Що таке «дата документа»?

Датою документа є, відповідно:

• дата його підписання (наприклад, для наказу);
• затвердження (для будь-якого організаційного документа);
• прийняття (для постанови);
• реєстрації (для листа);
• складення (для акта);
• проведення засідання колегіального органу (для протоколу).

Датування службових відміток на документі

Датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме:

• візу;
• резолюцію;
• відмітку про засвідчення копії документа;
• відмітку про надходження документа до юридичної особи;
• відмітку про виконання документа;
• відмітку про ознайомлення з документом.

Способи оформлення дати

Дату оформлюють такими способами:

• цифровим,
• словесно-цифровим.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

При цьому день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Наприклад: 10.07.2023

Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця.

Наприклад: 2023.07.10

Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

Недопустимо рік у даті скорочувати до двох цифр (до 2031 року включно), наприклад: 10.07.23 або 23.07.10. Адже стає незрозумілим, яким числом позначено день місяця, а яким рік.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 06 липня 2023 року.

Крім цього, такий спосіб датування дозволяється застосовувати під час оформлення деяких інших реквізитів, наприклад грифа затвердження, якщо документ затверджує безпосередньо посадова особа.

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 12 липня 2023 р.

Дату документа на бланку проставляють під час реєстрації цього документа у спеціально відведеному місці: ____________ № _________

Наприклад, на бланку листа дата може бути оформлена у такий спосіб: 11.07.2023 № 56/02-08/123.

Дата отримання документа

Дата є одним з обов’язкових складових елементів реквізиту «Відмітка про надходження документа до юридичної особи», який проставляють рукописно або з використанням штампа, автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа, наприклад:

ТОВ «Крок»
Вхід. № 1234
05.07.2023

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства цю відмітку проставляють за допомогою штрихового коду (штрих-коду).

Датування документа, оформленого не на бланку

У деяких внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа, наприклад:

12 липня 2023 р.    підпис    (Ім’я ПРІЗВИЩЕ)

Приклади оформлення дати у грифі затвердження 

1. Якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі затвердження оформлюється так:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор інституту
Горленко Віталій ГОРЛЕНКО
12 липня 2023 р.

2. Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юридичної особи, то дата у грифі затвердження оформлюється у такий спосіб:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора інституту
14.07.2023 № 157

Приклад оформлення дати у тексті документа

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших юридичних осіб чи раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:

• назва виду документа;
• найменування юридичної особи — автора документа;
• дата;
• реєстраційний номер;
• заголовок до тексту документа.

У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначають такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, наприклад:

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 21 квітня 2022 року № 1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2022 року за № 446/37782.

Приклади оформлення дати у грифі погодження (схвалення)

1. Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі погодження оформлюється так:

ПОГОДЖЕНО
Заступник директора ПАТ «Світ»
Сторожук  Ангеліна СТОРОЖУК
17 липня 2023 р.

2. Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то дату у грифі погодження (схвалення) оформлюють у такий спосіб:

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
Експертно-перевірної комісії
НАН України
14.06.2023 № 3

Приклади оформлення дати у резолюції керівника

Одна резолюція може містити кілька дат, наприклад, дату, що позначає термін виконання документа, і дату підписання резолюції посадовою особою:

Вербицькому Валентину
Прошу підготувати проєкт договору
про водопостачання до 29.07.2023
Руденький
13 липня 2023 р.

Приклад дати у відмітці про ознайомлення з документом

У відмітці про ознайомлення з документом дату власноручно проставляє працівник безпосередньо під час ознайомлення таким чином:

З наказом ознайомлений:
Липнюк  Роман ЛИПНЮК
19 липня 2023 р.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Олена Загорецька