был выбран вариант сокращения штатов в связи со сменой курса деятельности компании. Отдел кадров должен был оформить увольнения должным образом. На СБ возлагались обязанности контролировать ситуацию в коммерческой, производственной и социальной сферах, изучение поведения сотрудников и контроль за ними. Было объявлено о 70%-м сокращении управленческого аппарата компании, причем в число сокращаемых попали все должности, занимаемые людьми из «старой команды». В предусмотренные КЗоТом сроки началась процедура сокращения. Часть руководителей была оставлена в измененной организационной структуре, остальным, которые не удовлетворяли новую команду, были предложены рабочие места, не отвечавшие их уровню квалификации, с меньшей заработной платой. Многие уволившиеся сотрудники ушли с обидой на компанию, некоторые из них обратились в суд, требуя восстановления.

Обновленная СБ в данной ситуации отвечала за предотвращение нанесения ущерба: работа «старой команды» во всех сферах деятельности компании тщательно проверялась и контролировалась. Сотрудники СБ следили за тем, чтобы не допустить уничтожения документов и информации, необходимых для дальнейшей работы. В то же время они старались установить психологический контакт с людьми, попавшими под сокращение, стремились снять эмоциональное напряжение в коллективе.

В практике имеют место случаи увольнения сотрудников по инициативе администрации на основе информации, полученной от СБ. Так, руководитель структурного подразделения П. компании Б, которое занималось материально-техническим снабжением и организацией строительных работ, по сообщению доверенных лиц, заключал договора на закупку оборудования и на проведение строительных работ с ущербом для компании.

По данному факту СБ провела анализ деятельности структурного подразделения. Работа по договорам показала, что компания несет убытки. Для подтверждения данных СБ была проведена независимая экспертная оценка договоров, подтвердившая факт использования П. служебного положения в корыстных целях. Руководитель подразделения лично организовывал переговоры с контрагентами, им же визировались и все необходимые документы. Анализ проведенных тендеров, конкурсов, открытых торгов показал, что их результаты были подготовлены заранее, подбор участников давал право стать победителем тендера, конкурса, торга той компании, с руководителями которой П. устанавливал неофициальные отношения.

Компания несла убытки от такой «деятельности», при этом материальное положение П. значительно улучшилось и не соответствовало доходам, получаемым в компании (за короткое время он построил дорогие дома себе и родственникам, приобрел престижные иномарки, пр.). В официальной беседе сотрудник СБ в присутствии администрации предъявил П. доказательства того, что он злоупотреблял своим служебным положением. Понимая, что в такой ситуации продолжать далее работать в коллективе невозможно, П. написал заявление об увольнении по собственному желанию.

В случаях, когда увольнение связано с нарушениями дисциплины, все факты должны быть задокументированы в соответствии с законодательством Украины.

СБ должна быть ориентирована на выяснение истинных причин и мотивов увольнения всех категорий сотрудников. Причины, на которые ссылается сотрудник при увольнении, и подлинные мотивы зачастую не совпадают.

Так, сотрудник Ш. написал заявление об увольнении по собственному желанию. Негативных сведений на Ш. у СБ не было, по работе он характеризовался положительно и отвечал всем требованиям. Доверенные лица отмечали, что среди сотрудников компании Ш. считался высококвалифицированным специалистом и порядочным человеком. Отношение его к работе не менялось, однако коллеги отмечали, что основной причиной увольнения являются напряженные отношения между Ш. и руководителем структурного подразделения, в основе которых лежало желание начальника принять на данное место другого специалиста. О том, что отношения между руководителем и подчиненным осложнились, свидетельствовал и тот факт, что в карточке оценки трудовой деятельности Ш. за несколько месяцев до подачи заявления снизились коэффициенты за инициативу и своевременность выполнения работы (что являлось основанием лишения премии). Ш. стал выражать неудовольствие, пререкаться с руководителем, что еще больше обострило ситуацию. После изучения всех материалов сотрудник СБ провел беседу с Ш., во время которой тот сообщил, что увольняться не хотел, но вынужден был это сделать под давлением обстоятельств, о которых откровенно рассказал. После этого была проведена беседа с руководителем, признавшим свое намерение принять нового человека и передать ему часть функций, которые в настоящее время выполнял Ш. СБ совместно с отделом кадров изыскали возможность оставить Ш. работать в компании в другом подразделении.

При увольнении сотрудника, который имел доступ к сведениям, содержащим конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, СБ должна оценить, информация какого уровня была ему доступна и в каком объеме, а также, каковы возможные последствия от утечки этой информации.

Если по материалам СБ увольняющийся (увольняемый) — законопослушный, дисциплинированный, порядочный человек, то с ним достаточно провести беседу о неразглашении коммерческих сведений, к которым он получил доступ в процессе работы.

Если же по материалам СБ увольняющийся (увольняемый) по своим личным качествам и по характеру известной ему информации может представлять для компании угрозу (в частности, передать сведения конкурентам), необходимо через доверенных лиц убедить его в том, что эти сведения уже не актуальны или не соответствуют действительному положению дел.

Если в компании статус охраняемых сведений определен внутренними документами: издан приказ «о коммерческой тайне», утвержден перечень информации, составляющей коммерческую тайну, сотрудник при приеме на работу давал подписку о ее неразглашении, то при увольнении он должен дать подписку о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну. Правовой статус такой подписки с точки зрения ее соответствия законодательству Украины необходимо оценивать в каждом конкретном случае отдельно.

Сотрудники, работающие с базами данных бухгалтерии, стратегического маркетинга, получают разный уровень доступа к отдельным блокам конфиденциальной и коммерческой информации. Как правило, полный доступ к базам данных имеется у ограниченного числа сотрудников: руководитель компании, главный бухгалтер и его заместитель, начальник управления стратегического маркетинга и его заместитель, системный администратор. При организации мероприятий по защите информации следует исходить из критериев целесообразности, оценив значение этих данных и возможный ущерб от их разглашения. Нужно помнить, что абсолютной защиты не может быть в принципе, поэтому необходимо обеспечить целесообразный и достаточный уровень программной защиты.

Рассмотрим пример неудачной работы СБ по защите баз данных в компании.

В функциональные обязанности сотрудника СБ К. входил контроль работы с базческого маркетинга в компании Д. Проработав три года, К. уволился по собственному желанию. Анализируя материалы о действиях конкурентов, СБ установила, что на рынке совсем недавно появилась новая компания Ю. Формы и методы ее работы были аналогичны тем, которые использовала компания Д. Было установлено, что учредителем компании-конкурента стал К. Он попросту присвоил себе наработки бывших коллег: готовясь к увольнению и зная систему защиты базы данных стратегических маркетинговых исследований, скопировал ее и вынес из офиса. Работая от имени своей компании, К. устанавливал контакты с теми организациями, с которыми сотрудничал его бывший работодатель, предлагая им услуги на более выгодных для них условиях. Этот случай помог выявить, что защита баз данных в компании несовершенна и требует пересмотра.

Чтобы предупредить возможность нанесения экономического или иного ущерба компании, после увольнения сотрудников целесообразно узнать о новом месте их работы, отслеживать информацию о том, с кем в компании они продолжают поддерживать отношения. Посещение бывшими сотрудниками компании возможно, однако оно не должно оставаться без внимания СБ. Офис не следует превращать в место встреч работающих и бывших сотрудников, поскольку это отвлекает людей от работы, кроме того, такие посещения могут быть предлогом для сбора коммерческой или конфиденциальной информации и др.

Анализ работы СБ с персоналом показывает, что в компании необходимо выработать единую стратегию. При профессиональной работе можно своевременно упредить возникновение значительной части проблем, связанных с «человеческим фактором». Над совершенствованием деятельности СБ необходимо работать постоянно — благополучие компании стоит затраченных усилий!
___________
* См. И. Мартыненко «Организация работы службы безопасности компании с персоналом»; И. Мартыненко «Работа службы безопасности компании с персоналом».

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»