Для яких категорій працівників розробляють саме робочі інструкції та чим вони відрізняються від посадових?

Робочі інструкції робітників розробляються (так само як і посадові) на основі кваліфікаційних характеристик відповідних професій, що містяться в галузевих випусках Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — ДКХП).

У кваліфікаційних характеристиках визначається перелік основних робіт, які властиві тій чи іншій професії, та забезпечується єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних категорій, розрядів і професій. Конкретний же перелік робочих прав та обов’язків робітників визначається в робочих інструкціях з урахуванням специфіки діяльності конкретного підприємства, установи чи організації (далі — підприємство) та особливостей його організаційно-штатної структури.

Вимоги щодо структури, змісту, оформлення, порядку затвердження робочих інструкцій наводяться у Загальних положеннях ДКХП, які містяться в Розділі 2 Випуску 1 ДКХП «Професії робітників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року за № 336. Вимоги ж до посадових інструкцій містяться в Розділі 1 зазначеного Випуску ДКХП.

Посадові інструкції розробляються для працівників, які належать до професійних категорій керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців, а робочі інструкції — для працівників, які належать до категорії робітників (робітничих професій).

Особливості робочої інструкції

Згідно із Загальними положеннями Розділу 2 Випуску 1 ДКХП, робочі інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, відповідальність робітників. Як уже було зазначено, у разі виникнення необхідності завдання й обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої професії, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих робітників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп професій, що рівні за складністю й виконання яких не потребує іншої кваліфікації.

Кваліфікаційні характеристики робітників містять тільки основні або типові завдання й обов’язки. Тому роботодавець може доповнювати робочі інструкції видами робіт, які містять технологічні карти, інструкції, інші нормативні документи й визначені трудовим договором за умови додержання правил охорони праці, санітарних норм і вимог безпеки виконання робіт.

Також поряд з роботами, що внесені до складу відповідного розділу кваліфікаційних характеристик професій, робітники всіх професій мають також деякі спільні обов’язки, які теж бажано додатково зазначати в робочих інструкціях:

• раціонально й ефективно організовувати працю на робочому місці;
  
  
• дотримуватись норм технологічного процесу;
  
  
• не допускати браку в роботі;
  
  
• знати й виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, дотримуватись норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;
  
  
• використовувати в разі необхідності засоби попередження й усунення природних і негативних техногенних явищ (пожежі, аварії тощо).

Як і з посадовими, з робочими інструкціями, після їх затвердження керівником підприємства або за дорученням його заступниками, робітник ознайомлюється під розписку.

Усі зміни, доповнення до робочої інструкції можуть бути внесені лише на підставі наказу керівника підприємства і за згодою робітника. Такий наказ видається в разі перерозподілу обов’язків між робітниками у зв’язку зі скороченням чисельності працівників, раціональним розподілом праці.

На відміну від посадових інструкцій, робоча інструкція та зміни до неї погоджуються з профспілковим комітетом або іншим уповноваженим робочим органом трудового колективу.

Є деякі відмінності у структурі й визначенні окремих розділів робочої та посадової інструкцій. Так, для робочої інструкції передбачені такі обов’язкові розділи:

• «Завдання та обов’язки»,
• «Права»,
• «Відповідальність»,
• «Повинен знати»,
• «Кваліфікаційні вимоги».

За необхідності робоча інструкція може бути також доповнена розділами:

• «Загальні положення»,
• «Приклади робіт»,
• «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».

Щоб краще зрозуміти відмінності між робочими й посадовими інструкціями, перегляньмо приблизний зміст розділів, які вони мають (таблиця).

Структура й зміст посадової та робочої інструкції

Розділ робочої (посадової) інструкції	Зміст розділу
	робочої інструкції	посадової інструкції
Загальні положення	Містить основні дані: • про професію; • найменування виробничого підрозділу, в якому працює робітник; • нормативні документи, якими він керується у своїй роботі; • підпорядкованість працівника; • порядок прийняття на роботу й звільнення	Містить основні дані: • про посаду, сферу діяльності працівника; • найменування підрозділу, в якому працює працівник; • порядок призначення на посаду й припинення виконання посадових обов’язків; • безпосередня підпорядкованість; • кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги); • наявність підлеглих; • перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник; • порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини)
Завдання й обов’язки	Розкривається зміст робіт, які має виконувати робітник. Цей розділ також повинен містити характеристику робочого місця	Подано характеристику діяльності працівника. Визначається ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом: • виділення групи питань із відповідних напрямів; • закріплення за працівником переліку об’єктів управління; • перелік відносно самостійних питань. Визначаючи коло робіт, слід керуватися організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання й обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади
Права	Визначаються й наводяться делеговані робітникові повноваження, користуючись якими він має забезпечувати в процесі своєї роботи виконання покладених на нього завдань та обов’язків	Визначаються й наводяться делеговані працівникові повноваження, маючи які він повинен забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, ухвалювати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо
Відповідальність	Містить показники особистої відповідальності за результати діяльності й виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків	Містить критерії оцінювання роботи працівника й межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Критеріями оцінювання роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку й правил з охорони праці тощо
Повинен знати	Містить вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт	Містить вимоги стосовно спеціальних знань, а також знань законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків
Кваліфікаційні вимоги	Містить норми, які стосуються професійної освіти й досвіду, достатніх для повного та якісного виконання робіт за професією	Містить вимоги до освіти із зазначенням освітньо-кваліфікаційних рівнів і досвіду, достатніх для повного та якісного виконання робіт за посадою
Взаємовідносини (зв’язки) за професією (посадою)	Зазначається перелік працівників, з якими робітник безпосередньо співпрацює для виконання покладених на нього обов’язків	Зазначається перелік працівників усіх структурних підрозділів підприємства, а також сторонніх підприємств, організацій, установ, з якими працівник безпосередньо співпрацює, терміни отримання й надання інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо
Приклади робіт	Наводяться відповідні приклади робіт	—

Категорії працівників, для яких розробляють посадові й робочі інструкції

У Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП) професійні назви робіт працівників, для яких мають розроблятися посадові інструкції, містяться у розділах 1–4 КП. Відповідно, перша цифра їхніх кодів КП дорівнює 1–4, наприклад: код КП 3112 «Кошторисник», код КП 4115 «Секретар-друкарка» тощо.

Професії ж робітників, для яких розробляються робочі інструкції, містяться, як правило, у розділах 5–9 КП і перша цифра їхніх кодів КП дорівнює 5–9, наприклад: код КП 5133 «Соціальний робітник», код КП 9151 «Кур’єр» тощо.

Точніше визначити належність окремих професій (посад) до конкретної професійної категорії можна й за допомогою відповідного галузевого випуску ДКХП, в якому, як правило, зазначаються кваліфікаційні характеристики для окремих категорій працівників.

Класифікаційний розподіл персоналу

У багатьох наукових роботах і підручниках з управління персоналом часто класифікація персоналу побудована на тих нормативно-правових актах (стандартах), які були чинними ще за часів СРСР. Деякі класифікаційні критерії та підходи з цих актів перейшли й до окремих актів чинного українського законодавства. Відповідно до цих класифікаційних підходів увесь персонал підприємства зазвичай розподіляють на непромисловий персонал (зайнятий переважно в соціальній сфері діяльності підприємства) та промислово-виробничий персонал (зайнятий виробництвом і його обслуговуванням).

У свою чергу промислово-виробничий персонал за характером виконуваних функцій розподіляється на чотири основні категорії: робітники, керівники, фахівці (спеціалісти), технічні виконавці (службовці).

Робітники — працівники, які безпосередньо зайняті виробництвом продукції (послуг), ремонтом, переміщенням вантажів тощо. До них також належать прибиральники, двірники, гардеробники, охоронники та ін.

Залежно від характеру своєї участі у виробничому процесі робітники, у свою чергу, розподіляються на:

• основних — безпосередньо зайняті в технологічному процесі з виробництва певної продукції;
• допоміжних — обслуговують технологічний процес.

Керівники — працівники, які займають керівні посади на підприємствах, очолюють їхні структурні підрозділи (функціональні служби), а також їхні заступники.

Фахівці (спеціалісти) — працівники, які виконують інженерно-технічні, економічні та інші функції. До них належать інженери, економісти, бухгалтери, психологи, юрисконсульти, нормувальники, техніки тощо.

Технічні виконавці (службовці) — працівники, що здійснюють підготовку й оформлення документів, господарське обслуговування тощо. До них, наприклад, належать діловоди, секретарі, друкарки, табельники, креслярі, копіювальники, архіваріуси, агенти тощо.

У сучасних умовах межі між окремими професійними категоріями, особливо між технічними службовцями й робітниками, часто є не дуже чіткими та достатньо умовними. Це пов’язано з тим, що в результаті розвитку сучасних технологій усе більше підприємств фізичну працю замінює різними автоматичними засобами. Робітники лише їх обслуговують: керують за допомогою пультів управління, реєструють показники приборів у реєстраційних журналах тощо. Тобто робітники часто виконують робочі операції, які характерні й для технічних службовців.

До того ж кваліфікаційними вимогами і до робітників, і до технічних службовців часто висуваються однакові або подібні освітньо-кваліфікаційні вимоги, наприклад наявність професійно-технічної освіти. Тому під час вирішення питання щодо віднесення окремих працівників до технічних службовців або робітників і, відповідно, необхідності розроблення для цих працівників посадових чи робочих інструкцій потрібно обов’язково використовувати КП і відповідні галузеві випуски ДКХП.

Стаття надана нашому порталу
редакцією журналу «Діловодство та документообіг»