Гоструда продолжает бороться с нелегальной занятостью, наполняя штрафами бюджет. В предыдущей статье мы говорили об особенностях процесса проверок и правах инспекторов. Сегодня же обсудим, как подготовиться к приходу проверяющих.
Действовать надо в двух направлениях.
1. Приводим в порядок документы
Прием, увольнение сотрудников, ежедневное выполнение ими работы предполагает составление кадровых документов, приказов, штатного расписания, коллективного договора, табелей учета рабочего времени и т. д. Также должны своевременно начисляться и выплачиваться заработная плата, предоставляться отпуск, создаваться безопасные условия труда. Правильно и своевременно оформленная кадровая документация — лучшая защита от проблем во время проверки Гоструда.
Конечно, могут быть документы, которые вы не хотите показывать проверяющим. И здесь важно правильно избрать стратегию взаимоотношений с инспектором. Отсутствие в компании документов, которые обязательно ведутся в соответствии с трудовым законодательством, может расцениваться как создание препятствий в деятельности инспектора труда. В таком случае он составляет акт о невозможности проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования с указанием конкретной причины — препятствия для проверки. Копия такого акта направляется работодателю вместе с письменным требованием о восстановлении документов до определенного срока. На период выполнения такого требования срок проведения проверки останавливается.
И здесь важно понять — что будет меньшим злом. Получить штраф за препятствование проверке в размере три минимальные заработные платы или создать риск штрафа в большем размере за реально доказанное нарушение трудового законодательства. Кстати, не забывайте о возможности передачи ваших документов на хранение адвокату, что позволить устранить фактор внезапности проверки и подготовиться к ней.
В целом, даже если инспектор застал вас врасплох, вы имеете полное право сказать, что нужные ему документы находятся у бухгалтера, который сейчас не здесь, или у адвоката на юридической экспертизе.
Не стоит отказываться и от универсальных человеческих методов. Можно просто поговорить с инспектором, сказать ему, что ваш бухгалтер болеет или в отпуске, а когда он выйдет — вы предоставите все нужные документы. Правда, отпуск нужно подтверждать соответствующим приказом.
2. Готовим сотрудников к проверке
Иногда инспектор заходит в офис как клиент или соискатель, и спрашивает у проходящей мимо девушки: «Вы здесь работаете? А кем? А давно уже работаете?» и т. д. Дружелюбные и общительные сотрудники в такой ситуации становятся источником информации для инспектора. И в силу человеческого фактора информация эта может быть неточной или даже опасной для компании. Поэтому коллектив также надо готовить к проверкам. Скорее всего, инспектор по труду захочет поговорить с кем-то из них. Поэтому стоит убедиться, что ваши работники знают и понимают такой минимум:
свои анкетные данные, в какой компании, предприятии трудится человек и в какой форме (работник, стажер, на испытательном сроке, предоставляет услуги как предприниматель и т. д.). Это особенно важно прояснить в компаниях, которые состоят из нескольких ФОП-ов, работающих как один коллектив;
размер своей заработной платы, сроки ее выплаты;
с какого момента сотрудник работает, какой распорядок работы в компании и т. д.
Важно помнить, что согласно статьи 63 Конституции человек не обязан давать сведения, которые могут ему навредить. Работники по большому счету могут отказаться от общения с инспектором. Но не стоит это доводить до конфликта.
Право инспектора запросить кадровые или бухгалтерские документы автоматически означает обязанность руководителя эти документы предоставить. Поэтому, по возможности стоит выделить проверяющим отдельный кабинет, где они в спокойной обстановке, попивая кофе, изучат предоставленные вами документы. Так у них будет меньше поводов ходить по предприятию, задавать вопросы работникам, подозревать руководство в незаконных действиях и вообще в чем-либо.
Вас може зацікавити
Журнал реєстрації перевірок розроблений із урахуванням затвердженої форми (наказ Державного комітету України з питань розвитку підприємництва від 10 серпня 1998 року № 18). Хоч ведення Журналу реєстрації перевірок є добровільним, його наявність на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи — підприємця спростить початок проведення перевірки чи інспекційного відвідування та полегшить знайомство з представниками контролюючих органів.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама