Головна  Карта сайту  Розміщення реклами на порталі

СПІЛЬНОТА КАДРОВИКІВ І ФАХІВЦІВ З УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
Ласкаво просимо
  Новини
  Бібліотека статей
  Нормативна база
  Зразки документів
  Виробничий календар
  Книжкова полиця
  Хто є хто
  Глосарій
  Розміщення реклами
  Наші партнери
  Форум
Нові матеріали
Підписатися на розсилку





Facebook
Реклама
Реклама
Як правильно призначити відповідального за розроблення номенклатури й ведення архіву на підприємстві?
Новини
13.06.2023
Як правильно призначити відповідального за розроблення номенклатури й ведення архіву на підприємстві?
 

Якщо виникає потреба, то певні завдання та обов’язки, які мав би виконувати окремий працівник, можуть бути розподілені між різними виконавцями або коло завдань та обов’язків деяких працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII, номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Архів підприємства — це структурний підрозділ, де організовується і забезпечується приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

Підприємство самостійно визначає структурний підрозділ, що займатиметься розробленням номенклатури справ, її оновленням і внесенням до цього документа змін (за потреби). Зазвичай цим підрозділом є служба (відділ) діловодства.

Якщо служба діловодства (відділ, посада) на підприємстві відсутня, то номенклатурою справ займається особа, яка призначається керівником підприємства шляхом видання наказу. Тобто доручити займатися розробленням номенклатури справ можна як інспектору з кадрів, так і юрисконсульту. Для цього потрібно внести відповідні зміни до посадової інструкції працівника.

Разове завдання

Якщо покладення на працівника обов’язку з розроблення проєкту номенклатури справ має разовий характер, то вносити зміни до його посадової інструкції нема потреби. У такому разі зазначений обов’язок може бути покладений відповідним дорученням, вказівкою по роботі, наказом (розпорядженням) з адміністративно-господарських питань тощо (додаток 1).

Покладення обов’язків на постійній основі

У разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці видають наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції працівника.

Щоб умотивувати працівника погодитися на додаткову роботу, яка не передбачена його посадовою інструкцією (трудовим договором), керівник підприємства може встановити доплату (надбавку) до посадового окладу на час розробки ним проєкту номенклатури справ. Вид надбавки можна визначити, як, наприклад, «за виконання особливо важливої роботи» або «збільшення обсягу робіт» (додаток 2).

Зверніть увагу! Накази, якими затверджують і вводять в дію посадові інструкції (зміни до них), що, своєю чергою, стосується розподілу функцій і повноважень працівників, належать до наказів з основної діяльності.

Варто взяти до уваги, що оскільки архів — це окремий структурний підрозділ, його створення має відповідати усім вимогам до створення структурного підрозділу на підприємстві. Не забудьте приділити належну увагу розробленню відповідного положення про цей відділ (положення про структурний підрозділ).

Оскільки роботу в архіві не можна вважати разовою, то доведеться розробити вимоги до роботи працівника (працівників) архіву і внести відповідні корективи у посадові інструкції працівників.

Якщо це підприємству не зовсім зручно, варто розглянути варіант зовнішнього обслуговування архіву (наприклад, аутсорсинг, співпрацю з приватною архівною установою).

Вас може зацікавити

Журнал «ДІЛОВОДСТВО»

Щомісяця у виданні:

  1. Документаційні процеси.
  2. Складання й оформлення службових документів.
  3. Особливості роботи архіву на підприємстві.
  4. Функціонування системи електронного документообігу.
  5. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо).
  6. Юридичні консультації.

Придбати видання

 
Діловодство

Переглядів: 648 Версія для друку
 
Дивіться також:
Бронювання за Порядком № 45: відеороз’яснення від ТЦК
У яких випадках можливе відсторонення від роботи?
Бронювання працівників: що змінилося з 1 квітня?
Нюанси надання «дитячої» відпустки одинокій матері
Чи враховується стаж, набутий за кордоном?
З 4 квітня 2025 року будуть діяти нові правила оплати лікарняних
Чи потрібно повідомляти ТЦК про заброньованих працівників?
Удосконалення надомної та дистанційної роботи: прийнято закон
Перебування в полоні зарахують до страхового стажу
Трудовий стаж для пенсії
Перевіряємо правильність нарахувань за листками непрацездатності
Чи збережеться після 31 березня бронювання згідно Порядку № 45?
З якого моменту за мобілізованим зберігається місце роботи і посада?
Чи може роботодавець перенести щорічну відпустку без згоди працівника?
Законодавство про мобілізацію та військовий облік: огляд нещодавніх змін
Як зараховується страховий стаж у разі роботи з неповним робочим тижнем?
Вирішення трудових спорів на користь працівника
Затверджено показник середньої зарплати за лютий 2025 ріку
Назви професій: як вони з’являються, хто їх вигадує та на що це впливає?
Трудові відносини в умовах воєнного стану: поширені запитання
Прийняття на роботу військовозобов’язаного, у якого виявлені порушення правил військового обліку
Особливості встановлення невідповідності займаній посаді під час випробувального строку
Чи обов’язково під час війни укладати трудовий договір у письмовій формі?
Як повідомити працівнику про звільнення?
Зразок наказу про звільнення за прогул
Коли ПФУ може відхилити оцифровану трудову книжку?
Реформа у сфері праці: законодавчі ініціативи
Що змінилося в повідомленні про прийняття працівника на роботу?
Чи мають право безробітні відмовитися від запропонованої центром зайнятості роботи?
Відстрочка на підставі бронювання в умовах мобілізації
Документи для призначення «лікарняних» суміснику
Організація та проходження стажування водіїв
Перевірки ТЦК: як підготуватися і які помилки виявляють?
Зміни до штатних розписів закладів дошкільної освіти: роз’яснення МОН
Перебування працівника на обліку в ТЦК, яке належить до окупованих територій: дії і обов’язки роботодавця
Чи можна зменшити оплату праці за час простою?
Топ-5 помилок при звільненні за ініціативою роботодавця
Чи може роботодавець відмовити в достроковому припиненні відпустки для догляду за дитиною?
Діють зміни до Порядку надання компенсації за облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю
Скорочення штату або чисельності працівників: підстави та процедура звільнення
Оплачувана відпустка при народженні дитини: кому надається?
Затверджено строки зберігання документів з військового обліку
Чи зобов’язаний роботодавець зберігати трудову книжку працівника на його прохання?
Що обов’язково повинен містити трудовий договір?
Встановлення переважного права на залишення на роботі при вивільненні працівників
Нові правила оплати лікарняних листків: що зміниться з 4 квітня 2025 року
Невикористана відпустка під час дії воєнного стану
Чи обов’язково ФОПу розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку?
Зміни в трудових відносинах, які нас чекають
Як довго можна отримувати допомогу з безробіття та хто на неї має право?
Всі новини
Реклама
Проекти для професіоналів
Оголошення
Шановні відвідувачі!
З усіх питань щодо роботи порталу звертайтесь до 
адміністратора
2025 © МЕДІА ГРУПП
2025 © HR Liga
IM R40-02667

Copyright © 2005–2025 HR Liga
Редакція (адміністрація) залишає за собою право не розділяти думку авторів матеріалів, що розміщуються. Редакція (адміністрація) порталу не несе відповідальності за збитки, які можуть бути завдані внаслідок використання, невикористання або неналежного використання інформації, що міститься на порталі. Відповідальність за достовірність інформації та інших відомостей несуть автори публікацій.
Вул. Є. Сверстюка, 11, корпус «А», а/с 185, м. Київ, Україна, 02002
З питань реклами: pr_oppb@mediapro.ua. Передплата видань: 0 800 219 977
З питань роботи сайту: admin@hrliga.com