У сучасних реаліях дії воєнного стану підприємства дедалі частіше направляють працівників у закордонні відрядження. Такі поїздки пов’язані з різними напрямами: розширенням міжнародної співпраці, участю в переговорах, налагодженні економічних зв’язків із партнерами з інших країн. Водночас складна економічна ситуація та запроваджені валютні обмеження зумовлюють певні особливості організації таких поїздок. Розглянемо ключові організаційні моменти, на які варто звернути увагу суб’єктам господарювання під час направлення працівників у відрядження за кордон.
Положення про відрядження: базовий внутрішній документ
Насамперед зазначимо, що загальні правила направлення працівників у відрядження та порядок забезпечення їх необхідними коштами під час воєнного стану принципово не змінилися.
Для госпрозрахункових підприємств основним документом, який регулює ці питання, залишається Положення про відрядження. Саме в ньому підприємство визначає порядок організації поїздок, відшкодування витрат, виплати добових та інші практичні аспекти.
Під час розроблення такого документа підприємства зазвичай орієнтуються на Інструкцію № 59. Формально вона є обов’язковою лише для бюджетних установ, однак контролюючі органи часто використовують її як орієнтир під час вирішення спірних питань. Тому комерційним підприємствам доцільно максимально застосовувати її положення.
Крім того, під час підготовки Положення про відрядження потрібно враховувати вимоги:
податкового законодавства;
трудового законодавства;
валютного регулювання.
Згідно з оновленими нормами ст. 121 КЗпП у разі направлення у службове відрядження працівника, який виконує роботу дистанційно (ст. 602 КЗпП), роботодавець за погодженням із працівником під час узгодження маршруту встановлює у наказі (розпорядженні) про відрядження:
пункт відправлення працівника у відрядження та
пункт, до якого працівник повертається з відрядження.
Тому крім Положення про відрядження обов’язково потрібно видати Наказ про відрядження, у якому визначити всі умови закордонного відрядження конкретного працівника.
Аванс на відрядження
Одним із ключових організаційних питань є забезпечення працівника коштами на відрядження.
Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, яких направляють у службове відрядження, роботодавець зобов’язаний відшкодовувати:
добові витрати;
витрати на проїзд до місця відрядження і назад;
витрати на найм житла.
Саме тому на практиці підприємства видають працівникові аванс на відрядження.
Необхідність такого авансу передбачено й п. 5 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Згідно з цією нормою підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом:
у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або
у доларах США / євро, або
у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, установленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.
Зверніть увагу: якщо під час видачі (перерахування) авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.
Законодавство не встановлює чітких строків видачі авансу. Важливо лише, щоб працівник отримав аванс до початку відрядження, після видання відповідного наказу. Цей момент доцільно прописати в Положенні про відрядження.
Суму авансу визначають з урахуванням:
добових витрат;
витрат на оплату проїзду;
витрат на проживання.
Зазвичай її зазначають у довідці-розрахунку або кошторисі витрат. Проте ці документи не є обов’язковими — суму авансу можна вказати безпосередньо в Наказі про відрядження.
Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен повернути кошти протягом трьох банківських днів із дня прийняття рішення про відміну поїздки. Кошти повертають у тій валюті, у якій їх було отримано, на рахунок підприємства або до його каси. Такий порядок випливає з п. 18 р. III Інструкції № 59. Аналогічні норми має сенс установити й у Положенні про відрядження.
Купівля інвалюти: специфіка воєнного стану
У період воєнного стану операції з іноземною валютою здійснюють із урахуванням обмежень, установлених постановою НБУ «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану» від 24.02.2022 р. № 18 (далі — Постанова № 18). Зокрема, банки мають право продавати іноземну валюту суб’єктам господарювання для забезпечення закордонних відряджень працівників. Однак цю операцію здійснюють із певними умовами, які вказано в пп. 14 п. 12 Постанови № 18, які полягають в такому.
По-перше, придбану валюту зараховують на поточний валютний рахунок підприємства, операції за яким проводять із використанням корпоративного (бізнесового) електронного платіжного засобу.
По-друге, використання цих коштів допускається виключно для оплати:
добових витрат у межах 80 євро на добу (в еквіваленті, який розраховують на підставі офіційного курсу гривні до іноземних валют, установленого Національним банком України на дату здійснення операції);
витрат на проживання;
транспортних витрат.
При цьому розрахунок витрат на проживання і транспорт на одну особу має бути підтверджено документально.
Добові витрати: як визначити
Добові є обов’язковою складовою витрат на відрядження. Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, направленим у відрядження, виплачують добові за кожен день перебування у відрядженні.
Госпрозрахункові підприємства самостійно встановлюють розмір добових у Положенні про відрядження. Водночас варто враховувати кілька важливих моментів.
По-перше, Мінсоцполітики в листі від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28 зазначає, що розмір добових не може бути нижчим, ніж установлений для бюджетних установ (додаток 1 до постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98№ 98).
По-друге, Податковий кодекс України визначає граничну суму добових, яка не підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб. Для закордонних відряджень вона становить 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, у розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ).
Саме тому більшість підприємств установлює у своїх положеннях саме цей розмір добових, щоб уникнути виникнення оподатковуваного доходу у працівника.
Під час розрахунку компенсації важливо враховувати ще одну деталь: перерахунок у гривні здійснюють за курсом НБУ окремо за кожен день перебування у відрядженні. Якщо ж застосувати один курс для всього періоду, може виникнути додатковий дохід працівника, який підлягатиме оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.
Покажемо це на прикладі.
Приклад
Умова:
Працівник 3 та 4 березня 2026 року перебував у відрядженні. Компенсацію у гривнях було виплачено працівнику 5 березня 2026 р. (наступного дня після повернення з відрядження) із розрахунку 80 євро за добу. Курс НБУ становив: станом на 3 березня 2026 р. — 50,601 грн за €1, на 4 березня 2026 р. — 50,46 грн за €1, на 5 березня 2026 р. — 50,834 грн за €1.
Рішення:
Якщо орієнтуватися на курс гривні до євро на день виплати компенсації працівнику, то сума добових становитиме: €80 x 2 дні x 50,834 грн = 8133,44 грн.
Водночас граничний неоподатковуваний розмір добових такий: €80 x 50,601 грн + €80 x 50,46 грн = 8084,88 грн.
У результаті різниця 48,56 грн (8133,44 грн – 8084,88 грн) підпадає під оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.
Щоб уникнути подібних ситуацій, у Положенні про відрядження доцільно чітко передбачити порядок виплати добових. Зокрема, можна встановити, що їх виплачують після повернення працівника з відрядження у гривнях із розрахунку 80 євро за кожен календарний день перебування за кордоном. При цьому перерахунок здійснюють за офіційним курсом гривні до євро, установленим НБУ для кожного дня відрядження окремо.
Існує й інший практичний підхід, який дає змогу уникнути можливих податкових нюансів: визначити розмір добових трохи нижчим за граничний показник — наприклад, на рівні 79 євро за день. У такому разі підприємство матиме додатковий «запас безпеки» і зможе мінімізувати ризик виникнення оподатковуваного доходу у працівника.
Отже, попри складні умови воєнного часу, загальні правила організації закордонних відряджень для підприємств залишилися незмінними. Під час їх планування потрібно враховувати валютні обмеження, порядок виплати добових та вимоги внутрішніх документів підприємства. Грамотно оформлене Положення про відрядження і належне документування витрат допоможуть уникнути податкових ризиків і спірних ситуацій з контролюючими органами.
Вас може зацікавити
Спецвипуск «Все про відрядження»
Чи зберігається режим робочого часу та часу відпочинку підприємства-роботодавця за працівником у відрядження?
Чи є якісь особливості оплати праці відряджених працівників? Наприклад, як оплатити працівнику відрядження у його вихідний день?
Які дії кадровика, якщо працівник під час відрядження захворів?
Відповіді на ці та інші питання стосовно відряджень ви знайдете у спецвипуску «КАДРОВИК.UA» «Все про відрядження».
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама