Процес прийняття на роботу розпочинається з оформлення заяви працівника про прийняття на роботу. Крім заяви, роботодавець має право вимагати від працівника такі документи для оформлення трудових відносин (ч. 2 ст. 24 КЗпП):

1. Паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Повним юридичним аналогом паперового документа є цифровий паспорт, або е-паспорт.

Е-паспорт громадяни України за своїм бажанням можуть безоплатно сформувати за допомогою мобільного застосунку «Дія», встановленого на будь-якому електронному пристрої, підключеному до Інтернету (наприклад, на смартфоні). Але зробити це можуть тільки ті особи, які мають паспорт громадянина України у вигляді ID-картки або біометричний закордонний паспорт.

Цифровий паспорт пред’являється особою замість і без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України і документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, місце проживання (ч. 1 ст. 14¹ Закону «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 20.11.2012 р. № 5492-VI, далі — Закон № 5492).

Електронні копії е-паспорта можуть надаватися і використовуватися в тих же випадках, за яких законодавством передбачено надання і використання копій паспорта громадянина України.

Майте на увазі: юрособи і фізособи зобов’язані забезпечити перевірку е-паспортів, що пред’являються громадянами України (ч. 2 ст. 14¹ Закону № 5492). Процедуру такої перевірки і механізм формування електронних копій е-паспорта визначає Порядок формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 18.08.2021 р. № 911 (далі — Порядок № 911).

Е-паспорт є дійсним тільки за наявності унікального електронного ідентифікатора — QR-коду (штрихкоду) і не може використовуватися без нього. На це вказує п. 4 Порядку № 911.

QR-код (штрихкод) генерується після натиснення на зображення цифрового паспорта в застосунку «Дія» і діє 3 хвилини. Його можна зчитати сканером або планшетом. Крім того, зчитати QR-код можна і за допомогою спеціального зчитувача, який є в застосунку «Дія». Для цього треба скористатися пристроєм, на якому встановлено цей застосунок. Зчитувач автоматично перевірить документ працівника. За результатами перевірки на електронному пристрої, за допомогою якого вона здійснювалася, формується відповідне інформаційне повідомлення.

Увага! Прийняття на роботу громадян без паспорта або з недійсним паспортом загрожує посадовим особам підприємства адмінштрафом у розмірі від 17 до 51 грн, а повторне порушення протягом року — у розмірі від 170 до 238 грн (ст. 200 КУпАП).

2. Документ про присвоєння працівнику реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — реєстраційний номер) (п.п. 70.12.1 ПКУ, п. 1 розд. XI Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 р. № 822). Це може бути довідка про присвоєння реєстраційного номера (ідентифікаційного номера). Інформацію про цей номер містить і паспорт у вигляді ID-картки. Крім того, реєстраційний номер є в е-паспорті. Відомості про нього можуть також відображатися в електронній формі в застосунку «Дія» окремо від е-паспорта (п. 7 Порядку № 911).

Не надають реєстраційний номер особи, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від його отримання і мають про це відповідну позначку в паспорті.

3. Трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Працівник надав трудову книжку? Ознайомтеся з її даними, внесіть відомості про прийняття на роботу (якщо працівник цього вимагає) і поверніть трудову книжку працівнику.

Нагадаємо: з 10.06.2021 (дата набрання чинності ЗУ » Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX) облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, тому паперові трудові книжки не є обов’язковими. Записи про прийняття на роботу до паперової трудової книжки роботодавець вносить тільки на вимогу працівника. Якщо ж працівника приймають на роботу вперше, то також тільки на його вимогу роботодавець зобов’язаний оформити трудову книжку (ст. 48 КЗпП). Але в будь-якому випадку після внесення відповідних записів трудову книжку треба повернути працівнику.

Частиною 2 ст. 24 КЗпП передбачено, що замість паперової трудової книжки під час прийняття на роботу можуть бути надані відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Проте наразі з реалізацією цієї норми на практиці є проблеми.

4. Документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію, якщо він потрібен відповідно до чинного законодавства для допуску до виконання певної роботи.

5. Документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його надають тільки у випадках, визначених законодавством.

6. Військово-обліковий документ. До військово-облікових документів належать (п. 16 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 р. № 921, далі — Порядок № 921):

• для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
• для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного.

Крім того, з норм п. 37 Порядку № 921 випливає, що прийняття на роботу здійснюється тільки за наявності у військово-обліковому документі працівника відмітки про взяття його на військовий облік.

Зауважте: за порушення у сфері військового обліку для посадових осіб роботодавців ст. 210¹ КУпАП передбачена адміністративна відповідальність. Так, за будь-яке перше порушення стягується штраф у розмірі від 3400 до 5100 грн. Проте за вчинення правопорушення в особливий період, який триває зараз, як і за повторне протягом року вчинення порушення, штраф становить від 5100 до 8500 грн.

7. Інші документи, вимагати які не забороняє трудове законодавство, наприклад автобіографію, документи, що свідчать про отримання спеціальних знань, тощо.

Запам’ятайте: заборонено вимагати від осіб, які працевлаштовуються, зокрема, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, а також про реєстрацію місця проживання або перебування** (ст. 25 КЗпП).
** Водночас роботодавцю необхідно знати місце проживання (перебування) військовозобов’язаних і призовників для ведення первинного військового обліку (див. п. 37 Порядку № 921).

Заява про прийняття на роботу

Розглянемо детальніше заяву про прийняття на роботу. Її оформлюють у довільній формі, оскільки нормативними актами її не затверджено.

Майте на увазі! Заяви, як і інші документи, авторами яких є фізичні особи (пояснювальні, доповідні записки тощо), допустимо оформляти рукописним способом (п. 7.1 ДСТУ 4163:2020). Тому заява про прийняття на роботу може бути написана від руки або надрукована і підписана.

Якщо до заяви додаються якісь документи (копії документів про освіту, автобіографія тощо), нижче тексту заяви про це роблять відповідну позначку.

У заяві про прийняття на роботу працівник обов’язково повинен визначити своє місце роботи як основне або за сумісництвом. На це вказують, зокрема, норми п. 3¹ ч. 2 ст. 16 ЗУ «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV. Це важливо і тому, що зараз у зв’язку з веденням обліку трудової діяльності в електронному вигляді немає прив’язки основного місця роботи до зберігання трудової книжки на підприємстві.

Далі пропонуємо вам ознайомитися з прикладами оформлення заяви про прийняття на основну постійну роботу і про прийняття на роботу за сумісництвом за строковим трудовим договором.

Автобіографія

Зупинимося ще на одному документі — автобіографії. Автобіографія входить до складу особової справи. У ній працівник представляє опис основних фактів свого життя і діяльності в їх хронологічній послідовності.

Основні вимоги, що пред’являються до цього документа, — точність і об’єктивність відомостей, лаконізм викладення. Писати автобіографію слід без помарок і виправлень.

В автобіографії зазначають:

• назву виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);
• прізвище, ім’я та по батькові автора (заміжні жінки зазначають прізвище в заміжжі та дівоче прізвище);
• число, місяць і рік народження;
• місце народження. Якщо назва населеного пункту, його статус або адміністративна підлеглість змінилися, то спочатку зазначають колишню, а потім у дужках нинішню географічну назву, статус або адміністративну підлеглість. Якщо особа народилася не в Україні, крім населеного пункту, зазначають також відповідну країну;
• громадянство;
• відомості про освіту (який навчальний заклад закінчено, які освіта, спеціальність і кваліфікація отримані);
• відомості про військову службу;
• відомості про виконувану за час трудової діяльності роботу (коли, де і на яких посадах працювала особа, причини переходу на іншу роботу) в хронологічній послідовності і в повній відповідності із записами в трудовій книжці. Коли йдеться про теперішнє місце роботи, то зазначають також службову адресу і номер телефону;
• відомості про нагородження і заохочення (за наявності);
• відомості про батьків: П. І. Б., рік народження (якщо померли — рік смерті), де і ким працюють (чи факт перебування на пенсії);
• відомості про сімейний стан і склад сім’ї (П. І. Б. дружини/чоловіка, дітей із зазначенням року народження кожного із членів сім’ї);
• відомості про перебування під слідством або судимості (за наявності);
• дату складання документа (ліворуч під текстом);
• особистий підпис особи (праворуч в одному рядку з датою).

Офіційні назви навчальних закладів, військових частин, підприємств, установ, організацій та їх структурних підрозділів наводять у формі, що діяла в період навчання (служби, роботи). Якщо відбулися зміни, у дужках після колишньої назви наводять нинішню. Складноскорочені найменування підприємств і навчальних закладів при першій згадці обов’язково розшифровують і далі наводять скорочено.