Виправлення виявлених помилок має бути виконано відповідною посадовою особою того підприємства, де було зроблено неправильний чи неточний запис. Це загальне правило встановлено п. 2.6. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства юстиції України, Міністерства праці України та Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58).

Якщо підприємство, на якому було здійснено неправильний запис, ліквідовано, відповідні зміни до трудової книжки працівника вносить правонаступник цього підприємства; коли немає правонаступника — вища організація, якій було підпорядковане підприємство; а в разі і її відсутності — обласний чи державний архів.

Виправлені відомості мають повністю збігатися з оригіналом відповідного наказу чи розпорядження роботодавця.

Якщо ці документи було втрачено, або в разі невідповідності їх фактично виконуваній роботі, виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці (особові картки, трудові договори, розрахункові відомості тощо).

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів до трудової книжки (п. 2.9. Інструкції № 58).

У п. 2.10. Інструкції № 58 визначено порядок, за яким виправляються помилки в усіх розділах трудової книжки:

• у графі № 1 трудової книжки записується порядковий номер запису, а у графі № 2 — дата його внесення);
  
  
• у графі № 3 трудової книжки спочатку робиться запис про недійсність відповідного запису із зазначенням його номера (тобто незалежно від того, якою саме була помилка, записується фраза «Запис за № таким-то недійсний»), а потім зазначається правильне формулювання;
  
  
• у графі № 4 трудової книжки повторюється дата і номер наказу (розпорядження), запис з якого було неправильно внесено до трудової книжки.

При цьому забороняється закреслювати, витирати, заклеювати у трудових книжках чи вкладишах внесені до них раніше неточні або неправильні записи.