К корпоративным праздникам отношение неоднозначное: в одних компаниях любые мероприятия такого рода считаются бессмысленной тратой времени и бюджетных средств, в других их проводят ежемесячно, причем в самых разных форматах и с различными целями. Оба подхода могут давать неплохие результаты — при условии, что соответствуют общей стратегии компании.

Только собственник и топ-менеджер компании могут принять решение о том, каких целей они хотят достичь, организуя корпоративное мероприятие, и, следовательно, в каком формате праздник будет проводиться. Но решение — это еще не сам праздник. Как судьба необработанного куска драгоценного дерева зависит от умения мастера, так и успех события создается группой людей, которые воплотят в реальность полет фантазии организаторов.

Мастер может сделать из дерева дом, который на долгие годы станет теплым кровом для всей семьи, или стол, за которым будут с удовольствием собираться гости… Так и корпоративный праздник может сплотить коллектив в крепкую монолитную структуру, которой не страшны ни годы, ни трудности, эмоционально объединить сотрудников, партнеров и клиентов компании. А размах корпоратива продемонстрирует конкурентам уровень доходов компании, даст сигнал новым клиентам и партнерам: «Мы — надежная, стабильная, богатая компания».

А еще — праздник может стать настоящим произведением «развлекательного искусства». Большинство отечественных компаний ежегодно отмечают два праздника — День рождения компании и Новый год. Традиционно Дед Мороз приходит в конце декабря, причем — одновременно ко всем, что добавляет проблем организаторам мероприятий.

Крупные компании начинают готовиться к празднованию Нового года еще с середины осени. С приближением заветной даты обязанности HR-директора невероятно расширяются: бюджетирование расходов, организация подготовки, заказ подарков, приглашение гостей… И первый вопрос, который необходимо решить: привлекать внешних провайдеров или организовывать мероприятие силами собственных сотрудников? Как правило, «оргвопросами» занимаются HR-менеджеры или офис-менеджеры — в зависимости от размера компании и масштабов праздника.

Чтобы понять, нужны ли услуги приглашенных специалистов, следует оценить объем предстоящей работы, который ложится на плечи организаторов, и рамки финансовых возможностей. Для этого HR-менеджер должен получить ответы на несколько вопросов:

• Какова цель мероприятия?
• Кто будет принимать участие в празднике (работники компании, члены семей сотрудников, партнеры)?
• Какой праздник мы хотим провести (формат ивента)?
• Какой бюджет выделен на его проведение?
• Сколько человек будет принимать участие в празднике?
• К какой возрастной категории относятся участники?

Правильно заполненный бриф — очень важная составляющая общего успеха. Без понимания потребностей, возможностей и ожиданий компании организаторам будет сложно составить хороший сценарий. Чем детальнее описан желаемый результат, тем легче будет найти взаимопонимание с провайдером, тем меньше корректив потребуется вносить в программу и тем больше будет похож на мечту сам праздник.

Если принято решение работать с event-агентством, то следует выбирать профессионалов, имеющих опыт проведения корпоративных мероприятий.

Следующий шаг — уточнение концепции и планов по проведению праздника с учетом бюджетных ограничений. Это поможет своевременно скорректировать его формат, расширить/сузить списки приглашенных и т. д. Затем можно начинать активно работать над сценарием — самостоятельно или с помощью креативных сотрудников специализированных агентств. Как отмечают мастера в организации корпоративов, имеющие многолетний опыт работы в event-индустрии, с каждым годом заказы компаний на разработку сценариев становятся все более нестандартными и узкоспециализированными. Сегодня особым спросом пользуются новогодние программы, направленные на мотивацию и поощрение сотрудников, повышение их лояльности к компании.

Сейчас на рынке event-услуг предлагается множество идей для проведения корпоративного Нового года. Кому-то доставит удовольствие традиционный банкет, а кто-то получит радость, проведя неделю с коллегами в древней крепости; одним людям в программе запомнятся экстрим-блоки, а другим — костюмированный бал.

Динамично развивающаяся компания (с преимущественно молодыми сотрудниками в штате) в качестве основной идеи для проведения новогоднего праздника может выбрать:

• костюмированное шоу — вечеринка в гавайском или латиноамериканском стиле, маскарад, бал;
• тематическую программу — джазовая вечеринка, голливудский вестерн, аранжировка по мотивам знаменитых книг или фильмов;
• экстрим-пати на свежем воздухе.

Крупная, стабильная компания может предпочесть традиционный банкет в хорошем ресторане, где для них будут организованы:

• торжественная «официальная часть», где выступят с обращением к сотрудникам собственники и топ-менеджеры компании;
• различные тематические конкурсы (танцевальные, юмористические и т. п.);
• выступление специально приглашенных звезд эстрады.

Сценариев для проведения новогоднего праздника существует множество, но даже «сверхкреативный» режиссер не гарантирует настоящего шоу, если какой-то из этапов подготовки организаторы посчитали «не важным». Мелочей в таком деле, как корпоратив, не бывает!

Каковы же самые распространенные ошибки при подготовке праздника?

• Поручить организацию праздника единственному сотруднику компании.
• Не сформулировать для себя цель торжества.
• Отложить начало работы над сценарием, продумывание организационных моментов на декабрь месяц.
• При выборе компании-провайдера event-услуг ориентироваться только на стоимость услуг (выбирать подешевле).
• При работе с агентством не согласовать требования и пожелания к событию, при этом устраниться от организационных проблем, переложив всю ответственность на исполнителя.

Если эйчары сумеют грамотно и творчески подойти к организации «события»: учесть пожелания сотрудников, уложиться в бюджет, и на основе исследования «новогодней корпоративной культуры» создать сценарий, который станет «родным» для каждого члена команды, то праздник обязательно получится! И все надолго запомнят волшебную атмосферу сказки, импровизации и творчества!

Мария Рябошапко
По материалам «Менеджер по персоналу»