Повномасштабне вторгнення російської федерації на територію України спричинило безпрецедентні наслідки для кожної сфери життя українців. Не стали винятком і трудові відносини. Перш за все, велика кількість працівників знаходились та продовжують перебувати в умовах безпосередньої загрози для життя та здоров’я у зв’язку з активними бойовими діями. Очевидно, що в таких обставинах безліч людей були змушені покинути свої домівки та місця праці задля переміщення в більш безпечне місце. Частина з них стали внутрішньо переміщеними особами, інші ж виїхали за кордон. За різними даними, за кордоном нині перебуває від п’яти до восьми мільйонів українців.

Як діяти в разі необхідності припинити трудові відносини із працівниками, що перебувають за кордоном?

Підстави для звільнення

Звісно, що сам по собі виїзд працівника за кордон не може бути причиною для звільнення. Ба більше, процедура та підстави звільнення, передбачені Кодексом законів про працю України, продовжують діяти і під час воєнного стану, з урахуванням особливостей, передбачених Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі — Закон).

Щодо розірвання трудового договору за ініціативою працівника, окрім загальних умов, передбачених статтями 38 та 39 КЗпП, відповідно ст. 4 Закону, працівник може розірвати трудовий договір за власною ініціативою у строк, зазначений у його заяві, без потреби дотримання двотижневого строку. Щоб скористатися такою можливістю, робоче місце працівника повинне бути розташоване у місцевості, яка, згідно з відомостями, які періодично публікує Мінреінтеграції, є територією, на якій ведуться бойові дії.

Підстави для звільнення за ініціативою роботодавця:

• прогул (ч. 4 ст. 40 КЗпП);
• відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8–3 ч. 2 ст. 36 КЗпП);
• неможливість забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку зі знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій (п. 6 ч. 1 ст. 41 КЗпП).

Наведені підстави мають певні особливості. Наприклад, для звільнення на підставі п. 8–3 ч. 2 ст. 36 КЗпП обов’язковими є встановлення двох фактів:

• фактична відсутність працівника на робочому місці понад 4 місяці поспіль;
• відсутність інформації у роботодавця про причини такої відсутності (при цьому не має значення поважність чи неповажність причин такої відсутності).

Також існують різні думки щодо правомірності звільнення працівника на підставі прогулу. Прогулом вважається відсутність працівника на робочому місці понад три години без поважних причин. Існує позиція, що працівника, який виїхав за кордон у зв’язку з небезпекою, пов’язаною з військовими діями, неможливо звільнити за прогул. Це обумовлюється тим, що в нього є поважна причина відсутності. Такої ж позиції дотримується і Держпраці.

Водночас судова практика не є такою категоричною. Суди наголошують, що в кожному індивідуальному випадку потрібно всебічно оцінювати обставини звільнення за такою підставою.

До прикладу, у постанові Верховного Суду від 21.09.2023 р. у справі № 639/2672/22, проаналізувавши обставини справи, Суд дійшов висновку, що попри те, що підприємство знаходилось у Харкові та для працівників існувала загроза життю та здоров’ю, роботодавець забезпечив можливість дистанційної роботи. Відповідно, перебування працівниці за кордоном, у зв’язку з бойовими діями, не може вважатися поважною причиною відсутності на роботі. Таким чином, Суд визнав звільнення за прогул правомірним.

Натомість постановою Київського апеляційного суду від 27.07.2023 р. у справі № 761/13951/22 (справа на етапі касаційного оскарження), звільнення за прогул було визнано неправомірним, оскільки працівниця не змогла повернутись з відпустки у зв’язку із початком активних бойових дій та тимчасовою окупацією територій України. Працівниці довелося повертатись на робоче місце через треті країни, про що вона повідомила роботодавця. Відповідно, позивачка не змогла вчасно повернутись на роботу з причин, що не залежали від неї.

Таким чином, заборони на звільнення працівника на підставі ч. 4 ст. 40 КЗпП немає, що підтверджується і судовою практикою. Як і раніше, суди досліджують обставини справи та визначають правомірність такого звільнення в кожному конкретному випадку.

Процедура звільнення

У будь-якому випадку, у разі наявності підстав для звільнення, необхідно дотримуватись встановленої законом процедури, основними етапами якої є:

• складення та надсилання заяви про звільнення працівником (у випадку звільнення за його ініціативи);
• оформлення роботодавцем наказу про звільнення та ознайомлення з ним працівника;
• повідомлення про нараховані та виплачені працівнику суми при звільненні та здійснення належних виплат;
• внесення запису в трудову книжку та повернення її працівнику.

Способи комунікації з працівниками

Ключовою складністю, у випадку перебування працівника за кордоном, стає саме офіційна комунікація із працівником.

За загальним правилом, в умовах дистанційної роботи обмін необхідними документами відбувається шляхом безпосередньої їх передачі іншій стороні. Наприклад, за допомогою кур’єрської доставки, пошти чи доставки уповноваженим представником.

Проте законодавець передбачив додаткові механізми, якими сторони можуть послуговуватися. Деякі роботодавці ще в період пандемії COVID-19 узгодили з працівниками можливість дистанційної роботи та використання електронних способів комунікації. Так, відповідно до ст. 29 КЗпП, у трудовому договорі може передбачатися можливість ознайомлення працівників з документами з використанням засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису (до прикладу, використовуючи такі сервіси електронного документообігу як «Вчасно» чи Paperless). Також сторони можуть погодити альтернативні способи комунікації (за допомогою месенджерів, електронної пошти тощо). При чому, якщо загальна норма передбачає, що використання альтернативних способів комунікації може бути погоджено сторонами в трудовому договорі, стаття 7 Закону, яка діє на час воєнного стану, не вимагає такого погодження саме в трудовому договорі.

Для уникнення сумнівів необхідно заздалегідь погодити, який саме спосіб комунікації використовувати (месенджер, особисту електронну пошту або засоби відеозв’язку типу Zoom чи Teams), а також передбачити можливість ідентифікувати адресата (наприклад, за адресою особистої електронної пошти чи номеру телефону, які зазначені в особовій картці працівника).

Також ст. 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачає, що електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження авторові відомостей про його одержання, якщо інше не передбачено попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Верховний Суд підтвердив актуальність цієї норми в ході вирішення трудових спорів (постанова від 21.12.2022 р. у справі № 299/2706/20). Отже, відправнику варто налаштувати функцію, яка повідомить його про факт успішного надсилання повідомлення.

Повернення трудової книжки

Відповідно до п. 4.2. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Тобто працівнику потрібно буде надіслати роботодавцю письмову заяву про надання згоди на пересилання трудової книжки.

Також трудову книжку від імені працівника може отримати його представник, за умови пред’явлення довіреності в нотаріальній формі. Для уникнення сумнівів, працівнику варто надіслати роботодавцю письмову заяву з проханням віддати його трудову книжку представнику, а роботодавцю при передачі трудової книжки — зняти копію довіреності.

Отже, попри те, що трудове законодавство України в багатьох аспектах є архаїчним, законом передбачено можливості припинення трудових відносин дистанційно, зокрема, і за умови перебування працівників за кордоном.

Вас може зацікавити
	Курс підвищення кваліфікації «Кадрова справа для професіонала» Свідоцтво державного зразка. Підтримка експерта протягом навчання. Супровід експертом протягом 2-х тижнів після закінчення курсів. Доступ до Живого журналу «КАДРОВИК.UA» на 3 місяці. Усі необхідні зразки та шаблони документів. Знижки на продукцію та послуги від «КАДРОВИК.UA». Докладніше

Богдана Пархомчук, Остап Гойдик