Зараз дуже динамічно в Україні відбувається цифровізація суспільних процесів. Укладення трудових договорів, як стадія початку трудових відносин, також зазнала певних змін.

Давайте розглянемо укладанням трудових договорів в електронній формі.

Трудові відносини можуть розпочатися з:

• наказу про прийняття на роботу,
• трудового договору, контракту.

Сторони мають право розпочати трудові відносини з наказу про прийняття на роботу, котрий, власне і буде «спрощеною» формою трудового договору. При цьому, для початку трудових відносин, ключовим аспектом є факт ознайомлення працівника з наказом про прийняття на роботу, тобто його підписання, яке людина може здійснити у електронній формі. Як саме — розповімо далі.

Якщо ж ми говоримо про трудові договори, то основу правового регулювання теми трудового договору складає Кодекс законів про працю України. Глава III КЗпП України детально регламентує всі положення трудового договору, вміщуючи в собі відсилочні норми до інших статей Кодексу або актів чинного законодавства.

На підставі ч. 1 ст. 24 КЗпП України трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі.

Також, відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Аспект укладення трудового договору у електронному форматі вже є письмовою формою трудового договору.

Відтак, маємо ще закони, які складають спеціальне правове регулювання цього питання:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про електронні довірчі послуги»;
• Закон України «Про електронну комерцію» з урахуванням ч. 2 ст. 1 вказаного Закону.

Якщо ж взяти конкретний алгоритм по укладенню трудових договорів у електронній формі, то він може бути здійснений з використанням спеціальних сервісів або у спрощеному варіанті. Аналогічно і з підписанням контрактів у електронному форматі.

Алгоритм укладення трудових договорів у електронній формі з використанням спеціальних сервісів:

1. Роботодавець, керуючись ст. 9, 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає порядок та організаційні засади електронного документообігу на підприємстві, установі, організації.

1.1. При цьому, не зайвим буде призначити відповідальну особу за ведення електронного документообігу або покласти виконання даних обов’язків на працівника, котрий вже є у штаті (до прикладу, веде діловодство або кадровий облік).

1.2. Варто розробити положення/порядок про електронний документообіг на підприємстві, установі, організації, де детально описати і весь процес електронного документообігу, відповідальність і особливості, котрі наявні саме у даній структурі.

1.3. Якщо роботодавець є ФОП, то він може також розробити вказані документи і призначити відповідальних осіб з числа найманих працівників або здійснювати все самостійно.

2. Маючи розуміння про правовий статус електронного документу, визначений ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», роботодавець і майбутній працівник домовляються про електронне підписання трудового договору та конкретний шлях його підписання.

3. Працівник виготовляє власний електронний підпис/генерує актуальний або реєструється у відповідному сервісі роботи з електронними документами (до прикладу «Вчасно» чи «M. E. Doc» чи ін.).

4. Роботодавець і майбутній працівник узгоджують остаточний проект трудового договору (зі всіма його істотними умовами, іншими умовами, реквізитами, даними сторін, додатками).

5. Роботодавець відправляє майбутньому працівнику трудовий договір у формі електронного документу, з дотриманням ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», та відповідно до порядку електронного документообігу, діючого на даному підприємстві, установі, організації.

Акцентуємо увагу, що підписантом даного документу зі сторони роботодавця має бути юридична особа (підприємство, установа, організація) в особі свого підписанта, уповноваженого на підписання таких договорів.

6. Майбутній працівник отримує електронний трудовий договір у спосіб, визначений сторонами трудових відносин та підписує його у встановленому Законом порядку та відповідно до попередніх домовленостей з роботодавцем.

Під «попередньою домовленістю» в даному контексті варто вважати досягнення згоди працівником та роботодавцем щодо шляху та способу електронного підписання документу майбутнім працівником. До прикладу, чи сторони домовилися користуватися спеціальним сервісом для підписання та обміну електронними документами.

7. Після підписання трудового договору працівник відправляє роботодавцю оригінал електронного документу.

Згідно з ч. 1 ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». При цьому, відповідно до п. 12 ч. 1. ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» електронний підпис — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

8. Після отримання роботодавцем належним чином підписаного працівником оригіналу трудового договору, роботодавець (його уповноважена особа) здійснює зберігання електронних документів на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері (ч. 1, 2 ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Варто додати, що на підставі ч. 4 ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» при зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
• має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
• у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

9. Не зайвим буде роботодавцю (його уповноваженій особі) роздрукувати паперовий примірник електронного трудового договору та разом з з доказами підписання електронного документу долучити до особової справи даного працівника з поміткою про електронне укладення трудового договору.

Алгоритм укладення трудових договорів у електронній формі у спрощеному варіанті:

1. Роботодавець вже має наявні електронні ключі юридичної особи або ФОПа, котрі застосовує його уповноважена особа (підписант) або сам ФОП.
2. Сторони попередньо погодили умови трудового договору. Створено фінальний проект трудового договору.
3. Роботодавець підписує своїм ЕЦП або електронним ключем трудовий договір і направляє працівнику електронний документ (з доказами підписання електронного трудового договору: наприклад, але не виключно — протокол створення та перевірки кваліфікованого та удосконаленого електронного підпису) на підписання.
4. Працівник, маючи свій ЕЦП теж підписує трудовий договір у електронному форматі. До прикладу, шляхом накладення електронного цифрового підпису на документ на порталі «Дія» або застосувавши «Дія. Підпис».
5. Після підписання трудового договору у електронному форматі працівник відправляє роботодавцю докази підписання електронного трудового договору.
6. Трудовий договір вважається підписаним та укладеним сторонами у електронному форматі.

Як бачимо, при наявному широкому і детальному правовому регулюванні, є всі можливості аби розібратися та активно застосовувати електронне підписання трудових договорів на практиці.

Вас може зацікавити
	Курс підвищення кваліфікації «Кадрова справа для професіонала» Свідоцтво державного зразка. Підтримка експерта протягом навчання. Супровід експертом протягом 2-х тижнів після закінчення курсів. Доступ до Живого журналу «КАДРОВИК.UA» на 3 місяці. Усі необхідні зразки та шаблони документів. Знижки на продукцію та послуги від «КАДРОВИК.UA». Докладніше

Анастасія Якімова