Досвідченим кадровикам добре відомо, що особова картка — основний документ з обліку особового складу в організації. Але завжди корисно нагадати, що вона собою представляє, про правила її заповнення, порядок ведення та строки зберігання.

Отже, Типова картка первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» затверджена наказом Держкомстату України від 25.12.2009 р. № 495/656.

Особова картка працівника містить вісім розділів, для заповнення кожного з них існують певні правила.

У I розділі зазначають загальні дані працівника, а саме: ПІБ, дата народження, громадянство, відомості про освіту, про загальний стаж роботи, останнє місце роботи, сімейний стан, місце проживання. Дані заповнюють згідно з наданими працівником документами.

II розділ визначено для заповнення відомості про військовий облік працівника. Відомості заповнюються згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженим постановою КМУ від 07.12.2016 р. № 921.

У III розділі зазначають відомості про професійну освіту на підприємстві (яка здійснювалася коштом підприємства-роботодавця).

IV розділ передбачено для заповнення призначення і переведення працівника на посаду.

У V розділі «Відпустки» зазначаються відпустки всіх видів, що надаються працівнику за час роботи на підприємстві.

У розділі VI «Додаткові відомості» зазначають дані, які не були зафіксовані в інших розділах особової картки, наприклад, про наявність урядових нагород, про участь у бойових діях, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо.

У розділі VII «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначають дату і причину звільнення (підставу) працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення.

Також слід пам’ятати, що після кожного запису в розділах IV та VII працівника повинні ознайомити х ними під підпис в особовій картці. Не допускається внесення в облікові дані будь-яких змін без відома працівника.

Окрім особової картки працівника існує ще й окрема форма — особова картка державного службовця, визначена нормою ч. 1 ст. 37 Закону України «Про державну службу». Зберігається особова картка державного службовця згідно із Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженим наказом НАДС від 22.03.2016 р. № 64. Ну а наказом НАДС від 19.05.2020 р. № 77-20 затверджено форму та порядок заповнення Особової картки державного службовця.

Часто виникає запитання скільки зберігаються особові картки працівників. Згідно з п. 499 Переліку типових документів особові картки працівників (у тому числі тимчасових і таких, які працюють за сумісництвом), затвердженим наказом Мінюста від 12.04.2012 р. № 578/5, зберігаються у роботодавця протягом 75 років після звільнення таких працівників.

Дмитро Гладкий