Працівнику з 26.08.2024 по 08.09.2024 надають відпустку як учаснику бойових дій, а з 09.09.2024 — щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні. Чи може працівник подати роботодавцю одну заяву одразу на ці дві відпустки? Скільки наказів має бути оформлено та чи потрібно під час нарахування відпускних розраховувати середню зарплату окремо щодо кожної відпустки?

Учасникам бойових дій надають додаткову відпустку відповідно до ст. 16² Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504):

Учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни, статус яких визначений Законом України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»…, надається додаткова відпустка із збереженням заробітної плати тривалістю 14 календарних днів на рік.

Заяву про надання відпустки працівник подає у довільній формі. Вимог щодо складання заяви законодавство не передбачає. Тож працівник може в одній заяві просити про надання додаткової відпустки та щорічної основної відпустки.

Щоб з’ясувати, скільки наказів необхідно видавати в подібних ситуаціях, потрібно врахувати строки зберігання наказів, визначені в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

У п. 16 Переліку № 578/5 зазначено, що накази з кадрових питань поділяють на накази тривалого строку зберігання (75 років) і тимчасового строку зберігання (5 років). З огляду на це їх реєструють у різних журналах і зберігають окремо.

До наказів тимчасового строку зберігання належать, зокрема, накази про надання щорічної основної відпустки. Строк зберігання наказів про додаткові відпустки учасникам бойових дій окремо не визначено. Оскільки в п. 16 Переліку № 578/5 такі накази не віднесено до наказів тривалого зберігання, то їх можна зберігати тимчасово протягом 5 років.

З огляду на це роботодавець може в одному наказі вказувати про надання працівнику двох відпусток, але з обов’язковим визначенням періоду та тривалості кожної з відпусток.

Під час нарахування відпускних розрахунок середньої заробітної плати здійснюють за останні 12 календарних місяців перед місяцем, на який припадає відпустка. Відповідно до п. 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100):

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток або компенсації за невикористані відпустки проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду. Із розрахунку виключаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Отриманий результат множиться на число календарних днів відпустки.

У листах Мінсоцполітики від 01.12.2016 р. № 1623/13/84-16 та від 26.10.2016 р. № 1475/13/84-16 зазначено, що в разі, якщо працівник поєднує різні відпустки (а саме додаткову відпустку зі щорічною основною відпусткою), то розрахунковий період треба визначати, зважаючи на те, на який саме місяць припадає початок кожної відпустки.

Тож, у розглядуваній ситуації потрібно визначати окремо:

• розрахунковий період для оплати додаткової відпустки учаснику бойових дій, яку надають у серпні: із серпня 2023 року по липень 2024 року;
• розрахунковий період для оплати щорічної основної відпустки, яку надають у вересні: з вересня 2023 року по серпень 2024 року.

При цьому варто взяти до уваги, що додаткова відпустка учаснику бойових дій впливає на стаж для щорічної основної відпустки.

Для розрахунку тривалості належної працівнику щорічної основної відпустки враховують періоди, які визначено в ч. 1 ст. 9 Закону № 504. Серед них у п. 2 передбачено:

час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково.

Додаткова відпустка учаснику бойових дій є оплачуваною, а тому її тривалість ураховують під час обчислення стажу для надання щорічної основної відпустки за відповідний робочий рік.

Період додаткової відпустки враховують у розрахунковому періоді під час оплати щорічної основної відпустки. А суму відпускних, нарахованих для оплати додаткової відпустки, включають до загального заробітку для розрахунку середньої зарплати, адже в п. 3 Порядку № 100 вказано, що під час обчислення середньої заробітної плати для оплати за час відпусток до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток.

Вас може зацікавити
	Книга обліку щорічних і додаткових відпусток Книга обліку щорічних і додаткових відпусток працівників містить рекомендації щодо її ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також задля використання її даних для підготовки квартальної і річної звітності. Придбати видання

Інна Журавська