У практиці кадрового діловодства нерідко трапляються ситуації, коли в трудовій книжці працівника виявляють помилки чи неточності — неправильне формулювання посади, дати прийняття/звільнення, відомості про переведення, нагородження або заохочення. Такі помилки й неточності виправляє зазвичай кадрова служба підприємства (установи, організації), де було допущено помилку чи неточність. А як бути, якщо таке підприємство (установа, організація) на момент виявлення помилки вже ліквідовано. З’ясуємо, які можуть бути варіанти вирішення проблеми.

Правила виправлення помилок у трудовій книжці

Виправлення помилок у трудовій книжці здійснює власник або уповноважений ним орган, у якому було зроблено неправильний запис. Це передбачено в п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58):

«У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу».

Але якщо потреба у виправленні помилки виникла вже після ліквідації підприємства (установи, організації), де її було допущено, то варто керуватися п. 2.8 Інструкції № 58:

«Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності — вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності — облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму».

Отже, виправлення помилки робить:

• правонаступник ліквідованого підприємства (установи, організації);
• вища організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство (установа, організація), якщо правонаступника немає;
• в інших випадках — відповідний обласний чи державний архів.

Припустимо, що в трудовій книжці було неправильно вказано назву посади під час прийняття працівника на роботу. Таку помилку потрібно виправити відповідно до п. 2.10 Інструкції № 58:

«У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки».

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

Отже, алгоритм виправлення помилки в назві посади такий:

• У графі 1 указують черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису.
• У графі 2 — дату внесення змін.
• У графі 3 зазначають: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду (вказується вірна назва посади)».
• У графі 4 проставляють дату і номер відповідного наказу підприємства (установи, організації).

Підстава для виправлення — оригінал наказу (розпорядження)

Відповідно до п. 2.9 Інструкції № 58 виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

Кадрові документи відсутні: як діяти?

Але досить поширеною є ситуація, коли під час ліквідації підприємство не передало всі кадрові документи, серед яких можуть бути саме ті, які потрібні для виправлення помилки в трудовій книжці. Для таких ситуацій п. 2.9 Інструкції № 58 передбачає:

«У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці».

Поряд із цим у п. 2 Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМУ від 12.08.1993 р. № 637 (далі — Порядок № 637) вказано:

«У разі коли документи про стаж роботи не збереглися, підтвердження стажу роботи здійснюється органами Пенсійного фонду України на підставі показань свідків».

Відповідно до п. 3 Порядку № 637 за відсутності трудової книжки або у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймають:

• дані, наявні в Реєстрі застрахованих осіб;
• виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій;
• довідки, виписки із наказів;
• особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати;
• посвідчення, характеристики;
• письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
• інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

За відсутності вищезазначених документів для підтвердження стажу роботи приймають членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.

У разі якщо в трудовій книжці не зазначено відомості про умови праці та характер виконуваної роботи, то для підтвердження спеціального трудового стажу приймають уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (див. рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 08.09.2025 р. № 160/4183/25).

Установлення юридичного факту трудових правовідносин

Якщо підприємство (установу, організацію) ліквідовано без правонаступника і до архіву не було передано накази про прийняття на роботу чи про припинення трудових відносин, про переведення працівника на іншу посаду чи інші документи, які важливі для визначення трудового стажу, то доведеться звертатися до суду для встановлення юридичного факту трудових правовідносин (укладення трудового договору, періоду роботи на певній посаді тощо). Таку можливість надано на підставі ч. 2 ст. 315 Цивільного процесуального кодексу України:

«У судовому порядку можуть бути встановлені також інші факти, від яких залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав фізичних осіб, якщо законом не визначено іншого порядку їх встановлення».

Для цього насамперед потрібно зібрати докази наявності трудових відносин з ліквідованим підприємством (установою, організацією). Якщо інформацію про трудовий стаж працівника роботодавець подавав у складі звітності до ПФУ, то особа може отримати безоплатно необхідну інформацію з Реєстру застрахованих осіб (п. 2 р. V Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 18.06.2014 р. № 10-1; далі — Положення № 10-1). Дані про трудовий та страховий стаж надаються за формою згідно з додатком 9 до Положення № 10-1.

Також доказами періоду роботи можуть бути, наприклад, виписки з банківського рахунку про суми отриманої заробітної плати, довідки ДПС про доходи (із даними про нараховані суми заробітної плати).

Важливо перевірити всі документи перед поданням до суду на відповідність особистих даних фізособи (зокрема прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, номер і дату видачі паспорта та ін.).

Після цього потрібно звернутися до суду із заявою про встановлення факту, що має юридичне значення, до якої додати відповідні підтвердні документи. У суді потрібно довести певні періоди роботи на підприємстві, зайняття відповідної посади тощо.

Якщо виправлення помилки відбувається у зв’язку з оформленням пенсії, то суд також може зобов’язати органи Пенсійного Фонду України врахувати відповідний період до стажу під час нарахування пенсії.

Вас може зацікавити
	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них розроблена у відповідності до типової форми № П-10, яку затверджено наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277. ЇЇ ведення є обов’язковим на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності та у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників. Придбати видання

Інна Журавська