Оформлення та правопис титулів, звань і посад у документах належить до питань, які часто викликають труднощі. Тому уточнимо правописні норми й вимоги до оформлення відповідно до сучасних стандартів.

Правописні норми, що визначають способи передавання цих найменувань на письмі, закріплено в Українському правописі (Український правопис 2019 р. / НАН України — Київ: Наукова думка, 2019. — 392 с. — ISB№ 978-966-00-1728-3; далі — Правопис). Нова редакція Українського правопису подає уточнені й доповнені правила написання титулів, звань і посад, деталізовані правила вживання розділових знаків під час їх оформлення. Регламентація їх офіційного застосування та правильного оформлення безпосередньо в службових документах забезпечується чинними нормативними актами, серед яких і ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020).

Правопис титулів, звань, посад у документах: орфографічні норми

Під час визначення норми написання титулів, звань і посад (орфографічні норми) рекомендуємо послуговуватися §§ 53, 56, 60 Правопису.

З великої чи з малої букви?

Пропонуємо зручну таблицю, де ми демонструємо написання великої та малої літери в:

• офіційних назвах найвищих державних посад;
• офіційних назвах посад найвищих керівників міжнародних організацій;
• офіційних документах назв посад міністрів, послів, президентів академій тощо;
• офіційних найменуваннях найвищих церковних посадових осіб;
• назви посад (не найвищих державних), звань, наукових ступенів тощо;
• назви титулів, рангів, чинів;
• найменування інших (не найвищих) церковних звань і посад.

З дефісом чи без дефіса?

Як уникнути прикрих огріхів у важливих документах? Пропонуємо основні приклади правопису військових звань, службових та почесних назв і деяких посад, які пишуться з дефісом чи без нього. Зокрема, для визначення їх написання разом чи з дефісом послуговуємось § 35 Правопису, адже за новими нормами змінилося написання складних назв посад, звань і титулів із першою іншомовною частиною: якщо раніше вони писались з дефісом, то тепер пишуться разом.

Пунктуаційні норми

Під час визначення пунктуаційних норм написання титулів, звань і посад рекомендуємо послуговуватися § 158 Правопису, а саме:

Уникаємо помилки: коли коми ставити не потрібно

У листах після таких етикетних словоформ, як Із повагою, Щиро Ваш, Із вдячністю тощо перед регаліями НЕ ставлять коми. Нагадуємо, що ці конструкції є неповними реченнями. Натомість повні речення мають таку форму:

Із повагою до вас звертається (пише) генеральний директор ТОВ «Порцеляна» Із повагою звертається до вас голова комітету

Загальновідомо, що на місці пропуску слів у неповних реченнях ставимо тире.

Якщо словоформу «З повагою» вжито безпосередньо перед прізвищем в одному рядку (як неповне речення), назвою посади, званням, титулом, найменуванням установи, організації тощо, то між ними потрібно ставити тире, наприклад:

З повагою — директор ТОВ «Сіріус» Із найщирішими побажаннями до вірян — митрополит Вінницький і Барський

Якщо такі словоформи розташовані окремим рядком, то коми ставити не потрібно (як і жодного іншого розділового знака), наприклад:

Щиро Ваша головна редакторка журналу «Діловодство» Із вдячністю колектив журналу «Діловодство»

Зазначення посади, імені та прізвища в реквізитах організаційно-розпорядчих документів

Як уже зазначалося, для оформлення у документах реквізитів, що містять імена та регалії осіб, слід керуватися ДСТУ 4163:2020. Головна ідея цього стандарту — відмова від ініціалів і повне зазначення власного імені в реквізитах документа.

ДСТУ 4163:2020 чітко визначає, як слід зазначати ім’я та прізвище у:

• підписі — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ;
• адресаті — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ або Власне ім’я Прізвище;
• резолюції та відомостях про виконавця — Прізвище Власне ім’я;
• заголовках і підставах — Власне ім’я Прізвище;
• текстах наказів і заяв — залежно від виду документа та форми власності.

Однією з ключових змін ДСТУ 4163:2020 стало уточнення вимог до реквізиту «Підпис». Якщо раніше після назви посади зазначалися ініціали та прізвище, то тепер обов’язковою є форма: власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ (прізвище — великими літерами), наприклад:

Директор (особистий підпис) Наталія ТКАЧУК

Заборонено використовувати прийменник «За» або правобічну похилу риску перед назвою посади. Також слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» дозволено застосовувати лише на підставі офіційного розпорядчого документа.

Коректне застосування назв посад регулює Національний класифікатор України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327. Відповідно, посади в штатному розписі, локальних документах та трудових книжках мають повністю відповідати Класифікатору професій. Використання скорочених, розмовних назв є порушенням. До речі, Мінекономіки може вносити зміни до зазначеного класифікатора. Тому важливо періодично звіряти штатні розписи з актуальною редакцією Класифікатора, щоб уникнути помилок у документах.

Дотримання норм Правопис, ДСТУ 4163:2020 та Класифікатора професій — це не лише формальність і культура мовлення, а й гарантія коректності документів і навіть правового захисту як працівника, так і роботодавця.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Наталія Леміш