Подання Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту (далі — Повідомлення) — це ключовий етап процедури працевлаштування, який має як юридичне, так і соціальне значення. З’ясуємо ключові правила подання повідомлення, яких має дотримуватися роботодавець для уникнення ризиків.

У яких випадках подають повідомлення?

Вимога щодо подання повідомлення передбачена у ч. 4 ст. 24 КЗпП:

«Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України».

Повідомлення подається за формою згідно з додатком до постанови КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413. Повідомлення про прийняття на роботу подають усі роботодавці — юридичні особи, фізичні особи — підприємці.

Тож, його варто подавати в разі укладення трудових договорів із найманими працівниками за основним місцем роботи й за сумісництвом.

Також повідомлення подають у разі укладення гіг-контракту з гіг-спеціалістом, адже ст. 23 Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 р. № 1667-IX зобов’язує резидентів Дія Сіті повідомляти ДПС про укладення таких контрактів.

Повідомлення подають також фізичні особи — роботодавці під час прийняття на роботу домашнього працівника.

Попри те, що у формі Повідомлення передбачено подання інформації про осіб, які працюють на підставі цивільно-правових договорів, на практиці це не є обов’язковим. За роз’ясненням, наданим у листі Мінекономіки від 21.01.2022 р. № 4711-06/3082-07 інформувати податкові органи про укладені ЦПХ не обов’язково, але доцільно:

«…законодавством не передбачено обов’язку будь-якої із сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій».

«Повідомлення про прийняття на роботу директора не подається, адже дані про керівника підприємства податкова отримує автоматично з Єдиного державного реєстру».

Незабаром у роботодавців з’явиться можливість оформлення трудових відносин в електронній формі з використанням Єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій» відповідно до постанови КМУ «Про реалізацію експериментального проєкту щодо працевлаштування та оформлення трудових відносин в електронній формі з використанням Єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій» від 07.01.2026 р. № 41 (докладніше по це у матеріалі «Стартував новий експеримент із цифровізації кадрового обліку»). У такому разі Повідомлення подавати окремо не потрібно, адже відповідна інформація буде автоматично передаватися до відповідних реєстрів.

Для чого подається Повідомлення?

Головна мета — легалізація трудових відносин. Подання Повідомлення підтверджує, що роботодавець офіційно найняв особу на роботу та бере на себе зобов’язання зі сплати податків та ЄСВ.

Крім того, подання Повідомлення важливо і для працівника, адже:

1) інформація з Повідомлення вноситься до Реєстру застрахованих осіб, що дозволяє Пенсійному фонду ідентифікувати працівника як застраховану особу ще задовго до того, як роботодавець надасть інформацію про новоприйнятого працівника в додатку Д5 Податкового розрахунку;

2) на підставі поданих даних формуються електронні листки непрацездатності. Якщо Повідомлення не подане, то лікарняний може не відобразитися в кабінеті роботодавця;

3) під час формування лікарняного враховується інформація про місце роботи (основне чи за сумісництвом), визначена саме за даними Повідомлення (лист ПФУ від 23.05.2025 р. № 2800-030401-8/34052).

Ключові правилі подання Повідомлення

Правило 1. Дата виходу на роботу в наказі має бути хоча б на день пізнішою, ніж дата подання повідомлення, адже працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом, й обов’язкового повідомлення податкової служби.

Правило 2. Підставою для заповнення форми повідомлення є вже виданий наказ або розпорядження роботодавця про прийняття на роботу.

Правило 3. Повідомлення обов’язково подається як для працівників за основним місцем роботи, так і для внутрішніх та зовнішніх сумісників. У формі Повідомлення у графі 5 для сумісників указується категорія «2».

Правило 4. Повідомлення може подаватися з типом:

• «початкове» — для подання первинної інформації про прийняття на роботу;
• «скасовуюче» — для виправлення помилок у повідомленні або якщо працівник не приступив до роботи.

Правило 5. Повідомлення варто надсилати засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Ідентифікатор форми — J/F3001005. Це фіксує точний час подання Повідомлення.

За відсутності технічної можливості подання Повідомлення засобами електронного зв’язку в електронній формі Повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатками 1 і 2 разом з копією в електронній формі (роз’яснення з категорії 135.05 І розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

Правило 6. Обов’язково варто перевіряти «Квитанцію № 2», адже факт відправлення Повідомлення ще не означає його прийняття в ДПС. Переглянути квитанції щодо приймання й обробки Повідомлення можна у вкладці «Квитанції» режиму «Вхідні документи» меню «Вхідні / вихідні документи» приватної частини Електронного кабінету платника податків.

Відповідальність роботодавця

Фактичний допуск найманого працівника до роботи без Повідомлення може бути розцінений як порушення. Інспектори Держпраці часто намагаються накласти штраф як за нелегальну працю — 10 мінімальних зарплат за кожного працівника. Хоча судова практика свідчить, що в таких випадках може застосовуватися штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати. Докладніше про це у публікації «Повідомлення про прийняття на роботу: яка відповідальність за несвоєчасне подання?».

Відповідальності резидента Дія Сіті за неповідомлення укладення договору з гіг-спеціалістом не передбачено (лист Мінекономіки від 28.01.2022 р. № 4706-06/4356-01).

Вас може зацікавити
	Книга обліку наказів з персоналу Книга обліку наказів з персоналу розроблена з урахуванням рекомендацій Міністерства праці та соціальної політики України і практичної діяльності кадрових служб. Містить 5 граф і зазвичай застосовується на підприємствах, оскільки є достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення. Придбати видання

Інна Журавська