Внешний рекрутинг в Украине сейчас — это необоснованно дорого или все-таки стоимость услуг рекрутинговых компаний справедлива? И что выгоднее с точки зрения затрат — заказывать эту услугу у внешнего подрядчика или нанимать рекрутера в штат? Давайте разберемся.

Когда возникает необходимость в новых сотрудниках, компания неизбежно встает перед выбором:

• нанимать рекрутера в штат, если его еще нет или имеющийся не справляется с объемами;
• обращаться в рекрутинговое агентство или к фрилансеру;
• руководителю — искать людей самому, что само по себе не вариант, поскольку занимает много времени.

Зачастую принимается решение все же нанять в штат специалиста по поиску и подбору, считается, что это «надежнее и дешевле». А так ли это на самом деле?

Алгоритм расчета на примере

Для примера возьмем распространенный вариант стандартного рекрутинга. Предположим, что в компании есть вакансия менеджера по продажам со стандартным набором требований. Вакансия не конфиденциальная и не требует прямого поиска в компаниях-конкурентах. Искать нужно в основном в открытых источниках — это job-сайты и соцсети. С такой задачей может справиться рекрутер с опытом работы от года. Предположим, что он в штате уже имеется.

Ниже будут представлены усредненные данные по работе над вакансией. В разных компаниях эти цифры могут отличаться. Но эти критерии можно взять за основу и произвести свои, более точные расчеты.

Основные ресурсы для поиска

Итак, чтобы закрыть позицию, как и для любого вида работ, необходим минимальный набор ресурсов:

1. Публикация вакансии на job-сайтах, доступ к базам резюме.
2. Телефонная связь, Интернет.
3. Рабочее время рекрутера/HR-менеджера.
4. Организованное рабочее место.

Это не все ресурсы. Если работа по поиску ведется в компании постоянно, тогда дополнительно понадобятся программные продукты, помогающие хранить и систематизировать собственную базу резюме, а также те, которые позволяют автоматизировать сам процесс рекрутинга. Но их мы в этой статье касаться не будем.

Каждый из этих ресурсов имеет свою стоимость.

На один месяц разместить на основных украинских job-сайтах вакансию, которая будет возобновляться каждую неделю, что оптимально с точки зрения результативности, обойдется компании порядка 1000 грн. Доступ к базе резюме на месяц по одному региону обойдется в еще порядка 3–5 тыс. грн.

Нужно также потратиться на безлимитную мобильную связь, поскольку звонков будет очень много. Стоимость телефонной связи и доступа к интернету будет стартовать от 200 грн в месяц.

А теперь самое интересное — трудозатраты специалиста по поиску и подбору. Давайте посмотрим, что он должен сделать для закрытия вакансии.

Для расчетов весь процесс рекрутинга был разбит на четыре этапа:

1. Подготовка.
2. Поиск.
3. Отбор/оценка.
4. Организация выхода на работу.

Каждый этап состоит из определенного количества единичных операций. Исходя из опыта и собственных отчетов, было определено минимальное и максимальное количество времени, необходимое для выполнения одной операции (нормативы). Для удобства вычислений берем среднее значение норматива. Некоторые операции необходимо выполнить много раз, поэтому для получения общих временных затрат на операцию необходимо умножить длительность одной операции на количество повторений. А теперь сами расчеты (будет много текста и цифр).

Этап первый. Подготовка

1. Получение заявки. Рекрутеру необходимо уточнить у руководителя основные задачи, требования к кандидатам и предлагаемые условия работы. В среднем на это может уйти 38 минут.
   
   
2. Анализ вакансии. Проверяем конкурентность позиции на рынке труда — анализ спроса/предложения. В среднем занимает 35 минут.
   
   
3. Составление сценария поиска. Чтобы быстрее и качественнее закрыть вакансию, необходимо заранее определить источники кандидатов и определить действия по поиску. Средний норматив — 30 минут.
   
   
4. Подготовка коммуникации. Пишем тексты объявлений, шаблоны писем, сообщений, ответов кандидатам. Лучше это сделать сразу, чем в процессе поиска каждый раз писать новые письма и сообщения каждому кандидату вручную. При этом могут возникнуть какие-то дополнительные вопросы для уточнения у руководителя, которые мы упустили вначале. В среднем занимает 75 минут.

Этап второй. Поиск

1. Размещение объявлений в Интернете. На job-сайтах и в социальных сетях. Плюс изменение текста объявлений в процессе поиска. Занимает в среднем 28 минут за все время поиска.
   
   
2. Поиск резюме в базе job-сайтов. Это ежедневная операция. На одно резюме уходит от 10 до 30 секунд, чтобы предварительно понять — подходит ли кандидат. Но задача рекрутера — «просканировать» как можно больше таких резюме. Поэтому среднее число просмотров резюме в среднем может достигать 500 за все время поиска. Затраты по времени — около 150–160 минут.
   
   
3. Поиск профилей в социальных сетях. Они требуют больше внимания от рекрутера — часто не указаны конкретные профессиональные данные человека. Вывод делается на основе косвенной информации — интересов, тематики публикаций. В среднем тратится по 2 минуты на профиль. И таких профилей в среднем обрабатывается 75. Затраты времени специалиста по подбору– 150 минут.
   
   
4. Более внимательный анализ резюме. На соответствие требованиям по вакансии, найденных самостоятельно и полученных откликов. В результате рекрутер должен определить — стоит ли рассматривать этого кандидата на вакансию. Занимает в среднем 2,5 минуты на одно резюме. Таких резюме нужно обработать около 75. Итого временные затраты — 188 минут за все время поиска.
   
   
5. Сортировка резюме в своей базе (сохранение, этапы проекта, комментарии). Эту операцию часто забывают, поскольку она происходит постоянно в текущем режиме и на результаты особо не влияет, но времени занимает достаточно. Общий объем от 50 до 75 резюме на проект (в лучшем случае), по 3 минуты на одно резюме. Получается, что на эту операцию нужно потратить еще 188 минут.
   
   
6. Исходящие письма соискателям. Не все соискатели указывают свои контактные данные полностью. Рекрутеру иногда нужно постараться и найти имейл, чтобы предложить вакансию. Описание вакансии по имейл также отправляется кандидатам из соцсетей. Если у вас были заранее прописаны тексты таких писем, то на подготовку и отправку одного письма в среднем уходит 20 секунд. Если предположить, что таких писем нужно отправить в среднем около 80, — затраты по времени составят примерно 28 минут.
   
   
7. Ответы на сообщения и письма соискателей. На отклики отвечать необходимо обязательно. Как и на запросы от соискателей из соцсетей. Это mast have. И не всегда получается это сделать шаблонами, иногда приходится писать индивидуальные письма. Поэтому на одно такое письмо может уйти в среднем 3 минуты. И если таких писем за все время поиска отправили 40 — то затраты времени на эту операцию составят 120 минут.
   
   
8. Прием звонков от соискателей. Звонков от заинтересованных кандидатов в среднем может быть от 10 до 40 за все время работы по проекту. На один звонок в среднем уходит около 7 минут. Это еще 175 минут.
   
   
9. Исходящие звонки соискателям (телефонный скрининг). Самая затратная по времени операция. Необходимо на этом этапе выяснить, стоит ли приглашать соискателя на собеседование. А также заинтересовать нашей вакансией. Таких звонков может состояться в среднем от 50 до 100 за все время работы над вакансией. В среднем уходит 10 минут на один звонок. Временные затраты составят 750 минут.

Этап третий. Отбор/оценка

1. Интервью рекрутера с соискателем. На одно интервью уходит в среднем 55 минут. Чтобы направить на рассмотрение руководителю 3–5 кандидатов, как показывает практика, рекрутеру необходимо провести от 5 до 15 интервью. Берем в среднем 10. Общие затраты времени — 550 минут.
   
   
2. Анализ кандидата, составление портрета/описания для руководителя. Мало просто отправить резюме, нужно дать руководителю наиболее полную информацию о кандидате. На написание одного комментария уходит в среднем 30 минут. Руководителю в среднем отправляем пять кандидатов. Итого затраты времени на эту операцию составят 150 минут.
   
   
3. Получение обратной связи от руководителя по каждому из направленных пяти резюме в среднем займет 65 минут (по 13 минут на резюме).
   
   
4. Организация очных собеседований с руководителем. Для организации интервью кандидата с руководителем необходимо совершить минимум три созвона с оповещением обеих сторон. Предположим, руководитель выбрал три интересных для себя кандидатов. По 23 минуты на организацию одного интервью — итого 69 минут.
   
   
5. Повторные интервью с руководителем. По моему мнению, рекрутер должен присутствовать тоже, чтобы понимать, насколько точен его поиск. На три таких собеседования уйдет в среднем 120 минут.
   
   
6. Проверка рекомендаций на отобранных кандидатов — по 18 минут на одного человека. Итого 54 минуты (на троих).
   
   
7. Получение обратной связи от руководителя, выбор финалиста. Руководитель провел встречи с тремя кандидатами, важно получить отзыв по каждому из них. В среднем уходит по 15 минут на одного человека — это 45 минут.

Этап четвертый. Организация выхода на работу

1. Итак, руководитель выбрал финалиста. Сопровождение его выхода на работу (консультации, переговоры, уточнения) займет в среднем 90 минут. Сюда входит минимум 6 созвонов + оформление документов о приеме на работу.
   
   
2. Всем не прошедшим на вакансию кандидатам необходимо дать обратную связь. Ее необходимо давать не только тем, кто был приглашен на итоговые собеседования с руководителем, а всем, кто принимал участие в процессе отбора. По пять минут на соискателя (письма, звонки), за все время поиска это сделать придется раз 50. И по времени займет 250 минут.
   
   
3. Есть в функционал HR-а входит также сопровождение во время адаптации, сюда добавятся расходы времени на составление плана адаптации совместно с руководителем — в среднем 145 минут. А также время на согласование спорных вопросов и контроль выполнения плана адаптации — еще в среднем 195 минут за все время испытательного срока.

Итоговые цифры затрат времени HR-а на весь процесс поиска нашего менеджера по продажам — от 3262 до 3602 минут.

Хочу отметить, что длительность операций сильно зависит от квалификации самого рекрутера и ситуации на рынке труда — если кандидатов мало, требуется гораздо больше времени на поиск резюме.

Финальные расчеты

Получается, что чистые затраты времени на закрытие одной вакансии среднего уровня, без учета простоев и потери времени на согласования, а еще без учета паники специалиста по подбору, когда уже два дня нет ни одного подходящего кандидата, — составляют примерно 60 рабочих часов. Это 1,5 рабочих недели.

Теперь рассчитаем стоимость этой работы. Средняя зарплата HR-менеджерa (рекрутера) в Украине с опытом от одного года — около 10 тыс. грн в месяц (данные взяты на job-сайтах и из опроса коллег из разных городов). Час его работы в таком случае составит 57 грн. И стоимость работы по поиску на одну позицию, соответственно, будет равна 3420 грн.

Добавим сюда описанные выше расходы на телефонную связь и доступы к job-сайтам — получаем цифру 7600 грн. Добавим также расходы на организацию рабочего места своего сотрудника — как минимум стул, стол и быстрый ПК. Это еще порядка 8000 грн.

Итого себестоимость функции рекрутинга в компании составляет 15 600 грн. На одну вакансию. Не намного дешевле услуг рекрутинговой компании, правда?

Мы рассмотрели финансовые затраты на один проект по поиску. Чтобы получить полную картину, нужно просчитать стоимость рекрутинга в рамках месяца и с учетом загрузки штатного сотрудника — в динамике и с учетом этих показателей сумма меняется.

Штатный рекрутер при описанной нагрузке в состоянии закрыть 2–3 вакансии в месяц. Исходя из собственного опыта работы в рекрутинге, эффективный сотрудник может закрывать до 5–7 вакансий в месяц. Я имею в виду разноплановые позиции уровня специалиста (например, бухгалтер, менеджер по продажам, специалист по закупкам и т. п.), когда не получается сгруппировать самые трудозатратные операции по поиску для минимизации затраченного времени. Хочу отметить, что массовый подбор неквалифицированного персонала и прямой поиск ключевых сотрудников рассчитываются по-другому, и количество закрываемых вакансий тоже будет другим.

Расчеты денежных затрат на поиск персонала в разрезе месяца, при условии, что рекрутер у вас в штате и он закрывает три вакансии в месяц, выглядят так:

• Доступы к job-сайтам — 7900 грн. Сюда включена стоимость публикации трех вакансий на двух ресурсах и месяц доступа к базе резюме.
• Расходы на телефон, Интернет — 200 грн.
• Организация рабочего места — 8000 грн.
• Заработная плата — 10000 грн.
• Налоги на зарплату — 2200 грн.

Общие расходы составят 28 300 грн. Стоимость одной вакансии в перерасчете составит 9400 грн.

Тогда как расходы на привлечение рекрутинговой компании или фрилансера составят 10 000–24 000 грн на одну вакансию (10–20% от годового уровня дохода менеджера по продажам).

Итак, в каких случаях все-таки выгоднее обращаться в рекрутинговую компанию?

Как показали расчеты, если в компании есть постоянная потребность в подборе от 3 до 7 человек в месяц — выгоднее нанимать штатного рекрутера. Если же есть потребность в подборе только 1–2 человек в месяц — выгоднее обращаться к внешним подрядчикам, даже для поиска персонала среднего уровня.

Если у вас уже есть штатный HR — стоит учитывать его нагрузку. Как показывает практика, если у него в работе больше 10 вакансий, то новую он скорее всего быстро закрыть физически не сможет. А если это вакансия важная и срочная? Просто сделайте свои расчеты, и вы сразу найдете оптимальный для компании вариант.

Журнал для руководителей и HR-ов