Якщо виникає потреба, то певні завдання та обов’язки, які мав би виконувати окремий працівник, можуть бути розподілені між різними виконавцями або коло завдань та обов’язків деяких працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII, номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Архів підприємства — це структурний підрозділ, де організовується і забезпечується приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

Підприємство самостійно визначає структурний підрозділ, що займатиметься розробленням номенклатури справ, її оновленням і внесенням до цього документа змін (за потреби). Зазвичай цим підрозділом є служба (відділ) діловодства.

Якщо служба діловодства (відділ, посада) на підприємстві відсутня, то номенклатурою справ займається особа, яка призначається керівником підприємства шляхом видання наказу. Тобто доручити займатися розробленням номенклатури справ можна як інспектору з кадрів, так і юрисконсульту. Для цього потрібно внести відповідні зміни до посадової інструкції працівника.

Разове завдання

Якщо покладення на працівника обов’язку з розроблення проєкту номенклатури справ має разовий характер, то вносити зміни до його посадової інструкції нема потреби. У такому разі зазначений обов’язок може бути покладений відповідним дорученням, вказівкою по роботі, наказом (розпорядженням) з адміністративно-господарських питань тощо (додаток 1).

Покладення обов’язків на постійній основі

У разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці видають наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції працівника.

Щоб умотивувати працівника погодитися на додаткову роботу, яка не передбачена його посадовою інструкцією (трудовим договором), керівник підприємства може встановити доплату (надбавку) до посадового окладу на час розробки ним проєкту номенклатури справ. Вид надбавки можна визначити, як, наприклад, «за виконання особливо важливої роботи» або «збільшення обсягу робіт» (додаток 2).

Зверніть увагу! Накази, якими затверджують і вводять в дію посадові інструкції (зміни до них), що, своєю чергою, стосується розподілу функцій і повноважень працівників, належать до наказів з основної діяльності.

Варто взяти до уваги, що оскільки архів — це окремий структурний підрозділ, його створення має відповідати усім вимогам до створення структурного підрозділу на підприємстві. Не забудьте приділити належну увагу розробленню відповідного положення про цей відділ (положення про структурний підрозділ).

Оскільки роботу в архіві не можна вважати разовою, то доведеться розробити вимоги до роботи працівника (працівників) архіву і внести відповідні корективи у посадові інструкції працівників.

Якщо це підприємству не зовсім зручно, варто розглянути варіант зовнішнього обслуговування архіву (наприклад, аутсорсинг, співпрацю з приватною архівною установою).

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання