Відповідно до ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504 (далі — Закон про відпустки), ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Оскільки законодавчо не встановлена форма графіка відпусток, він складається у довільній формі.

Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи (далі — Роботодавець), норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює навіть декілька працівників.

Графік відпусток — це локальний нормативний акт Роботодавця, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і Роботодавець мають дотримуватися його виконання.

Графік відпусток визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році з урахуванням інтересів виробничого і господарського процесів, а також особистих інтересів працівників і можливості для їх відпочинку. Він містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів.

Графік відпусток розробляється щороку на наступний календарний рік. Це не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування.

Чинне законодавство не пропонує типової форми для затвердження графіка відпусток. Тож Роботодавець може розробити його самостійно, керуючись загальними правилами діловодства.

У графіку відпусток можна вказати такі відомості щодо відпустки:

• вид;
• місяць початку;
• місяць закінчення;
• кількість календарних днів.

При оформленні Графіку відпусток слід враховувати норми ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації.

Готовий графік відпусток посадова особа, якого його готувала, подає Роботодавцю.

Роботодавець погоджує графік відпусток з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Далі виникає питання: як правильно затверджувати графік відпусток? Керівник може затвердити його особисто своїм підписом і печаткою, без наказу, або шляхом видання окремого наказу?

Нормативні акти не визначають способу затвердження графіка відпусток.

Обидва способи прийнятні, Роботодавець повинен самостійно прийняти рішення, як це робити.

Варіант 1. Графік відпусток затверджується як окремий документ шляхом накладання затверджувальної візи керівника. Слід врахувати, що це документ управлінської документації, тому у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата та номер).Такий варіант обирають у разі, якщо до виконання цього графіка немає додаткових вказівок.

Якщо ж важливо ознайомити з графіком відпусток, роздати керівникам структурних підрозділів витяги із графіка відпусток чи дати інші вказівки, то обирається варіант 2.

Варіант 2. Затвердження графіку відпусток наказом. Зазначений наказ має бути наказом з адміністративно-господарської діяльності. Відповідно всі зміни до графіку відпусток вносяться також наказами.

Відсутність графіку відпусток, як це зазначено в листі Міністерства соціальної політики України «Щодо графіку відпусток» від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15, може кваліфікуватися як «порушення інших вимог трудового законодавства».

Слід зазначити, що в ч. 1 ст. 41 КУпАП України встановлено відповідальність також за «інші порушення вимог законодавства про працю», під які підпадає відсутність графіка відпусток; посадовим особам Роботодавця загрожує адміністративний штраф у загальному випадку в розмірі від 510 до 1700 грн.

А Роботодавцеві загрожує штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Вас може зацікавити
	Книга обліку щорічних і додаткових відпусток У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності. Придбати видання