Роботодавці дедалі частіше оформлюють трудові відносини дистанційно, але не завжди роблять це юридично коректно. Через це виникають ризики спорів щодо самого факту укладення договору та його умов.

Правова природа

Відповідно до Кодексу законів про працю України трудовий договір — це угода між працівником та роботодавцем, яка передбачає фіксацію умов праці та винагороду за роботу.

Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі. Дотримання письмової форми є обов’язковим у випадках, визначених у ст. 24 КЗпП. Проте відповідно до ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136) у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Ст. 29 КЗпП зобов’язує роботодавця ознайомити працівника з умовами праці, а також допускає використання електронних засобів комунікації з накладанням електронного підпису.

Відповідно до ст. 7 Закону № 2136 у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.

Таким чином, законодавство прямо допускає електронну форму взаємодії сторін трудового договору.

Відповідно до ст. 49⁶ КЗпП за згодою між працівником та роботодавцем трудового договору в спрощеному режимі регулювання трудових відносин може бути укладено у формі електронного документа згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі — Закон № 851).

Трудовий договір у спрощеному режимі є окремим видом трудового договору (глава III-Б КЗпП). Водночас відповідні підходи можуть застосовуватися і до всіх інших трудових договорів.

Відповідно до ст.ст. 5, 6, 7 Закону № 851 електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Для ідентифікації автора використовується електронна підпис. Оригіналом електронного документа є електронний екземпляр із підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного.

Стаття 7 Закону № 2136 визначено обов’язок сторін повідомляти свої актуальні контактні дані, зокрема електронну пошту та месенджери.

На сьогодні також існують законодавчі ініціативи, які варто мати на увазі:

• законопроєкт № 14141 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо електронного документообігу при працевлаштуванні» — спрощує електронне укладання трудових договорів та передбачає цифрову ідентифікацію працівників;
  
  
• проєкт Трудового кодексу № 14386 — передбачає зокрема й врегулювання електронного документообігу під час працевлаштування.

Як укласти?

Для належного оформлення трудового договору в електронній формі потрібні заява працівника про прийняття на роботу, підписана електронним підписом або через системи електронного документообігу, письмовий трудовий договір, підписаний обома сторонами за допомогою електронного підпису або систем електронного документообігу, наказ роботодавця про прийняття на роботу, а також повідомлення до Державної податкової служби в порядку, передбаченому постановою Кабміну від 17.06.2015 р. № 413.

Передусім слід перевірити готовність сторін підписати договір в електронному форматі: чи є у роботодавця кваліфікований електронний підпис (КЕП / ЕЦП) у директора або уповноваженої особи, яка має повноваження приймати на роботу і підписувати трудовий договір, чи є у працівника КЕП (електронний ключ, через Дію, через ПриватБанк тощо), а також чи можуть сторони використати системи електронного документообігу, наприклад Вчасно, Dubidoc тощо.

Після цього потрібно підготувати текст трудового договору та направити його працівнику для ознайомлення з положеннями. Після погодження тексту трудовий договір підписується одним із двох способів: або текст договору завантажується до системи електронного документообігу, де кожна зі сторін підписує його за допомогою електронного ключа, або кожна зі сторін окремо підписує його електронним ключем і сторони обмінюються текстом підписаного трудового договору у форматі PDF разом із протоколами електронного підпису.

Електронний трудовий договір, підписаний електронним ключем, має таку ж юридичну силу, як і паперовий договір з особистим підписом.

Після підписання працівником та роботодавцем трудовий договір вважається укладеним. Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, в якому вказує підставу: заяву працівника та письмовий трудовий договір.

Ризики та помилки

Скан-копія або фото договору без підписання сторонами електронним ключем не є електронним трудовим договором. На практиці найпоширенішою помилкою є підміна електронного трудового договору сканованим документом.

Найчастіше це виглядає так: роботодавець надсилає працівнику трудовий договір у форматі PDF, працівник його роздруковує, підписує, сканує та надсилає назад, а роботодавець роздруковує цей файл або просто зберігає його в електронному вигляді. Юридично така модель не означає укладення електронного трудового договору. Це лише копія паперового документа.

У такому випадку відсутній електронний підпис, а отже, працівник надалі може заявити, що не підписував договір, не висловлював волі на його укладення. Крім того, немає належного підтвердження цілісності документа. Усе це створює ризики визнання відсутності належного оформлення трудових відносин.

А неправильно оформлений і підписаний трудовий договір може стати підставою для трудового спору щодо того, чи був договір укладений, чи були погоджені його умови, чи існує належний доказ підписання і чи дотримано процедури оформлення.

Практика показує: проблема не в самому електронному договорі, а в тому, як його укладають. І саме тут проходить межа між зручністю для бізнесу та юридичними ризиками.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Ганна Лисенко