Вести паперові трудові книжки вже не обов’язково. Але старі у багатьох роботодавців ще зберігаються. Та й у працівників залишилось право вимагати ведення паперових трудових книжок. Покажемо, як зараз це треба робити.

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217 (далі — Закон № 1217), який вніс зміни до КЗпП щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника. З цієї дати запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Основна суть змін — переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).

Зверніть увагу! З 10 червня для роботодавців встановлено новий обов’язок. Тепер роботодавці мають надавати відомості, що містяться в паперових трудових книжках про трудову діяльність своїх працівників, у відсканованому вигляді для внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Водночас це можуть робити не тільки роботодавці, а й безпосередньо громадяни, які мають на руках трудову книжку та кваліфікований електронний підпис.

Тож зараз про це ми розповідати не будемо. А розповімо про інше.

Що робити зі старими трудовими книжками? Тим більше, що закон допускає продовження ведення паперових трудових книжок за бажанням працівників. Який статус матимуть паперові трудові книжки, які зберігаються на руках у працівників?

Хоча Інструкцію з ведення трудових книжок ніхто не скасував, норми законодавства змінилися. Отже, статус паперових трудових книжок серйозно змінився.

Прийняття працівника на роботу

До 10.06.2021 р. працівник мав надати роботодавцю трудову книжку (ст. 24 КЗпП). Тепер — трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Що це означає на практиці?

Було

Раніше, якщо працівника брали на основне місце роботи, за таким місцем (тобто у такого роботодавця) мала зберігатися його паперова трудова книжка. Якщо вона вже була у працівника, він мав її передати роботодавцю під час укладання трудових відносин. Якщо її не було (перше місце роботи, або якщо трудова книжка була пошкоджена, знищена, втрачена), нову трудову книжку протягом 5 днів з початку трудових відносин мав завести на цього працівника роботодавець. Для цього роботодавець повинен був мати бланки трудових книжок і журнал обліку їх руху, які він придбавав за свій рахунок.

Якщо йшлося про зовнішнього сумісника, то запис про прийняття його на роботу за сумісництвом робився не обов’язково і лише за бажанням працівника.

Стало

Зараз працівник може не надавати паперову трудову книжку і за основним місцем роботи — якщо відомості про його попередню трудову діяльність вже є в Реєстрі застрахованих осіб, який веде ПФУ. Тобто, якщо його попередній роботодавець вже встиг оцифрувати таку трудову книжку.

Якщо ж ще не встиг (а такий варіант теж можливий, про що ми зазначимо далі), то показати паперову трудову книжку працівнику (за її наявності) все ж таки доведеться.

Якщо у працівника немає трудової книжки, то чи оформляти її в паперовому вигляді наново роботодавцю, чи ні — вирішує працівник! Він має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. На цьому наголошує Держпраці. У такому разі роботодавець оформлює трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП).

Отже, алгоритм дій такий:

1. Претендент на посаду (на власний вибір) надає потенційному роботодавцю один з двох документів — паперову трудову книжку або витяг із Реєстру застрахованих осіб із даними про його трудову діяльність. Тобто або паперову трудову книжку, або витяг з електронної.
2. Якщо трудової книжки в працівника немає, але він бажає її мати — він вимагає оформити паперову трудову книжку у роботодавця (вже після того, як трудові відносини почалися).

КЗпП не вимагає від працівника складати заяву з такою вимогою, а від роботодавця — скласти наказ про доручення оформити на працівника таку трудову книжку. Тобто усного спілкування в цьому випадку буде достатньо. Але якщо виникне спір і роботодавець відмовиться оформити трудову книжку — наявність заяви (і її копії з поміткою про подання) працівнику не завадить.

Заяву можна скласти у довільній формі, зі зазначенням того, кому і ким вона подається, назвою документа «Заява» і, наприклад, такого змісту: «Прошу оформити мені трудову книжку у паперовій формі протягом 5 днів згідно з ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП».

Звісно, що в такій заяві треба зазначити дату її складання, ПІБ заявника та проставити його підпис.

Хто зберігає паперову трудову книжку?

До 10.06.2021 р. основне місце роботи означало місце роботи, де в роботодавця зберігається трудова книжка. Зараз роботодавець позбавлений обов’язку зберігати трудові книжки працівників. Що це означає на практиці?

Було

Раніше після того, як працівник надав трудову книжку при прийомі на роботу або після того, як роботодавець завів на нього нову трудову книжку, ця паперова трудова книжка залишалася в роботодавця. Як правило, у відділі кадрів. І видача такої трудової книжки на руки працівнику дозволялася вже у день звільнення. Тобто роботодавець не тільки зберігав, а й відповідав за збереження такого документа. А в разі пошкодження або втрати, мав допомогти працівнику її відновити (оформити дублікат).

Втім, це правило стосувалося юросіб-роботодавців. Як роз’яснювало Мінсоцполітики, законодавством і раніше не було передбачено обов’язковості ведення ФОП Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них або зберігання трудових книжок працівників.

Стало

Зараз обов’язок зі збереження паперової трудової книжки поширюється лише на ті, які знаходилися в роботодавців станом на 10.06.2021 р. Тобто на ті, які були отримані від працівників або заведені на них до змін.

Законодавцем встановлено «перехідний період» тривалістю п’ять років, а саме: розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 р. відбуватиметься включення Пенсійним фондом до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.

Отже, алгоритм дій такий:

1. Роботодавець сканує паперову трудову книжку, відправляє цей скан ПФУ в електронному вигляді, і після отримання повідомлення, що така інформація отримана і все гаразд, видає оригінал трудової книжки працівнику на руки.
2. Оформити таку видачу слід записом в Книзі обліку руху трудових книжок. У цьому документі має було зафіксовано факт повернення документа працівнику і його підпис про те, що він цей документ отримав.

Щодо працівників, прийнятих на роботу з 10.06.2021 р., то навіть якщо вони надали паперову трудову книжку при оформленні трудових відносин або її завели на вимогу такого працівника, зберігається така трудова книжка не у роботодавця, а у працівника!

А як же ж записи про кадрові накази?

До 10.06.2021 р. в паперовій трудовій книжці обов’язково робилися записи про найважливіші події у трудовій діяльності працівника: приймання на роботу та звільнення, переведення на іншу посаду тощо.

Тепер паперова трудова книжка ведеться лише за бажанням працівника. Що це означає на практиці?

У новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Після цього трудова книжка повертатиметься працівнику.

Отже, алгоритм дій такий:

1. Роботодавець видає наказ по кадрах (про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду або у інший відділ, звільнення тощо).
2. Працівник звертається до роботодавця з вимогою внести запис про цей наказ у його паперову книжку.

КЗпП не вимагає від працівника складати заяву з таким зверненням, а від роботодавця — скласти наказ про доручення зробити такий запис. Тобто усного спілкування в цьому випадку буде достатньо. Але якщо виникне спір і роботодавець відмовиться зробити запис — наявність заяви (і її копії з поміткою про подання) працівнику не завадить.

Заяву можна скласти у довільній формі, зі зазначенням того, кому і ким вона подається, назвою документа «Заява» і, наприклад, такого змісту: «Прошу згідно з ч. 3 ст. 48 КЗпП внести запис в мою трудову книжку про переведення мене на посаду… за наказом №… від…».

Звісно, що в такій заяві треба зазначити дату її складання, ПІБ заявника та проставити його підпис.

Працівник звільняється — що з паперовою трудовою книжкою?

До 10.06.2021 р. у разі звільнення працівника роботодавець, у якого зберігалася трудова книжка, мав внести до неї запис про таке звільнення і видати цю трудову книжку працівнику у день звільнення. Тепер запис про звільнення вноситься до паперової трудової книжки працівника за його бажанням. Що це означає на практиці?

Було

Відповідно до ст. 47 КЗпП роботодавець був зобов’язаний провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку в день звільнення. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в Книзі обліку.

Згідно з п. 2.4, 4.1, 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, в разі звільнення запис в трудову книжку вносився у день звільнення і повинен був точно відповідати тексту наказу, тобто підстави звільнення, що зазначені в наказі про звільнення, мали відповідати підставам, зазначеним у трудовій книжці.

При затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові сплачувався середній заробіток за весь час вимушеного прогулу!

У ситуації, коли роботодавець затримав видачу трудової книжки, днем звільнення вважався день її видачі. В такому разі видавався новий наказ, який вносив зміни до попереднього, де зазначався новий день звільнення. Вносилися виправлення і до трудової книжки. Робився запис до трудової книжки працівника про нову дату звільнення, а раніше внесений запис про день звільнення визнавався недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 цієї ж Інструкції.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець цього дня надсилав йому поштове повідомлення з вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену працівником адресу допускалося тільки за письмовою згодою працівника.

Стало

Інструкція про порядок ведення трудових книжок діє й досі. Проте в КЗпП були внесені суттєві зміни щодо ведення трудових книжок і цю Інструкцію слід застосовувати в частині, яка не суперечить КЗпП.

Оскільки, як ми зазначили вище, обов’язок зберігати трудові книжки з 10.06.2021 р. скасовано, то роботодавець повертатиме працівнику лише ті трудові книжки, які отримав у зберігання до 10.06.2021 р. При цьому цілком можливо, що звільнений працівник отримав свою паперову трудову книжку на руки раніше — в разі, якщо роботодавець встиг її відсканувати і передати оцифровану інформацію до ПФУ.

Проте, якщо роботодавець ще не встиг відсканувати і передати таку інформацію, і паперова трудова книжка все ще зберігається в нього, радимо з видачою трудової книжки не затягувати! Звісно, відновлення працівника на посаді в разі видачі трудової книжки пізніше дня звільнення не буде. Проте це документ, який має зберігатися у працівника і який може йому знадобитися для наступного працевлаштування та оформлення пенсії. Тож, щоб уникнути претензій та позовів від працівника, правило видачі старих паперових трудових книжок у день звільнення варто виконувати і зараз.

І ще один нюанс. Видати трудову книжку на руки і зробити в ній запис про звільнення — це різні дії. І зараз вони цілком можуть робитися окремо.

Тобто не заборонено видати паперову трудову книжку при звільненні без запису про звільнення, якщо працівник не вимагає такого запису — за це роботодавцю нічого не буде. Але роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, зокрема, записи про звільнення (ч. 3 ст. 48 КЗпП).

Знову ж таки КЗпП не вимагає від працівника складання заяви, у якій він міг би зазначити свої вимоги. Але працівник може перестрахуватися і таку заяву подати.

Зміст заяви буде приблизно такий: «На підставі ч. 3 ст. 48 КЗпП прошу внести до моєї трудової книжки запис про моє звільнення з посади згідно з наказом №… від…».

Ганна Бикова