Відсутність зв’язку з працівниками, які тривалий час не з’являються на роботі, — досить поширене явище. Але ситуація з працівником-«привидом» є доволі складною, оскільки помилка в процедурі звільнення може призвести до поновлення особи на роботі через суд та виплати середнього заробітку за час вимушеного прогулу. З’ясуємо, як діяти роботодавцю в такій ситуації задля уникнення ризиків.

Одразу потрібно зазначити, що тривала відсутність працівника може бути підставою для його звільнення. Бувають два варіанти, залежно від терміну відсутності працівника та наявності зв’язку з ним:

• звільнення за прогул (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП);
• звільнення через відсутність понад 4 місяці (п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП).

Але звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням, яке вимагає обов’язкового отримання пояснень від працівника. Без пояснень або доказів того, що причина відсутності була неповажною, суд може поновити працівника на роботі, особливо в умовах війни, коли відсутність часто зумовлена бойовими діями.

Разом із тим п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП не вимагає оцінки поважності причин відсутності працівника. Важливо правильно документувати факт відсутності працівника й інформації про причини відсутності. Цей варіант вимагає тривалого терпіння від роботодавця (понад 4 місяці), але він менш ризиковий порівняно з варіантом звільнення через прогул.

Відповідно до п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП:

«Підставами припинення трудового договору є:
<…>
8³) відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль;»

Тобто ця норма передбачає припинення трудового договору в разі відсутності працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль. Тож роботодавець повинен фіксувати відсутність працівника з першого дня, адже невідомо, коли він з’явиться на роботі і чи з’явиться взагалі. Документування відсутності працівника дасть змогу роботодавцю надалі діяти в межах правового поля для вирішення питань щодо звільнення відсутнього працівника.

Документування відсутності

Насамперед безпосередній керівник має подати доповідну (або службову) записку на ім’я директора про факт відсутності працівника в довільній формі — це перший і обов’язковий етап офіційного документування відсутності працівника на роботі. Вона буде підставою для подальшого складання актів, табелювання та, у підсумку, звільнення за тривалу відсутність або прогул.

У тексті доповідної записки потрібно зазначити:

• прізвище, ім’я, по батькові та обійману посаду;
• чітку вказівку на те, що працівник не з’явився на робочому місці;
• конкретну дату та, за можливості, час відсутності (наприклад, «протягом робочого дня» або «більше трьох годин»).

Також потрібно вказати, що інформація про причини неявки станом на момент складання записки відсутня або зв’язок із працівником установити не вдалося.

Зразок  Директору ТОВ «Омега» Олегу ЯКИМЕНКО Ольги Кравченко, керівника інформаційно-аналітичного відділу Доповідна записка Доводжу до вашого відома, що Сердюк Іван Вікторович, який обіймає посаду інженера з даних, був відсутній на робочому місці 10 квітня 2026 року протягом усього робочого дня. Причини відсутності наразі не встановлено, на телефонні дзвінки працівник не відповідає.  10 квітня 2026 року Кравченко

Цю записку надалі долучають до пакета обґрунтувань під час оформлення звільнення як один із документів, що фіксували відсутність працівника. Копії таких документів варто зберігати, оскільки вони можуть стати доказами і в разі судового спору.

Обов’язково потрібно складати акти про відсутність працівника на робочому місці. Акт має підписати комісія (не менше 2–3 осіб). На початку варто складати акти щодня, згодом можна один акт за тиждень або місяць, де зафіксовано всі дати відсутності, але обов’язково треба вказувати — відсутність зв’язку та інформації триває безперервно протягом вказаного в акті терміну.

У табелі обліку робочого часу дні неявки працівника позначають кодом «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин) або цифровим кодом «28». Позначки ставлять лише за робочі дні згідно з графіком працівника.

Спроби встановлення зв’язку з працівником

Але щоб звільнення було законним, роботодавець повинен мати докази, що він вживав заходів для з’ясування причин відсутності. Для цього працівнику потрібно зателефонувати за відомими номерами, написати в месенджери та на електронну пошту.

У разі відсутності відповіді від працівника потрібно скласти акт (у довільній формі) про те, що зв’язок із працівником відсутній, на дзвінки та листи він не відповідає (листи Мінекономіки від 28.06.2024 р. № 4701-05/46467-07, Держпраці від 01.07.2024 р. № 2380/2/2.1-24а). Бажано, щоб акт складала комісія у складі не менше ніж 2–3 особи. Зазвичай до неї входять безпосередній керівник працівника, представник кадрової служби та юрист.

Також потрібно надіслати на адресу місця проживання працівника лист із повідомленням про вручення та описом вкладення. У листі роботодавець може вимагати надати письмові пояснення причин відсутності.

Під час воєнного стану сторони зобов’язані повідомляти одна одну про зміну контактів протягом 10 днів. Якщо працівник не повідомив про нову адресу, надсилання повідомлень за останньою відомою адресою вважається належним виконанням обов’язку роботодавця (ч. 4 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX.). Докладніше про це читайте в статті «Працівник не повідомив про нову адресу: які наслідки для сторін трудового договору?».

Процедура звільнення

Для припинення трудового договору на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП необхідно, щоб було виконано такі умови:

1) працівник фактично відсутній на робочому місці понад чотири місяці поспіль;
2) у роботодавця відсутня будь-яка інформація про причини такої відсутності протягом цього періоду.

Якщо хоча б однієї з наведених умов не дотримано, звільнення за пунктом 8³ частини першої статті 36 КЗпП суд може визнати незаконним.

Тож якщо ці умови виконуються, припинення трудових відносин із працівником оформлюють наказом, у якому підставу для звільнення може бути вказано так:

«Звільнити Сердюка Івана Вікторовича, інженера з даних інформаційно-аналітичного відділу, 17 серпня 2026 року у зв’язку з відсутністю на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль, пункт 8³ частини першої статті 36 КЗпП України».

У наказі обов’язково потрібно перелічити всі складені акти, доповідні записки та копії запитів, які роботодавець надсилав працівнику.

Для звільнення за цією підставою згода профспілкового органу не потрібна (ст. 43 КЗпП).

Розрахунок із працівником та видача документів

У день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний виплатити працівнику всі суми, зокрема заробітну плату за фактично відпрацьований час (до зникнення) та компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки (ст. 47 КЗпП).

Якщо у працівника є банківська картка, то кошти перераховують на неї.

Але якщо це зробити неможливо (немає картки або її заблоковано), то потрібно депонувати зарплату. Відповідно до статті 116 КЗпП, якщо звільнений працівник не працював у день звільнення, депоновані суми мають бути виплачені йому не пізніше наступного дня після того, як він пред’явить вимогу про розрахунок.

Оскільки працівника в день звільнення на роботі немає, то йому потрібно надіслати поштове повідомлення про нараховані йому суми (ст. 116 КЗпП).

Також йому потрібно надіслати копію наказу про звільнення і повідомити про необхідність отримати трудову книжку (якщо вона зберігається в роботодавця).

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Інна Журавська