Постійний зв’язок між працівником і роботодавцем — це не просто умова для ефективної роботи й оперативного виконання завдань, а й необхідний механізм для дотримання вимог трудового законодавства. Для цього в роботодавця мають бути актуальні контактні дані працівників: номер телефону, адреса місця фактичного проживання, адреса електронної пошти. В умовах воєнного стану такий зв’язок має особливе значення. Тому далі — про наслідки відсутності в роботодавця можливості зв’язатися з працівником.

Комунікація між роботодавцем та працівниками: особливості воєнного стану

Законодавство України не містить детального регулювання всіх аспектів комунікації між працівником та роботодавцем. Проте на період воєнного стану встановлено низку норм, які опосередковано зобов’язують до такої комунікації або сприяють її встановленню та підтриманню, забезпечуючи права й обов’язки обох сторін трудових відносин.

Роботодавець і працівник можуть на період воєнного стану:

1) узгодити альтернативні способи створення, передавання та зберігання кадрових документів (наказів, повідомлень тощо);
2) домовитися про будь-який зручний засіб електронного зв’язку.

Водночас у ч. 3 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136) вказано:

«Кожна із сторін трудового договору зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Виконання цього обов’язку забезпечується:

• роботодавцем — шляхом внесення відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
• роботодавцем — фізичною особою, яка не є підприємцем, — шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
• працівником — шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця».

Отже, під час воєнного стану працівник і роботодавець повинні постійно залишатися на зв’язку, навіть у разі призупинення дії договору, і протягом 10 календарних днів повідомляти одне одного про зміну своїх контактних даних (адреса, телефон, email тощо). Для цього:

• юридичні особи мають вносити зміни до інформації щодо них у ЄДР;
• фізичні особи — роботодавці, які не є підприємцями, — надсилати нові контактні дані працівнику;
• працівники — надсилати оновлену інформацію на вказані в ЄДР адресу чи email роботодавця або повідомляти за допомогою смс.

Якщо одна зі сторін трудового договору не надала оновлені контакти, то відповідно до ч. 4 ст. 7 Закону № 2136 інша сторона має право здійснювати зв’язок за останніми відомими контактними даними. І це вважатиметься належним виконанням обов’язку щодо інформування.

Чому важливо мати постійний зв’язок із працівником?

Законодавство вимагає від роботодавця інформувати працівника про зміни, які відбуваються або плануються в їхніх трудових відносинах, зокрема про: зміну істотних умов праці (ст. 32 КЗпП). Про зміну істотних умов праці (системи та розміру оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та ін.) працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за два місяці.

Під час воєнного стану відповідно до ч. 2 ст. 3 Закону № 2136 таке попередження може бути здійснено безпосередньо перед впровадженням змін.

У разі порушення цих вимог зміну умов праці може бути визнано незаконною, а роботодавцеві доведеться виплачувати працівнику певні компенсації:

• наявні ризики й заходи безпеки для охорони праці, адже роботодавець зобов’язаний забезпечити безпечні та нешкідливі умови праці (ст. 153 КЗпП);
• звільнення працівників. Відповідно до ст. 49² КЗпП про наступне вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці (скорочення штату, ліквідація підприємства тощо) працівників персонально попереджають не пізніше ніж за два місяці;
• ухвалення рішення про скасування призупинення дії трудового договору, адже роботодавець повинен за 14 календарних днів до відновлення дії трудового договору повідомити працівника про необхідність стати до роботи (ч. 1 ст. 13 Закону № 2136);
• нараховані та виплачені працівнику суми під час звільнення. Відповідно до ст. 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення та письмове повідомлення про належні йому суми виплат.

Наслідком невиконання цих вимог може бути застосування штрафів до роботодавця, зобов’язання виплатити працівнику середній заробіток чи компенсацію (залежно від конкретних обставин).

Утім, якщо під час воєнного стану працівник не виконує вимоги ч. 3 ст. 7 Закону № 2136, тобто не інформує роботодавця про зміну контактних даних, то це дає можливість роботодавцеві уникнути відповідальності. Адже в ч. 4 ст. 7 Закону № 2136 сказано:

«У разі відсутності поштового зв’язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактними даними визначена законодавством вимога щодо повідомлення такої сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов’язків та/або про припинення / розірвання трудового договору не застосовується».

Тобто якщо зв’язок (поштовий або електронний) за останніми контактами працівника неможливий, то вимога щодо обов’язкового повідомлення роботодавцем про зміни в трудових відносинах не застосовується. А отже, формально роботодавець уникає відповідальності.

Оновлення даних не пізніше за 12 серпня 2025 року: кого стосується?

Варто звернути увагу й на п. 2 розд. ІІ Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору» від 01.05.2025 р. № 4412-IX (далі — Закон № 4412), який набув чинності 14 червня 2025 р. Він містить зобов’язання і для роботодавців, і для працівників оновити свої контактні дані.

Усі роботодавці мають 60 днів із дня набрання чинності Законом № 4412 (тобто не пізніше за 12 серпня 2025 р.), щоб оновити інформацію про свою адресу та контакти в ЄДР, якщо там указано застарілі дані.

Також не пізніше за вказану дату повідомити роботодавця про свої контактні дані повинні й працівники, які в період дії воєнного стану були відсутні на роботі протягом 90 календарних днів поспіль та/або робочі місця яких розташовані на тимчасово окупованих територіях, що значаться в Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 р. № 376. Такі працівники повинні надіслати роботодавцеві актуальну інформацію про засоби комунікації з ними, адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та номери телефонів. Тобто, навіть якщо ці дані не змінювалися, працівники все одно мають надіслати актуальну інформацію.

Якщо працівники не виконають цю вимогу п. 2 розд. ІІ Закону № 4412, то формально в роботодавця є захист від відповідальності за неповідомлення працівника про зміни у трудових відносинах. Тому працівникам таки варто надіслати роботодавцям свої актуальні контактні дані, щоб за потреби мати можливість скористатися трудовими правами. Причому зробити це можна й після 12 серпня, адже вимоги п. 2 розд. ІІ Закону № 4412 мають певний строк дії, але після вказаної дати діють правила, установлені в ч. 3 ст. 7 Закону № 2136, передбачені для періоду воєнного стану.

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ

Інна Журавська