За останні роки дистанційна робота стала нормою, а одним із інструментів її організації є коворкінг. Що таке коворкінг, чому він набуває усе більшої популярності, як вибрати чи організувати такий формат роботи і про його ефективність розповімо у цій статті.

Коворкінг як вид організації праці

Сьогодні середовище бізнесу має чимало форматів організації робочого простору, серед яких найпопулярнішими є традиційний офіс та коворкінг. До останнього вже вдаються десятки років по всьому світу, і він зарекомендував себе як надійний інструмент для досягнення низки цілей та завдань компаній.

Завдяки цьому, коворкери мають змогу допомагати один одному, обмінюватися ідеями, розробляти спільні проєкти тощо. Такий вид організації праці є поєднання фрілансу, звичайного офісу або ж аутсорсингу (передання частини виробничих процесів зовнішнім виконавцям). При цьому у простір коворкінгу може входити не тільки офісне приміщення, а й, наприклад, конференц-зал, переговорні кімнати, кафе, кімнати для ігор, відпочинку, тренажерний зал, сад, місце для паркування тощо.

Вважається, що перший коворкінг в нашій країні було відкрито у 2008 році і з того часу ця форма організації праці тільки набувала популярності. На сьогодні по всій території України створюються коворкінги як для всіх охочих, так і спеціально облаштованих для представників певних професій, таких як програмісти, вебдизайнери, маркетологи.

Правова природа коворкінгу полягає в тому, що це спільне використання робочих місць у приміщенні людьми, які не пов’язані між собою трудовими відносинами.

Як утворити коворкінг та надавати коворкінг-послуги?

На практиці організаційно-правовою формою підприємства, яке надаватиме коворкінг-послуги, як правило, є товариство з обмеженою відповідальністю або фізична особа — підприємець. Правові відносини щодо надання коворкінг-послуг регулюються Цивільним кодексом України (далі — ЦКУ).

За правовою природою коворкінг варто розглядати з погляду оренди чи суборенди. Нагадаємо, що в цивільному законодавстві, зокрема і в ЦКУ, є норми, які регулюють надання в оренду частини приміщення та обладнання.

Так, відповідно до статті 759 ЦКУ, за договором найму (оренди) наймодавець передає чи зобов’язується передати наймачу майно у володіння та користування за плату на певний строк.

Предметом договору найму відповідно до статті 760 ЦКУ може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками та яка зберігає свій первісний вигляд при неодноразовому використанні.

Звертаємо увагу, що законом можуть бути передбачені особливості укладання та виконання договору найму (оренди). А втім, щодо рухомого майна, наприклад офісного обладнання, цивільне законодавство України не передбачає особливостей їх оренди. Тому він оформляється з урахуванням загальних вимог цивільного законодавства.

Щоб займатися такою діяльністю, ніяких дозвільних документів або ліцензій отримувати не потрібно. Однак необхідно буде додати види діяльності до Єдиного державного реєстру. Під таку діяльність підходять два КВЕД:

1. 68.20 «Надання в оренду та експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна».
2. 77.33 «Надання в оренду офісних машин і устаткування, у тому числі комп’ютерів».

Хто використовує коворкінги?

Невеликі та середні фірми. Для цієї категорії це, як правило, мінімальні початкові витрати, які спрощують організацію роботи в умовах обмежених фінансових ресурсів. У такому разі малий бізнес може отримати доступ до професійної інфраструктури: починаючи подкаст-кімнатами і закінчуючи конференц-залами. Водночас коворкінг передбачає можливість швидкого масштабування у разі збільшення штату компанії.

Філіали/представництва міжнародних компаній. Міжнародні компанії, які тільки заходять на ринок, зазвичай не квапляться витрачати гроші на офіс, що передбачає довгострокові зобов’язання.

Фрілансери. Для них важливий структурований робочий простір і професійна атмосфера, що сприяє підтриманню балансу роботи та особистого життя, підвищуючи при цьому продуктивність першої. Між іншим, багато фахівців-фрілансерів, які працюють з дому, зазначають, що робочі простори типу коворкінгу дають змогу подолати соціальну ізоляцію. Це важливо, якщо людина екстраверт.

Організатори подій та асоціації. Перевага для цієї категорії полягає в тому, що вони не мусять сплачувати фіксовану оренду за час, коли простір не використовується. Коворкінги дають змогу отримати доступ до залів на гнучких умовах, а готова інфраструктура для проведення заходів та зустрічей спрощує процес їх організації.

Які фактори впливають на популярність коворкінгу

Перелічимо низку основних факторів, які дають змогу коворкінгу стати популярним у споживачів цієї послуги:

1. Розвинена інфраструктура. Коворкінг може мати чудовий дизайн і всі необхідні умови, однак віддаленість від насиченого міського життя або незручне оточення можуть негативно відбитися на бажанні працювати. Наявність кафе, магазинів, банків та інших зручностей поблизу — це значна і безумовна перевага перед конкурентами.
   
   
2. Наявність місць для паркування. Якщо пошук місця для автомобіля стає щоденним викликом, у користувачів коворкінгу з’являється додатковий стрес-фактор.
   
   
3. Безпека території. Комфорт і відчуття захищеності на території — ще один важливий критерій. Безпечне середовище — це запорука спокою та продуктивності праці.
   
   
4. Технічне оснащення. Базові технічні зручності — це основа робочого процесу. У коворкінгу має бути стабільний інтернет, необхідна оргтехніка, обладнання для презентацій, платформи для прямої трансляції тощо.
   
   
5. Зони відпочинку та кухня. Це базова потреба, адже ніхто не може бути продуктивним 8 годин поспіль. Найкращий варіант — це варіативність локацій як для роботи, так і для розваг.
   
   
6. Надійна система безпеки та контролю доступу. Щоб працівники не переймалися через незаблокований ноутбук чи іншу власність, у коворкінгу мають використовуватися інструменти prop-tech (інновації для нерухомості): унікальні електронні ключі, системи оповіщення та інше. Але найчастіше відвідувачі віддають перевагу входити у свій акаунт з вимкненою функцією збереження особистих даних і з очисткою історії браузера. Або працюють на власних персональних комп’ютерах.
   
   
7. Безперебійне живлення. Майже всі компанії сьогодні використовують діджитал-технології, тому відсутність електроенергії може зупини робочі процеси. Тож наявність альтернативних способів живлення, від яких працюватиме інтернет, технічне оснащення та система доступу до приміщень є вкрай необхідною умовою стабільної роботи коворкінгу.
   
   
8. Переговорні кімнати. У коворкінгу обов’язково повинні бути окремі простори для проведення зустрічей.
   
   
9. Комфортне укриття. Обставини спонукають завжди продумувати план для екстрених випадків, особливо під час війни. Безпека працівників та гостей компанії має бути пріоритетом для коворкінгу. Тож коворкери будуть обирати простори, де є обладнане укриття в будівлі чи поблизу неї.
   
   
10. Сервіс, як можливість закрити потреби коворкерів. Це продуманість і можливість закрити потребу до того, як вона виникне. Печиво та кулер з водою давно нікого не дивують, як і привітний адміністратор на фронт-офісі. Для комфортного перебування сервіс повинен охоплювати професійний менеджмент, технічну підтримку, гнучкі умови членства та прозору систему оплати.

Договір коворкінгу: особливості укладання

У юридичній площині відносини між коворкерами та фірмами, які надають послуги коворкінгу (коворкінг-центрами), регулюються на підставі публічного договору. Правова природа такого договору полягає в тому, що коворкінг-центр бере на себе зобов’язання укласти такий договір з будь-яким відвідувачем/клієнтом та надати йому в користування робоче місце, доступ до інтернету, необхідну оргтехніку тощо. При цьому щоразу (з кожним відвідуванням коворкінгу) підписувати договір не потрібно. Для підтвердження укладання такого договору достатньо видати чек під час розрахунку за проведений час у коворкінгу. Умови договору, як правило, розміщуються на вебсайті коворкінгу та (за наявності) в куточку споживача.

Важливим моментом є те, що правила користування коворкінг-простором мають бути розміщені у публічному доступі. Тобто під час реєстрації (створенні облікового запису) майбутній клієнт/користувач коворкінгу погоджується з умовами публічного договору та бере на себе зобов’язання щодо дотримання правил користування об’єктом.

Окрім того, в обов’язковому порядку мають бути затверджені та розміщені у доступному для огляду місці (передусім на вебсайті) тарифи за користування коворкінг-простором. Зазвичай коворкінг надає своїм клієнтам різні види абонементів, у які входять певні види послуг.

Варто наголосити, що такого виду договору чинне законодавство, зокрема ЦКУ, не передбачає. Однак, цей недолік у законодавстві не є проблемою, оскільки поняття коворкінгу підходить під договір оренди нерухомості (приміщення), рухомого майна (обладнання, меблів тощо). Отже, якщо, наприклад, підприємство має можливості надавати в користування робочі місця фізичним особам як коворкінг-центр, воно має керуватися главою 58 ЦКУ.

За договором оренди, орендодавець (у нашому випадку — коворкінг-центр) передає або зобов’язується передати орендареві (клієнту/коворкеру) майно в ористування за плату на певний строк (ч. 1 ст. 759 ЦКУ). Предметом такого договору оренди може бути річ, визначена індивідуальними ознаками, яка зберігає свій первісний вигляд у разі кількаразового використання (ч. 1 ст. 760 ЦКУ). Тому надання в користування робочих місць у коворкінг-центрі можна оформляти як договір оренди. А надання коворкерам офісного обладнання можна розглядати як договір прокату (ч. 1 ст. 787 ЦКУ). Якщо ж в оренду буде здаватися частина приміщення разом з обладнанням, яке перебуває на території цієї частини приміщення, тоді йдеться про змішаний договір. У такому договорі будуть елементи оренди приміщення (наприклад, 10–15 м² площі) і здавання в оренду/прокат обладнання (ноутбук, комп’ютер, принтер, сканер тощо).

Щодо форми договору (усна чи письмова), то стаття 639 ЦКУ передбачає, що договір найму може бути укладений у будь-якій формі, але за умови, що законом не встановлено вимог до форми договору. А згідно з частиною 1 статті 793 ЦКУ, договір оренди будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) укладається в письмовій формі. Крім цього, якщо договір укладається на 3 роки й більше, він повинен бути засвідчений нотаріусом (ст. 793 ЦКУ). А от договір оренди (прокату) обладнання можна оформляти усно, однак це правило не застосовується, якщо договір укладається між юридичними особами (ст. 208 ЦКУ).

Якщо ж укладається змішаний договір, тобто в оренду надається частина приміщення та обладнання, тоді його обов’язково слід укладати в письмовій формі. Це пов’язано з тим, що договір оренди частини приміщення укладається завжди в письмовій формі.

Варто зазначити, що сторони мають право укласти договір, у якому містяться елементи різних договорів (змішаний договір). До відносин сторін за змішаним договором застосовуються у відповідних частинах положення актів цивільного законодавства про договори, елементи яких містяться в змішаному договорі, якщо інше не встановлене договором або не випливає із суті змішаного договору (ч. 2 ст. 628 ЦКУ).

Істотні умови договору про надання послуг коворкінгу та його документальне оформлення

Варто нагадати, що істотними вважаються ті умови договору, без яких певний вид договору вважається недійсним. Зокрема, для договору оренди такими умовами є:

• об’єкт оренди;
• строк дії договору;
• ціна (сума орендної плати з урахуванням її індексації);
• порядок використання амортизаційних відрахувань;
• відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.

Розглянемо докладніше основні істотні умови усіх договорів оренди, зокрема предмет, ціна та строк.

За загальним правилом, передання коворкеру (орендареві) частини приміщення, а також офісних меблів/техніки та їх повернення слід оформляти актами приймання-передавання. Відповідно до статей 765, 795 ЦКУ саме з моменту передавання/прийняття приміщення (техніки чи обладнання) в оренду обчислюється строк договору оренди. При цьому складати такі акти щоразу, коли коворкер буде приходити та користуватися частиною офісу (технікою чи меблями) не потрібно. Достатньо оформити один раз передання майна в оренду та узгодити порядок використання приміщення орендарем, а також обов’язки орендодавця щодо забезпечення схоронності орендованого майна в період відсутності орендаря в цьому приміщенні.

Наостанок варто зазначити, що коворкінг може бути ефективним інструментом, за допомогою якого можна вести ефективний бізнес. Коворкінг вже існує десятки років по всьому світу і зарекомендував себе як надійний спосіб досягнення певного кола цілей та завдань. Коворкінг — це не тільки робочий простір, а й платформа для професійного розвитку. Правильно дібраний коворкінг — це місце, де є різноманітність резидентів та середовище для обміну досвідом, нових бізнес-можливостей. Коворкінги часто стають хабами, де концентруються різноманітні ресурси: від менторської підтримки до доступу до інвесторів і потенційних клієнтів.

Добре організований простір сприяє створенню позитивної атмосфери, де фахівці почуваються комфортно, а також впливає на ефективність виконання завдань і розвиток бізнесу загалом.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Олександр Козка