Як в штатному розписі зазначити працівника, який працює за основним місцем роботи на умовах неповного робочого дня — як одну чи 0,5 штатної одиниці?

У ст. 64 Господарського кодексу сказано, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Але спеціального нормативного акта, який визначав би порядок складання штатного розпису, немає, як і його затвердженої форми (крім бюджетних установ та організацій). Тому всі статті та консультації на цю тему — це впорядковані практичні напрацювання, які дійшли до наших днів з колишньої командно-адміністративної системи управління далеких 90-х (коли багато чого робилося за аналогією з часами СРСР), які враховують і доповнюються вимогами сьогодення. Тобто існує лише усталена практика щодо складання штатного розпису.

Водночас слід зазначити: хоча підприємство і має право самостійно встановлювати кількість працівників, воно для цього може послуговуватися спеціальними методиками. Наприклад, наказом Мінпраці України від 04.09.2000 р. № 222 затверджено Методику розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм з праці; наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 26.09.2003 р. № 269 — Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку та ін. Наприклад, за чисельності працюючих — 15 осіб і наявності трьох структурних підрозділів потрібно 1,5 бухгалтера.

Тобто залежно від того, яку і скільки роботи потрібно виконувати, підприємству знадобиться 1, 2, 3 тощо працівників або 0,25, 0,5 тощо.

Відповідно, у штатному розписі ми зазначаємо найменування посад і кількість працівників на них (кількість штатних одиниць) із розрахунку повного робочого часу.

Якщо підприємство невеличке, роботи небагато, то очевидно, що непотрібно, аби на всіх посадах обов’язково по 8 год працювала та чи інша кількість працівників, можливо, на якусь посаду потрібно, наприклад 0,5 працівника. Це означає, що за 20 год на тиждень (4 год х 5 днів, 2 дні х 8 год + 1 день х 4 год та інші комбінації) ця людина виконуватиме необхідний обсяг роботи. У такому разі в штатному розписі буде зафіксовано, скажімо: «Інспектор з кадрів — 0,5 шт. од.».

Але може бути, що підприємству потрібен один працівник на повний робочий день, але його годі знайти, хтось погоджується працювати лише «на 0,5 ставки» (правильно — неповний робочий час). Тоді у штатному розписі буде зазначено, наприклад: «Інспектор з кадрів — 1 шт. од.». Цю посаду обійматиме 1 працівник, який працюватиме 20 год на тиждень (4 год х 5 днів, 2 дні х 8 год + 1 день х 4 год та інші комбінації). Або цю посаду (1 шт. од.) обійматимуть 2 працівники, які працюватимуть по 20 год на тиждень (4 год х 5 днів, 2 дні х 8 год + 1 день х 4 год та інші комбінації), що сумарно становить 40 год.

А щоб було видно, як заповнені штатні посади, ведуть штатно-посадову книгу. На відміну від штатного розпису, в ній фіксують не кількість штатних одиниць, а які саме посади, як і хто обіймає тощо. Її форми також нормативно не затверджено, але це саме той документ, де можна написати: «Інспектор з кадрів — 1 шт. од.: 0,75 посади обіймає Сидоренко, 0,25 — Петренко». У штатному розписі такого не зробиш.

Графу «кількість штатних одиниць» у штатному розписі заповнюємо з розрахунку, скільки людей потрібно, щоб виконувати встановлені обсяги роботи за норму робочого часу. Якщо у вас передбачено 1 штатна одиниця (тобто вам потрібен «цілий» працівник), але її тимчасово обіймає працівник на умовах неповного робочого часу, то в штатному розписі слід зазначати «1 шт. од.», а в штатно-посадовій книзі (чи в робочому варіанті штатного розпису) зазначаємо, що її обіймає на умовах неповного робочого часу «половина землекопа».