Призначення наказів із адміністративно-господарських питань
Наказ із адміністративно-господарських питань (далі — АГП) — це розпорядчий документ, який стосується правового врегулювання питань оперативного, організаційного, адміністративного та господарського характеру.
Зміст наказів з АГП стосується зокрема питань з:
організації та проведення певних заходів (наприклад, інвентаризації, поточного ремонту будівель і приміщень, які займає підприємство, покращення санітарного стану та благоустрою прилеглих до будівель територій);
облаштування робочих місць, зокрема забезпечення працівників офісними меблями й технікою, інвентарем, інформаційно-комунікаційними ресурсами, канцелярським приладдям тощо;
запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів чи працівників підприємства, установлення певних обмежень тощо (наприклад, обмеження в користуванні мобільним зв’язком, заборони паління в приміщеннях підприємства, призначення чергових на період святкових днів тощо).
встановлення певних обмежень (наприклад, години користування кухнею).
Бланк наказу з адміністративно-господарських питань
Накази з АГП реєструють окремо від наказів з особового складу (кадрових питань) і наказів з основної діяльності і, відповідно, зберігають в окремих справах.
Їх слід оформлювати на спеціальному бланку наказу або на загальному бланку підприємства. Якщо на підприємстві таких бланків не використовують (не розроблено), то накази з АГП можна складати на стандартному аркуші паперу формату А4.
Склад реквізитів наказу з адміністративно-господарських питань
Наказ із АГП, оформлений на спеціальному бланку, має такі постійні реквізити:
зображення Державного Герба України (лише для підприємств, які згідно зі статутом (положенням) мають право використовувати державну символіку), Герба Автономної Республіки Крим
або
зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) — для підприємств, які не мають права використовувати державну символіку на бланках;
найменування юридичної особи вищого рівня (для підвідомчих юридичних осіб);
найменування юридичної особи;
назва виду документа (НАКАЗ);
місце складення документа.
Також наказ із АГП може мати змінні реквізити, які обмежують відповідними позначками. До таких реквізитів належать:
код форми документа;
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
заголовок до тексту документа;
відмітка про контроль.
Наказ, оформлений на загальному бланку юридичної особи, крім постійних реквізитів, зафіксованих у цьому бланку, максимально може мати такі реквізити:
назва виду документа (НАКАЗ);
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
гриф обмеження доступу до документа;
відмітка про контроль;
заголовок до тексту документа;
текст документа;
підпис;
віза документа;
гриф погодження (схвалення) документа;
відмітка про засвідчення копії документа;
відомості про виконавця документа;
відмітка про ознайомлення з документом;
відмітка про виконання документа;
запис про державну реєстрацію;
відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
Про реєстраційний індекс наказу
Складаючи наказ із АГП, слід пам’ятати, що його реєстраційним індексом є літерно-цифровий індекс, який складається з порядкового номера в межах року, наприклад, за журналом реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань із додаванням літер АГ або АГП, наприклад: № 20‑АГП.
Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати на малих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.
Журнал реєстрації можна вести в зошиті формату А4 (210 х 297 мм) або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису та поступово повністю сформувати журнал, зокрема з одночасним уведенням інформації в комп’ютерну пам’ять і подальшим її роздрукуванням.
Вас може зацікавити
Журнал «ДІЛОВОДСТВО»
Щомісяця у виданні:
Документаційні процеси.
Складання й оформлення службових документів.
Особливості роботи архіву на підприємстві.
Функціонування системи електронного документообігу.
Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо).
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама