Квартальная отчетность в ФСС по ВУТ: составляем и представляем

Каждый работодатель, имевший хотя бы однажды дело с больничными или путевками от Фонда соцстрахования по временной утрате трудоспособности (далее — ФСС по ВУТ), должен знать об обязанности представления отчетности по средствам ФСС по ВУТ. Напомним, что Порядком № 4 предусмотрено два вида отчетов, которые работодатели обязаны ежеквартально представлять в ФСС по ВУТ. Это отчеты по форме № Ф4-ФСС з ТВП и форме № Ф14-ФСС з ТВП. В данном материале остановимся на нюансах их представления и заполнения.

Правила представления отчетности в ФСС по ВУТ

Напомним, что согласно ч. 2 ст. 27 Закона № 2240 страхователи обязаны вести учет средств общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, и своевременно предоставлять органам Фонда установленную отчетность по этим средствам.

Рассмотрим основные моменты, которые страхователю необходимо будет учесть при представлении отчетов в ФСС по ВУТ.

1. Страхователи (все работодатели, в т. ч. и физические лица) обязаны ежеквартально, не позднее 20 числа (20 число включительно) следующего за отчетным периодом месяца*, представлять в Фонд соцстрахования по временной утрате трудоспособности отчеты:

по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, по форме Ф4-ФСС з ТВП (приложение 1 к Порядку № 4);
о путевках на санаторно-курортное лечение и путевках в детские оздоровительные заведения по форме Ф14-ФСС з ТВП (приложение 2 к Порядку № 4) — в случае получения или выдачи путевок на санаторно-курортное лечение, приобретенных за счет средств ФСС по ВУТ.

____________
* Если последний день срока представления отчетов приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то этим днем считается первый после него рабочий день (п. 3.9 Порядка № 4).

2. Отчет по ф. № Ф4-ФСС з ТВП в ФСС по ВУТ подается всеми страхователями в случае:

наличия задолженности предприятия перед Фондом на начало каждого квартала;
наличия оборотов по субсчетам, на которых ведется учет расчетов с ФСС по ВУТ.

Если у страхователя нет задолженности перед ФСС по ВУТ на начало каждого отчетного квартала по субсчетам, на которых ведется учет расчетов с Фондом, отсутствуют обороты по таким субсчетам в отчетном квартале, но имеется задолженность за Фондом перед страхователем на начало года, отчет по ф. № Ф4-ФСС з ТВП не представляется.

3. Если в отчетном квартале страхователь получал или выдавал путевки на санаторно-курортное лечение, приобретенные за счет средств ФСС по ВУТ, то вместе с формой № Ф4-ФСС з ТВП представляется и форма № Ф14-ФСС з ТВП.

4. Отчеты могут подаваться на выбор страхователя одним из способов (п. 3.2 Порядка № 4):

в электронной форме. Такая форма отчетов должна соответствовать отчетам на бумажных носителях (п. 3.3 Порядка № 4). Механизм представления отчета в электронной форме регламентируется Порядком представления страхователями электронных документов в Фонд социального страхования по временной утрате трудоспособности, утвержденном постановлением ФСС по ВУТ от 27.04.2011 г. № 23.;
на бумажных носителях. Отчеты заверяются подписями руководителя, главного бухгалтера (при наличии такой должности у страхователя) и скрепляются печатью (при наличии);
направляются по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения. Отчеты необходимо отправить по адресу органа ФСС по ВУТ не позднее чем за десять дней до истечения срока представления отчетов. В случае получения уведомления об утрате или порче почтового отправления необходимо отправить второй экземпляр отчета в течение пяти дней со дня получения такого уведомления.

5. Форма № Ф4-ФСС з ТВП составляется в гривнах с копейками нарастающим итогом с начала года, а форма № Ф14-ФСС з ТВП — отдельно за каждый квартал. Отчеты представляются рабочим органам Фонда по месту регистрации страхователя.

На заметку. Если страхователь в отчетном периоде меняет местонахождение или место жительства (для физлиц) (за пределами территориального обслуживания органа ФСС по ВУТ, в котором он находился на учете), отчеты за этот отчетный период подаются в орган Фонда по новому месту постановки на учет (п. 4.4 Порядка № 4).

6. Отчеты формируются в двух экземплярах. Один экземпляр отчета с отметкой органа ФСС по ВУТ о его принятии хранится у страхователя, второй — в органе Фонда. При этом работник ФСС по ВУТ обязан принять отчет даже при наличии в нем методологических и арифметических ошибок (п. 7.2 Порядка № 4).

7. За несвоевременное представление либо непредставление установленной отчетности, а также отражение в отчетности недостоверных данных на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций, физических лиц, использующих наемный труд, налагается штраф в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн.). За повторное в течение года нарушение предусмотрен штраф в размере от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн.) (ст. 165⁵ КоАП Украины).

Заполнение отчетов

Форма № Ф4-ФСС з ТВП

Форма № Ф4-ФСС з ТВП состоит из заглавной части и двух таблиц. При заполнении таблиц I и II следует обратить внимание, в частности, на следующее:

если на начало года существовала задолженность предприятия перед ФСС по ВУТ, то заполняется строка 1 Таблицы I, если задолженность ФСС по ВУТ перед предприятием — строка 12 Таблицы І. Эти данные берутся из соответствующих граф отчета за предыдущий год и остаются неизменными на протяжении всего текущего года;
если на конец отчетного периода по результатам расчетов образовалась задолженность Фонда, заполняется строка 10, а если образовалась задолженность предприятия перед ФСС по ВУТ — строка 23 Таблицы І;
в строке 21 Таблицы І отражается сумма материального обеспечения и финансирования, начисленного застрахованным лицам за счет средств ФСС по ВУТ. Далее показатель строки 21 расшифровывается в Таблице ІІ;
в таблице ІІ приводится расшифровка расходов, начисленных страхователем за счет средств ФСС по ВУТ, в разрезе видов материального обеспечения и социальных услуг. При этом в колонках 3 и 4 таблицы ІІ отражаются общее количество дней и начисленная сумма материального обеспечения, подлежащая оплате за счет средств Фонда; а в колонках 5 и 6 — часть дней и сумм, начисленных в связи с применением льгот для чернобыльцев;
показатель строки 8 колонки 4 Таблицы ІІ должен совпадать с показателем строки 21 Таблицы І.

Форма № Ф14-ФСС з ТВП

Напомним, что отчет по ф. № Ф14-ФСС з ТВП заполняется только в том случае, если в отчетном квартале страхователь получал, выдавал или у него остались путевки на санаторно-курортное лечение и путевки в детские оздоровительные учреждения.

В отчете по ф. № Ф14-ФСС з ТВП отражается информация о движении путевок у страхователя, их количество и стоимость, а также суммы частичной оплаты застрахованными лицами.

Далее рассмотрим порядок заполнения отчетов на условном числовом примере.

Пример

Условие: На предприятии ООО «Ромашка» по состоянию на 01.01.2014 г. имелась задолженность за ФСС по ВУТ в сумме 2350,50 грн. В течение II квартала 2014 года были начислены расходы за счет средств ФСС по ВУТ (общая сумма 75 780,80 грн.):

на выплату больничных — 6980,80 грн. (4 рабочих дня);

по беременности и родам — 36 800,00 грн., в т. ч. 25 760,00 грн. на общих условиях (оплата 126 дней отпуска по беременности и родам) и 11 040,00 грн. на льготных условиях как пострадавшему от аварии на ЧАЭС (оплата 54 дней отпуска по беременности и родам);

получено частичное финансирование на оздоровление детей застрахованных лиц в детских оздоровительных учреждениях в сумме 32 000,00 грн. на 4 путевки.

Финансирование осуществлено ФСС по ВУТ в полном объеме в сумме 78 131,30 грн.

Частичная доплата за полученные во II квартале путевки составила 9450,00 грн.

Остаток путевок на санаторно-курортное лечение на 01.04.2014 г. — 2 путевки (одна для взрослого (8700,00 грн.) и одна для ребенка в сопровождении взрослого (10 200,00 грн.)). Во II квартале было получено 4 путевки на санаторно-курортное лечение: для взрослых 2 шт. стоимостью 16 500,00 грн., для ребенка в сопровождении взрослого 2 шт. стоимостью 19 200,00 грн.

Все путевки выданы во II квартале, а именно: 3 путевки для взрослых с частичной оплатой в размере 20% — 4950,00 грн. и 3 путевки для детей в сопровождении взрослого с частичной оплатой в размере 15% — 4500,00 грн.

Решение: Порядок заполнения отчетов по ф. № Ф4-ФСС з ТВП и ф. № Ф14-ФСС з ТВП приведен ниже на рисунках 1 и 2.

Рис. 1. Пример заполнения формы № Ф4-ФСС з ТВП

Рис. 2. Пример заполнения формы № Ф14-ФСС з ТВП

Исправление ошибок в отчетности

Механизм исправления ошибок регламентирован разд. VII Порядка № 4.

Если предельный срок представления отчета еще не наступил, страхователь может до истечения такого срока повторно сформировать и подать отчет в органы ФСС по ВУТ. Действительным будет считаться последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания срока представления отчетности.

При обнаружении методологических или арифметических ошибок работниками Фонда в момент приема отчетности страхователю предлагается самостоятельно исправить ошибки (п. 7.2 Порядка № 4). Такими ошибками могут быть: отличие показателей в разных таблицах формы № Ф4-ФСС з ТВП относительно расходования средств ФСС по ВУТ; неотражение или неправильное отражение суммы средств, полученных от ФСС по ВУТ на предоставление материального обеспечения застрахованным лицам; неотражение сумм доначисленных страховых взносов, пени, штрафов и неправомерно израсходованных средств, которые страхователем не оспариваются или по которым процедура обжалования завершена. Если страхователь отказался исправить ошибки, орган ФСС по ВУТ обязан самостоятельно определить соответствующие показатели, учесть их при составлении сводных отчетов, после чего, при необходимости, проводится проверка этого страхователя.

Обратите внимание! Обнаружение в отчете методологических или арифметических ошибок не может быть основанием для непринятия отчета (п. 7.2 Порядка № 4)

Если ошибка обнаружена до проведения проверки органами ФСС по ВУТ, то после сдачи отчета и истечения предельного срока его представления страхователю необходимо письменно уведомить Фонд о выявленных ошибках, а в случае обнаружения недоимки самостоятельно доначислить и уплатить пеню, начисленную на сумму такой недоимки в соответствии с требованиями ст. 30 Закона № 2240.

Из документа. Страхователи и другие получатели страховых средств в случае нарушения порядка использования страховых средств возмещают Фонду в полном объеме неправомерно потраченную сумму страховых средств и/или стоимость предоставленных социальных услуг и уплачивают штраф в размере 50 процентов такой суммы.
За несвоевременный возврат или возврат не в полном объеме таких страховых средств на страхователей и других получателей средств Фонда налагается штраф в размере 10 процентов несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств (п. 1 ст. 30 Закона № 2240).

Письменное уведомление о факте обнаружения ошибки составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и главным бухгалтером. В уведомлении необходимо отразить информацию в соответствии с требованиями п. 7.4 Порядка № 4, в частности, необходимо указать: реквизиты страхователя; период и содержание ошибки (со ссылкой на законодательные нормы, согласно которым делаются исправления); суммы откорректированных взносов или расходов, а также самостоятельно начисленной пени; дату составления уведомления.

В форме № Ф4-ФСС з ТВП ошибки прошлых периодов отражаются следующим образом:

если ошибка была допущена в предыдущем периоде текущего года, то исправления производятся путем корректировки соответствующих строк формы № Ф4-ФСС з ТВП;
ошибки прошлых лет, касающиеся финансовых показателей, отражаются в строке 3 таблицы I формы № Ф4-ФСС з ТВП.

Дополнительно начисленные суммы пособия по временной нетрудоспособности, в т. ч. по уходу за больным членом семьи, по беременности и родам, а также увеличение количества дней, оплаченных в прошлых годах, отражаются в строках 1, 2, 3 таблицы II формы № Ф4-ФСС з ТВП и, соответственно, в строке 20 Таблицы І.

Резюме

Все работодатели, в том числе и физлица, обязаны ежеквартально представлять в Фонд соцстрахования по временной утрате трудоспособности отчет по форме № Ф4-ФСС з ТВП в случае:

наличия задолженности предприятия перед ФСС по ВУТ на начало каждого квартала;
наличия оборотов по субсчетам, на которых ведется учет расчетов с ФСС по ВУТ, в течение отчетного квартала. Если оборотов по субсчетам в отчетном квартале нет, но имеется задолженность за Фондом, отчет не представляется.

Если в отчетном квартале страхователь получал или выдавал путевки на санаторно-курортное лечение, приобретенные за счет средств ФСС по ВУТ, то вместе с формой № Ф4-ФСС з ТВП представляется и форма № Ф14-ФСС з ТВП.

Наталья Каламайко